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一、为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全,对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式,新《管理办法》提出了如下要求:1、形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;2、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;3、使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;4、采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;5、建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;6、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案;7、电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。二、以上要求中:第1、7项规定是确保电子会计档案的真实,第2、3、6项是确保电子会计档案的准确、完整、可用,第4、5项规定是确保电子会计档案的安全。1、单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第1至6项规定;2、单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第1至7项规定。
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1、建立财务档案库房;2、参照国家财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》及结合企业(部门)自身情况指定出有效的会计档案管理制度;3、明确会计档案包含内容,编制财务档案明细登记表;4、专人专管、进出(借、还)登记、按规定摆放或定期整理装箱;5、有条件的对能扫描的原件建立电子文档库(PDF格式),方便查阅、减少原件的借阅;6、由IT部门协助对电子文档库设置共享权限级别。一、新《会计档案管理办法》规定:第八条 同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:1、形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;2、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;3、使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;4、采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;5、建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;6、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。第九条 满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。二、新《管理办法》在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定,主要包括:一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围,规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。四是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
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尤其是疫情期间,优化和拓展“非接触式”电子凭证的必要性更为凸显,而当下企业会计档案管理工作面临困扰:会计档案量大,会计凭证、合同、报告等材料多;流程管理体系未拉通,不利档案整体管理;没有纸质档案与电子的索引关系,查阅繁琐困难;无监督、易丢失、被篡改损毁,无法保证完整性。在归档过程中,对于档案移交、上架、盘点、销毁等,企业如何实现高效在线管理呢?解决方案,详见下文。档案系统体系:财务“云”端化云计算、云共享等技术愈发成熟,加速企业会计管理信息化进程,如何在“无纸化时代”云领风骚?!财务云档案管理系统的出现,恰是市场大浪淘沙后的一粒“金子”。财务云档案管理系统灵活对接企业前端业务系统,实现财务档案与业务环节拉通,档案自动采集,且电子档与实物档保持信息一致。除了作为独立系统的解决方案,还可以与财务共享中心结合,形成综合解决方案,互补增强。
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