盖世在在
当你被Email淹没的时候（when you areoverloaded by emails）一定想过，如何从“浩如烟海”的邮件中获得解脱。要确保你的商务邮件信息获得有效的传达，一定要做到内容清楚、简洁(concise)和可执行（actionable/executable）。除此以外邮件的格式也很重要-好的格式会在不影响邮件专业性（to maintainemails’ professional presence）的前提下帮助读者筛选出重要信息。以下是撰写商业邮件的几大注意事项：1、 保持专业的语调： 直接不是错（To bestraightforward is good），但请别将情绪和非正式（informal）语言带入邮件中，也尽量避免缩写（contractions such as for ）和简写(abbreviations such as for 。但其实关于一封邮件表述是否正式，是仁者见仁、智者见智的。请看以下例子： Original: Thanks for the snakes you sent. I’m sorry to say that two were dead. Send more soon, plz. Talk to ya later! 这肯定是非常不正式的——就算是对商业领域长久的合作伙伴也不能这么说，更何况还出现了诸如这样替代的口语化表达——是很不专业的。 Afterreedited: Thank you for your shipment of the snakes to our store/house/apartment. However, two of them were dead later because of XXX. I would like you then to send two replacement snakes to us as soon as possible. Please email me or call XXX with further questions and make arrangements for a new shipment. 但每个工作环境都有它对于正式与否的定义—我们称作企业文化（work culture）：如果是整个环境里都接受的、约定俗成的写作，也可能无妨。但还是要守住底线：不要用缩写、简写，尽量使用完整句子，不要有语法错误。当然更不要写出一些让老板不高兴的内容比如把名字、头衔写错。2、校对你的邮件内容（Proofread is really important ） ： 校对的作用除了包括避免以上不合宜的写作发生，还包括检查标点符号，排除全部大写的情况除非——发出Email的一方是你老板或是拥有其他senior一点身份的人。笔者就曾经遇到过这样的情况：批改作业的是英国人也是个长辈，他的评语就采用了全部大写的方式——一开始拿到时完全让人受不了-就像是看到他当面在对着你咆哮一样，但当事后从别处了解到这就是他们那一代人的表达习惯时你就接受了。所以，了解对方的文化背景甚至生活习惯也是很重要的——它可以避免一些误解（misunderstandings）发生。 最后如果一封邮件要发给很多人（a large number of people），那么最好找几个人校对比较好。3、把握邮件的开头语（问候：greetings）和结尾（closings ） ： 问候最好简洁正式。根据对话发生的背景（context）选择是否要称呼对方的名字。如果对方是一个商业主体或是一个并不特指的人（unspecified person），那么名字就可以省了。以下是一些例子： Good afternoon, Greetings, Dear Dr. Smith Mrs. Clinton 此外一个恰当的结尾（an appropriate closing）总是礼貌的并能暗示邮件已经到了结尾（to imply the email has come to an end）。惯常的结尾包括：Best Wishes、Sincerely等，另外还有以下这些： I look forward to your response. I hope to hear from you soon. Thank you for your time. 那么回到之前买蛇的那封，可能结尾是Thank you for your attention to this matter就是恰当的。4、 署上你的名字： 签名非常重要：在一些办公自动化邮件系统里会有可供操作的自动回复签名，可以根据自己的喜好进行调整（be customized to your liking）。但请记住无论你是什么样的职位和身份，对外发出去的邮件都会或多或少代表你所在的组织特点和你自己的工作定位，所以设定签名时一定要谨慎。我们来看下面一两个例子： I am currently on leave until Tuesday 30th May but I will answer your email as soon as I can after that. ——这是一个做前台和event coordination的员工的自动回复。大家可以从字里行间感受到TA的热情（as soon as I can after that），而且行文也很简洁。 Iwill now be out of the office until Friday 19th June so will respond to your email on my return. Kind regards Kate ——这是一个与外国政府机关工作人员（当时的）对接项目时的回邮。大家可以同样从字里行间体会到政府机关工作人员（不分国籍的）所应有的态度（相比前一条）：庄重（Kind regards）、权威（be out of the office、respond to…on my return）。 最后，单就名字的正式性排序有如下标准： Dr. Jane Smith (most formal) Dr. Smith (slightly less formal) Jane Smith (somewhat informal) Jane (informal)5、联系方式的加入： 如果你想对方通过传真（fax）、手机号（phone number）、地址（address）或网站找到你，那么也可以把这些信息加入到你的定制（customized）签名中。 （文章来源 乐知英语小站 ） ----------- 戳这里，进入 商务英语课堂 注册账号即可参与免费试听
jettyjiang
给大家分享这篇《简单几步，告别平庸》，以中文为主，一些值得注意的字、词、句都标注出来了，不影响阅读体验，觉得啃词汇书枯燥无趣的话，咱通过阅读文章来背英语单词吧。 为了理智地看待这个问题（to put this into perspective），我先讲个故事： 一位年老的农民（aging farmer）觉得自己的年纪越来越大了，已经无心再照顾农场，因此他想要把农场托付给自己的两个儿子。他把两个儿子叫到跟前，告诉他们自己决定把农场交给小儿子。 听后大儿子大发雷霆（furious），他说道：“为什么你不把农场交给我？！我在农场里工作的时间更久！” 这位农民只是不厌其烦地坐着，思考着。他对大儿子说道：“好，那你帮我做件事。我们需要更多的牛，你能不能去其它农场看看有没有奶牛出售（for sale）？” 大儿子很快就回来了，跟农民汇报说：“父亲，有一家农场有六头奶牛要卖。” 农民对大儿子表示感谢后，又对小儿子说：“我想让你帮我做件事。我们需要更多的牛，你能不能去其它农场看看有没有奶牛出售？” 小儿子也按照农民的要求去做，过了一小会（ashort while later），他回来汇报说：“父亲，有一家农场有六头奶牛要卖，每头牛2000卢比。他们还说如果我们不急的话，下周会运来一些特级泽西种奶牛，很值得一等。但是如果我们很急的话，他们可以明天就把奶牛运来。” 这次，农民又对小儿子表示了感谢，然后对大儿子说：“这就是为什么我让你弟弟来接管农场。” 为什么小儿子能够接管农场呢？是因为他愿意做得更多（do more than just the bare minimum）。这个优点可以转化成各个方面的成就，无论是学习，职场还是兴趣爱好。愿意多做多思考的人很容易从努力奋斗中获得收益（reap the benefits）。 “What Separates the Ordinary from the Extraordinary?”——是什么区别出平凡无奇与非同寻常？ 为了做一名好员工，你必须要懂得如何遵循指示，还要知道如何参与到下一步中去。但比起主动去做（taking the initiative to do），许多人更习惯被动地等待指示。 回想一下在学校读书的时候：写论文时，你首先要确保自己的论文符合要求（meet the requirements）和字数，必要的信息也要有所体现。但你真正地用心去做了吗（put your heart into）？你有考虑过如何做出突破，让你的导师对这一课题有新的认知（with a new perception of the topic）？你有考虑过为求最佳效果应该如何组织论文结构吗？如果你没有这样想过，那没关系，可能你仍然可以拿高分，但你的论文不会被别人记住。 在工作中，当领导指派任务（give an assignment）给你时，你会确保完成的任务满足所有必要的条件。但你有事先考虑（think ahead）下一步该如何做吗？你有考虑过任务的哪一方面可以做到更好吗？如果你只是达到最低要求，好奇自己为什么没有得到领导赏识，没有晋升的话，那或许是时候反省一下自己了（time for some reflection）。 成功人士不仅仅会完成自己手头的任务，他们还会考虑提升自己的方式。这就是你需要了然于心的，也是你取得成功的方法（get ahead）。 成功人士通过战略性地规划取得最终目标的步骤（strategically planning the steps that must be taken to get to their ultimate goal）来获得成就。 预料面临的挑战和变化。事情并不常如人所愿，当事情没有按期发展时你也不要因此怯场（freeze up）。相反地，你要勇于面对挑战，思考克服障碍的方法（overcome the obstacles）。你会因敏锐且战略性的思维（quick and strategic thinking）而引起关注。 从平庸中脱颖而出的方法就是认清自己的弱点，找出改善的方法，把弱点转化成优势。成功人士通常很积极地尝试提高自己，他们知道自己可以做到更好。此外要注意，自满（complacency）是你最大的敌人。 做一名普通人（being average）没有错。如果你觉得这样很舒坦，不想努力为自己争取更多的话，那也可以。但是要知道这样你会一直处于目前这个水平，被动地遵循指示，无法贡献你的个人想法和观点（contributing personal thoughts or insights）。没有人会问你的意见，你的专长也永远施展不了（expertise will never be called upon）。在工作中我们叫这类人“行尸走肉”，说的就是那些虽然完成工作，但从来不多努力一点（go the extra mile），在职场上从来没有提升（move up）的人。 成功是一种选择。大多数人并不是因为幸运而脱颖而出，他们往往是通过主动迈出步子来获得进步。我们身边没有人生导师为我们指出弱点（mentors to point out our weaknesses），指导我们改正，因此我们必须自己鉴定各种因素，学习如何处理这些琐碎的事情。 心动不如行动，不如试着多做点事？ 最成功的领导者们常常不断地问自己一些问题，以此来提升自己的能力，产品，和品牌效益等等。 生意场上不缺聪明人（business masterminds），在一个产品或项目取得成功以后，他们仍旧马不停蹄地继续努力争取更多。每一个里程碑都是进阶到下一步的垫脚石（stepping stone），这就是为什么他们可以获得如此的成就和影响力，战略性规划和努力工作必不可少。 “You Have to Stand Out in Order to be Noticed”——为了引人注目，你一定要突出 心里只祈求有所得是不够的。每个人都想要获得成就，但只要个别人可以做到，这是因为大多数人没有采取主动。 .当你尝试在职场中步步高升（climb the corporate ladder）时，周围肯定会有许多同你竞争的人。此时你一定要为领导留下深刻的印象，这样才会引人注目，但仅仅是遵从指示，很好地完成任务可达不到效果。你要证明自己的价值，是不可忽视的一股力量，因此一定要有自己的想法，不要怕付诸实践(set them into motion)。 为了成功，你不能一直停滞不前（stagnant）。要勇于面对挑战，不断地思考方法来克服困难。最重要的是，你要有勇气去超越别人（have the courage to excel）。成功的道路或许会惊险，因为你必须要突破艰难险阻，还有旁观者在观察着你的一举一动。但你无法期盼成功会自行降临，只能主动去争取。 --- 文章看完了，英语单词记住了吗？比起啃词汇书，这个记得更多吗？ 如果这种方法对你记英语单词有用，就多看几篇呗。 文章已经给大家准备好了，主题也很丰富，能帮助大家掌握各种场景里的高频词汇。 不多说了，直接上链接。 打开链接，在右上角选择“ 英语小站 ”，文章都在这里啦。 说真的，纯粹背英语词汇书，真的好枯燥；要是看全是英文的文章，又忍不住翻字典，影响阅读乐趣。而这些文章，以中文为主，中英结合，不需要翻字典，没有阅读障碍，容易坚持下去。更关键的是，看完这些文章，以后写英语文章或者口头表达时，不担心没话说，无形中开阔了大家的视野和增长了各位的见识。有空就多看看吧。 另外，乐知的免费试听课，语音词汇语法口语方面的课程都有，感兴趣的小伙伴可以去听一下课，老师是外教。如果你的英语不好，也可以来乐知找个老师学习一下。
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