静香陈陈
英文电子邮件的写作特点和格式 一、主题 主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。 YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长） 主题框的内容切忌含糊不清。 NO：像News about the meeting 这样的表达， YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。 YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today! 二、称呼 1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr. John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。 2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best, David 3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt 4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦. YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。 5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray 6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China 7、老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人: YES：Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr. 8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些： Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司： YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen: 9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: YES：Dear Mr. Jones: (非常正规) Dear Joan: Dear Jim, Jim, (非正规) 三、拼写 1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然Outlook Express等软件的'拼写检查'功能可以助你一臂之力。 2、外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差. 3、标点要准确 NO：He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. YES：He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment. 4、大小写要注意 非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。 NO：MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。 YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。 四、结尾部分 A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子: 1、 Very Formal非常正规的(例如给政府官员的) Respectfully yours, Yours respectfully, 2、 Formal正规的(例如客户公司之间啦) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, 3、 Less Formal不太正规的(例如客户) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! 有时在we, I, and you之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative. 有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting. 那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用you有时会有隔阂的感觉. You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样) I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you’ll agree to serve. (这就友善多了) Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我呀~~) I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点,人家受落) 总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度. B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。 C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的... 签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦. 五、其它注意事项： A、文法 1、切忌主客不分或模糊 例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment. 应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We我们是主语, 不是report。) 2、句子不要凌碎 例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起。 3、结构对称，令人容易理解。 例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为：The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract. 4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。 例如：An authorized person must show that they have security clearance. 5、动词主词要呼应。想想这两个分别： 1）This is one of the public-relations functions that is under budgeted. 2）This is one of the public-relations functions, which are under budgeted. 6、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。 7、选词正确 像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。 8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子: 127 Ninth Avenue, North 127 E. 15 Street 5 Park Avenue One Wingren Plaza 556 - 91 Street B、文体 1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句(15-20字吧)， 技术性的字,就更加要简单易明. 2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾. 例如: （1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. （2）.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了. 3、轻重有分， 同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里. 4、意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明). 分不清furthermore和moreover就不要用啦. 5、句子开头不要含糊不清的主词。 例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀?开头少用this, that, it, they, 或 which. 6、修饰词的位置要小心, 例如: He could only reimburse the cost after July 15. 应为 He could reimburse the cost only after July 15. 7、用语要肯定准确.切忌含糊. 例如:The figures show a significant increase.” 怎样significant呀, 改为: The figures show an increase of 19%. 8、.立场观点一致. 少用被动语. 例如: Partial data should be submitted by April. 改为: You should submit partial data by April.就很好了. C. 格调 1、式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下. 2、弱软的词(e.g. was, were, is, are...)可以加强一点. 例如: Prunton products are highly effective in ... 改为: Prunton products excel in ...就有力很多了. 3、亲切,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人家受落. 例如: （1）. This information will be sincerely appreciated.” （2）. We sincerely appreciate your information. 明显地,我们会喜欢第2句. D、内容与附件 E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。
张小小晴晴
英文推荐信签字格式
推荐信是一个人为推荐另一个人去接受某个职位或参与某项工作而写的信件，是一种应用写作文体。而推荐信有一定的规范，接下来跟我看看英文推荐信签字格式
一、推荐信-推荐信格式
标准的提出申请海外大学推荐信款式涵盖下边几个局部：信头，人称，结合形式和日子，正文，落款签字和写名字。
国外大学英语推荐信格式
信头，就是说你要用带有自个儿学院微记的信笺来写，由于你的推荐人普通是自个儿学院的老师。我们的推荐信是自个儿打印的，你可以做好一个信头放上去，假如你存在的地方的系里有自个儿的信头，就提议你运用自个儿系的微记信头，那样子更好。有时
提出申请学院有可能会要求，推荐信务必具备信头，况且信头不可以是打印出来的，这会儿你就得去学院的商行里买那种专用的带有信头的打印纸了。 在北大， 学院的博实商行就有卖这种纸的，
分红色和蓝色两种颜色的信头。
推荐信的人称可以用 Dear Sir/Madam，Dear Admission Officer，Dear Colleague(要求你的推荐人以前在所提出申请学院办公过) ，还是 To whom it may concerns等等。
结合形式和日子写在推荐信最上方，信头在这以后，普通来说是写推荐人的结合形式而不是对方学院的结合形式。结合形式在前，日子在后;结合形式写在左面，日子写在右面。当然这处的结合形式也可以不写，假如你在落款签字中已经写清楚的话。抬起头和落款签字中只要有一处写到结合形式就行。写结合形式的时刻，注意写上推荐人的职务、职称、电话以及 email。
正文也是依照标准的英文正式文身子骨儿式，每段顶格写，段落之间空一行。
结末的落款签字，首先是顶格写一句敬称，Yours sincerely 还是 Sincerely yours即可。而后写上推荐人的结合形式。下边给出一个最简单的例子：
ours Sincerely,
rofessor XXX
ice Dean, School of Physics
eking University
注意，半中腰空了几行就是为了留给教授写名字用的。教授的写名字是凭他自个儿的习性，有时姓在前，有时名在前，所以你的 Professor XXX 中的姓名必须要和写名字完全一样。至于这个写名字是英文仍然汉字，要看教授的习性。普通要求用英文写名字，假如教授习性于使用汉字，那可以用汉字。
至于整篇推荐信的字体，要求一统，不要运用不一样的字体。由于你有三封推荐信要写，所以你应当尽力运用不一样的信笺，字体，字号，页边距等等，尽力要得三封推荐信的式样看起来各不一。
要晓得教授给你签推荐信是一个很繁杂琐碎的过程，普通来说一封推荐信需求 3 个写名字：推荐信上一个，推荐表格上一个，信皮儿上一个;而后还要在推荐表上签一个日子。你提出申请十几个学院的话，教授就要签 50 个左右的姓名，是很累的。
假如你获得教授权力委托，可以自个儿接替教授写名字，那你就临摹教授的字迹写名字好了，这么纵然对方学院有疑问过来核实，因为教授给你权力委托了，学院也不会查出啥子物品来。
有时候等候指教授不愿意给你签众多的姓名，并且你常常跑去找他写名字也非常不好，毕竟不可以总去麻烦教授。这个时刻你仍然自个儿临摹好了，轻易拿几封推荐信让教授签了，后面的你所有自个儿代笔临摹。普通来教说授给你签推荐信的时刻，是不会看你的'推荐信是用在哪一个学院的提出申请上的，所以即使是对方学院感到你的写名字不太对劲，来找教授核实，教授横竖也不晓得他的推荐信是用在哪一些学院上头的，所以肯定奉复说这是我写的。当然假如碰上上头说过的把推荐信连写名字都拷贝再寄过来的事情状况就没辙了，你就直接去和教授诠释一下子吧。
至于出国留学推荐信的字数嘛，没有啥子很严明的要求。只要你把话申说白了，把被推荐人的独特的地方叙述的清楚清楚，就是一封好的推荐信。有人说推荐信必须要在一页以内，实际上不需要，一页半的模样都是可以的，只要你是实在有话要说。你能写得更短当然更好，写不短也没相关系。然而也要注意，推荐信总长度不要超过两页，否则实在没人愿意看。
二、推荐信-中英文推荐信格式
美国美联大学mba 学位课程入学推荐信格式
inter american university mba reference letter
被推荐人姓名name of applicant: ______________________________
请推荐人注意:请完整填写下述内容,如果您有其它补充的内容,请另附纸,谢谢您的宝贵时间.
the applicant and admission committee will appreciate your completing this form. supplementary materials could be attached.
a) 您与被推荐人相识多久,交往的情况.how long and in what capacity have you known the applicant
您认为被推荐人报考本学位项目的最大愿望是什么 您认为被推荐人最合适的发展前景是什么
from your opinion,what is the main objective of the applicant to apply for this program what, in your judgment, is
the right career for the applicant
您对被推荐人的简要评价(如组织能力,学习能力,表达能力等方面)
please give some brief comments on the applicant (suchas ability to organize, to learn, to express ideas etc.)
推荐人请在下面框中贴上您的名片,如不贴名片,则请详细填写框中各项.
please attach your business card below or fill up the information.
姓名: 职务: 单位全称:
name position organization
单位邮寄地址:
mailing address of organization
电话: 传真: 电子邮件:
tel fax email
推荐人签字:_________________________________ 日期:___________________________________________
signature of person completing this form date:
三、推荐信签名及打印指引
推荐信签名及打印指引
推荐信确定后，打印和签名要求如下：
打印之前要排版，也就是把打印范围调好，内容不要打印在抬头上。
第一步：点击“文件”--“页面设置”，看到“页边距”，然后用尺子量一下你所要打印的纸张，上下左右是几厘米，数字敲进去；
第二步：看到“纸张”-- 纸张大小默认为A4，宽度和高度，你需要用尺子量一下，然后把数字敲进去就可以了；
最后，点击确定就可以了。
信纸需要有学校（推荐单位）的抬头，信封要有学校（推荐单位）的标志。签名时注意：信封的封口线处，信纸下面有推荐人名字的地方要签名(签在署名右边)。并且，信封的签名要横跨过信封的封口线（合上封口写名字，上面一半下面一半），签完名信封不要封口。签名最好签英文的拼音，信封和信纸的签名要保持一致。你申请几个学校，每个推荐人就签几份。具体可以参考下面的图例
推荐信请按照学校（或单位）信纸的大小调整格式，打印成一页或两页均可（美观即可），并请推荐人在落款处用黑色签字笔签名（如图所示）。
推荐信用学校（或单位）的信封装好，在信封封口骑缝签名（如图所示），推荐人签完名后不要封口。信封封口的签名要与推荐信里的签名一致，中文名或拼音均可。
心无车马喧
英文书信的格式包括信头、称呼、正文、结束语、签名。
1、信头：
指发信人的地址和日期，写在信纸的右上角。
2、称呼：
指对收信人的地址和称呼。写在信头之下，从信纸的左边开始。写信给熟悉的人，如王明一般用Dear Wang Ming 或Dear Mr. Wang。
3、信的正文：
指信的主体部分，从称呼的下一行到结束语前，第一段顶头写。
4、结束语：
指正文下面的结束客套话。常用Yours sincerely，Yours ever或者Yours或Yours truly等。
5、签名：
指发信人的签名，写在结束语的下面。
范文
DearEditor-in-Chief,
Congratulationson the 5th anniversary of Global Mirror!I’ma regular reader of your newspaper. I like it so much that I hardly miss anycopy.
Thereare many advantages of Global Mirror. Firstly, Global Mirror covers bothnational and international news.
By simply turning the pages, I can know allimportant things that have happened both home and abroad. Besides, the successstories of world-famous people are also attractive to me, which help me learn alot from them. In a word, thanks to Global Mirror, we are well-informed andkeep up with the changing world.
As ayoung student, I wish that I can be a master of English language. Therefore, Isuggest that Global Mirror provide articles about English learning for us.
Finally,I hope that Global Mirror will become more and more popular. Thank you foryour time!
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