审计师谈话

审计询问是指审计人员向被审计单位内部或外部有关方面调查了解某些事项，一般采取面对面，一问一答的形式，它属于“查询法”的范畴。这种审计方法贯穿于审计全过程。构成“审计询问”有六个要素：(1)询问主体；(2)询问对象；(3)询问的问题；(4)询问时机；(5)询问地点；(6)询问策略和方法。1.询问主体的确定询问主体当然是审计人员，但在审计实践中，具体到应由哪个审计人员提问，则并非如此简单。一般而言，如果是对一般性问题进行询问，那么谁是具体某个事项的审查者，谁就是提问者，因为，谁审计某个事项，其对这个问题的由来比其他审计人员有较多的了解，换其他审计人员显然会多费周折。但如果是对重大问题进行询问，则具体的提问者就应视具体情况选择。一是选择经验丰富的审计人员，优势在于其在询问过程中易抓住问题的症结或漏洞，二是由审计组负责人或事务所负责人(或审计机关领导)出面进行询问，一来领导深入一线，便于掌握情况，二来以示审计的重视程度，无形中加大了审计力度。2.询问对象的分类和相应的策略每个人都有每个人性格、心理，审计询问也是人与人的交谈过程，要取得好的效果，前提是对谈话人的心理和性格有所把握。如果采用一成不变的方式，询问的效果将大打折扣，必须区别对待，分而制之。按照心理学家荣格提出的观点，人的性格和心理大体分为分析型、冲动型、友善型、表现型四种。分析型对象做事比较程序化而且有条理，对人对已都非常严格，他们的不足之处在于直觉性较差，不能很快与别人的感情产生共鸣，通常也不善于表达自已的情感，对于这类对象，应注意以下几点：(1)询问应事先预约，因为这类对象一般工作很有计划性，他们不喜欢被人打破计划；(2)询问时尽量用数据和事实支持有关观点、问题；(3)尽可能把你的问题写成书面材料留给他们，这类对象喜欢掌握书面材料。冲动型对象喜欢掌握事务，精力充沛，这种人只关注事情的宏观计划，而不善于处理细节。针对这类对象，应该注意：(1)询问时间应事先预约，由于他们对时间极为敏感，喜欢言简意赅，应此询问者应在限制好的时间内结束提问；(2)说话要有力度并且充满活力，这会给这类对象留下好的印象；(3)谈话时可以提及一些共同的熟人，便于此类对象接受你。友善型对象友善且非常合作，具有团队精神，他们的缺点在于他们不能让别人分担他们真正的感情，很难搞清楚他们真正的需求。询问时要注意以下几点：(1)给予充分的时间，这类对象需要较长时间的解释，才可能理解你的一些观点；(2)真心表达你对他们的兴趣，表达你的诚意，有利于与此类对象建立良好的询问氛围；(3)应主动出去，友善型对象不善言谈，因此可以谈些无关话题，以便真正了解对方需求。表现型对象很外向，善于交际，天生热情，他们的缺点是不善于聆听，非常喜欢高谈阔论，询问时应注意：(1)要活泼，不要过于严肃，过于严肃会抑制对方谈话的兴趣；(2)注意聆听，表现出浓厚兴趣，此类对象会认为你喜欢他们；(3)注意引导问题方向，这类对象喜欢高谈阔论，经常会偏离主题。3.询问时机的把握目前审计询问中最常见问题是不重视询问的时机，审计一发现问题，不论问题大小、时间地点，随口就向有关人员询问。时间一长，被审计单位人员不胜其烦，审计环境可想而知。因此，审计人员应重视询问时机的把握，一是尽量将询问的问题归集，分类，必要时，要对问题进行一些设计，体现条理性、逻辑性，而不是有一点问一点或是一股脑的问出来，同时要在掌握充分数据、材料的基础上提问，以免造成不必要的被动；二是尽量在不影响对方工作的情况下进行询问，以免造成对方反感；三是对重大问题，要当机立断，在第一时间对当事人进行询问，以免失去最佳时机；四是对重大问题的询问，要运用好一些特殊时间段，如上下班时间，审计人员在这些时间段突然对对象进行询问，造成对方心理压力，有利于问题的突破。4.询问地点的选择审计询问地点的选择也是有讲究的，首先询问要避免嘈杂的场所，除谈话对象和审计人员外，不应有第三者在场。比如在被审计单位，不应在会计工作的场所，因为有其他人进出办事，也不利于谈话保密。其次对重大问题的询问，最佳地点应选择在事务所(或审计机关或内审机构所在地)进行，以示询问的正规性。5.询问的具体方法针对不同的对象采取不同的询问策略，在此基础上，对具体情况应采取有效的方法，这样询问才能产生好的效果。实践中主要有以下一些方法：(1)突然袭击法，一般审计开始时，被审计单位会比较重视，心理多有准备。审计人员不宜在此时进行重要问题的询问，要不露声色，待对方松懈时，突然询问，再配合其他审计方法，如盘点，则效果一般较好；(2)单刀直入法，如果审计中询问一般性问题或是证据掌握已较充分，询问只是为了证实一些情况，这种情况下，应开门见山，向询问对象讲清厉害关系，要求予以讲清情况；(3)迂回求证法，实践中某些问题从其他角度无法得到完全证实，必须向有关人员询问，但问题又不便于向被审计单位人员全部透露，以免打草惊蛇，这时询问就必须非常小心，询问不应暴露审计人员的目的，尽量从旁求证；(4)循循善诱法，审计实践中经常有这种情况，向被审计单位有关有人员询问时，对象明明知道事情的来龙去脉，但在未得领导的指示时，根本不予配合。这时就需要审计人员以法、以理、以事实引导谈话对象。(5)旁敲侧击法，实践中发现的一些疑点，大部分都不能立刻作出作弊的结论，需向有关人员查询、核验，这时宜多作旁敲侧击的提问，多问几个为什么，逐步深入、具体化。提问的语气要尽量避免提出涉及他的责任的敏感问题。提问的目的，着重是弄清来龙去脉、有关事情真相，以便取证、确认事实，至少是求取扩大线索，为进一步追查、核实创造条件，不能操之过急。总之，询问的具体方法因人而异，因事而异，各种方法交错融合，没有一定之规。此外，询问的同时，一定要做好书面记录工作，询问完毕后由询问对象签字，以此作为询问的审计证据。

审计人员必须保持客观性，这是一个先决条件，是开展一切审计工作的前提，是审计准则对审计人员个人职业品性的基本要求。在访谈过程中同样应当保持公正客观诚实的态度和适度的谨慎。保持这种独立的精神状态要求审计师在对有关审计信息、审计事项作出判断时不能依附他人的意向，应当辨别潜在的利益冲突及偏见的信息。不作重大的质量妥协。不应收受影响客观性的礼物、酬金、有价证券、支付凭证以及宴请、旅游、健身、娱乐等活动安排。客观性的实质是一种精神状态，审计人员平时应加强心理训练，提升个人修养。审计证据有五个质量特征：相关性、客观性、合法性、充分性、重要性。每一个质量特征，访谈得到的审计信息都不能完全满足。比如合法性，口头的言词证据应转换为有签字的书面证据才具备法律上的效力。访谈的目的是为了获取一些基本信息，然而访谈证据是不具有结论性的，不能仅凭这些信息得出审计结论。所以这些信息必须通过收集其他证据进行佐证———必须以某种形式得到加强，否则不能做为审计证据。实战技巧：(一)营造气氛面谈时的气氛很重要。要让面谈者感到轻松，个人没有受到指责、没有受到威胁，否则他会采取不配合的态度。宜采取的方法是间接的提出问题，获取与潜在问题有关的事实信息。直接提出问题，可能会让面谈者感到不适。访谈中还要注意非言语行为的影响，如语调、面部表情、态度等。这些都可能影响气氛，进而影响访谈质量。(二)初次印象在开展访谈的初期，审计人员要注意不能让受访者产生不平等的情绪，不能让被审计人员产生敌意、害怕、讨厌等心理，应从受访者的本职工作谈起比较好，让其感受到受重视、亲切的感觉。开始阶段也不宜谈一些量化的问题，总之和睦的关系才是访谈良好的开端，才有助于审计成功。(三)变序提问针对同一个主题，如果确定的受访部门及人数较多，审计人员有可能在过程中产生倦怠和无趣的感觉，影响访谈质量。此时审计人员应就所提问题改变顺序提问，或者使用有所差异的方式提问。但是，因为目标是既定的，所以不宜采用不同的问题而偏离目标。(四)分别面谈受访者较多时，不宜集中大家提问，不宜让大家以书面形式回答。书面回答与口头回答会产生很大差异，受访者会误认为是交待问题。书面材料必要时才采用，比如舞弊调查。集中（或部分集中）提问时人们会观望，而不能主动说出有价值的信息，或者担心会传到自己领导耳中。况且让多人同时脱离岗位，未必能办到。所以最好分开来谈。二次面谈要慎重，除非事实已经清楚后，需要确定受访者的责任和参与程度，一般不建议对同一个人的二次访谈。(五)关键信息如果受访者告诉审计师的信息量很大时，应注意两点：一是关注效率，不要浪费时间和精力，不宜采取进行录音过后整理或者过后再找更多的人面谈的方法，找更多的人未必能得到想要的信息。其二，提高审计师自身素质，在谈话之前，尽量预先考虑到关键信息，不宜做详细记录，实不可取。谈话中不能让受访者来确定信息的性质，因为他是否有充分的经验和知识是不确定的。(六)学会倾听为了做到有效倾听，需要从细节上筛选重要想法，注意重要观点。有研究认为，多数人的头脑处理信息的速度比说话快三倍。因此有效的方法是将听到的重点同脑中已知的信息联系起来，只有这样，回应的时候才会得心应手。倾听时的不恰当反应有三种：马上准备回应。如果边听边准备答案，势必会影响倾听，尤其是他下面讲的内容。暗中观察说话人的非语言信息。如果能顾及他说话的内容，可以适当选择这种方式。如果做不到兼顾，则以倾听为主。对说话人的微反应做出判断，如今已经成为一种独立学科，即使专业人才也有判断失误的时候，所以这种兼顾的方式是不建议的。默记所有细节和谈话内容。这个太难了，也没有必要。(七)正常程序在现场观察、实地监测时，有可能会遇到反映情况的普通员工。遇到这类情况要根据所反映问题的性质进行适当的处理。有这样一个案例。某审计师在进行现场观察时，遇到在化工品仓库工作的某员工反映问题，某物品经常引起他头疼。审计师不能漠然处之、置之不理，但这又超越了审计工作的范围和权限，审计师也不可能放下手头的工作去详细了解情况，调查事实。如何处理？值得肯定的是审计人员不能推脱，不能表达漠不关心不感兴趣。比较好的做法是建议该员工走正常的管理渠道和管理程序反映问题，同时要向审计部门的领导反映该情况。但不能直接建议该员工去找单位的法律部门，这可能涉及法律甚至劳动保护一类的诉讼问题。(八)不能威胁在调查可疑舞弊行为过程中，同相关人员访谈的审计职责是尽可能多的收集事实证据。仔细倾听受访者的发言，了解被访谈者的情况，寻求真相。必要时，可以要求每位受访者写出书面说明。审计人员没有权力将相关人员限制在办公室。访谈中不能涉及试图取得犯罪口供、也没有权力对相关人员进行惩罚或免予惩罚。不要试图让嫌疑人坦白，这与审计师的角色不符、职权不符，应避免留下审计师正在寻找供词或定罪的印象。遇到不合作的人不能进行威胁。对于有嫌疑的人审计人员不能随便表态，超越权限。比如允诺交代问题后就可以继续回去工作，或者不予追究。这些都不是审计的职权，审计主要负责收集相关证据。(九)疏通情绪在审计师遇到积极对抗，即被审计单位不信认审计师合理提出的观点时，双方取得一致的最有效方式是让被审计单位再次解释他们的意见，从中发现一致之处。在没有具体问题阻碍时，思想症结不能围堵。审计师不应采取以下三种方式：向被单位的上级谈论此事，这会使双方关系疏远。依赖逻辑观点，再次解释审计师的观点也是不可取的。被审单位已经听不进去。只有他们敞开思想时才能接受逻辑。等待被审单位之后再提出理由，这个时候他们可能会较为通情达理。这也是不正确的。一个疲倦的、心烦意乱的人不是同审计师进行讨论的好听众。因此最好的方法先让其倾述，从中寻找一致性。(十)适当妥协有这样一个案例。审计师发现危险废弃物堆放场出现安全隐患，必须进行修缮。大家知道，危险废弃物的管理以安全为重，应该遵守危弃物管理相关法律法规。因此审计师提出要有纠正问题强化经营的全面完整的方案。沟通时，业务部门提出当年预算中没有这方面资金计划。审计师不宜采取的沟通方式有：等待下一年的预算。不管不顾，坚持要求修缮。业务部门会很为难。没有资金，很难落实审计意见。选择折中方案，比如不完整的纠正措施、暂时维持现状等。最好的办法是要求高级管理层参加会议，在资金问题上进行决策。会上业务部门提出了一个最小投资方案，以安全解决该问题。审计师应考虑被审单位的实际情况，接受这个方案。不能固执己见，不能片面坚持，不能不考虑被审单位的实际环境。不能片面地向其上级寻求支持。也不应该有保留的接受这个方案，事后再要求业务部门全面落实审计意见。本文总结了访谈与沟通四条基本的要求和十条实战技巧。无论什么方法都不是一成不变的，同样一种策略应对不同人员、不同事项、在不同的阶段产生的效果都可能大不一样，所以应根据实际情况采取适当的方法。