会计需要解释盘点差异吗

所谓的盘点差异就是指帐面记录的库存跟实际盘点出来的库存数量的差异。如账上说A 有5个，实际盘点只有4个，那就是盘亏1个；反之，实际盘点结果是6个，那就是盘盈1个。无论盘盈盘亏，都是差异。所以说，所谓差异是实际盘点结果相对于账面记录的相对差异。那么，很多人就会讲了，那如果你帐本身就记错了呢？在我本人过去的15年物料管理生涯中，这个问题一直在有人问我，特别是那些搞生产的同事，因为大部分差异往往来自于WIP-生产在制部分。我们曾经有一个高级生产经理，此人工作非常认真努力，属于那种典型的 hard worker, 有一次他非常激动地找到我说，我那里绝对没有差异，我自己有本手工帐，你说我有差异，一定是你的ERP记错帐了！谁都知道我们的ERP用得很烂的！我说您说完了吗？第一：你的手工帐是非法的，你有人记手工帐，说明你人头多了，应该 lean掉；第二：我们的ERP为什么用得“很烂”？罪魁祸首之一就是你！ 因为你连我们的ERP长得什么模样你都不知道，是吧？作为生产经理，你有责任记录、追踪你的生产output，也就是说你必须忠实地按照你实际的output做 back flush，以此来记录你生产了多少成品、半成品，你手中还有多少原材料（回冲、入库之后的WIP）。这才是你要记的帐！！！而你该记的ERP帐，你不记，不该记的手工帐，你却在那里大记特记！你这是现代化的生产管理吗？这简直是农民种地都不如！第三：正因为你没有很好地重视、利用ERP去记账，你说对了，我们的ERP帐本身可能就是错的！这就是为什么要盘点啊？！不盘点，我怎么知道你帐记错了？！尽管我知道你一定记不好这本帐，因为您从来没有用ERP记过帐，尽管您的手下一直在做这件事情（back flush）。问您个问题：您知道您有几个人在生产部做ERP账吗？ 他们都是谁？他们坐在哪里？您肯定不知道吧？！第四：分析查找盘点差异的目的，不是为了解决掉哪个人的问题，而是为了查找漏洞，以利于下次的改进。你生产部负责的WIP有重大差异，你有不可推卸的责任，但这并意味着所有的责任都要你去承担，因为您承担不起这个责任！你账面记录WIP有1个M$，你结果盘盈400K，盘亏700K，ABS绝对值差异是(0.4+0.7)/1=110%的差异！你数据准确性是个负数！！！为什么会是这样呢？你WIP没有管理好，为什么没有管好，因为你从来没有管过你的帐！当然，这里面物料部也是有责任的，我们做为所有物料管理流程的owner，我们有责任帮助你把帐记好，但问题的关键是，您负责执行，所以owner是你。您激动是解决不了问题的，“冷静”才是解决物料问题的根本出路。第五：造成差异的原因有很多，但差异的根本原因往往是货没有跟着单走，也就是“信息流与物流分开了”，这种事情在生产部发生的很多，而且完全没有控制，譬如工程师借料，譬如实物出货了，单据还没有填，譬如测试的同事把测试完的东西“换”给你等等等等。总之一句话，物料的移动必须跟着单据的移动，否则这些物料的移动就是非法的，就是“盗窃” ！ 第六：告诉你手下的主管、经理们，脑子里面多长根弦儿，生产完成产出仅仅是完成了工作的一半儿，你必须做了 back flush，入了库，进了系统，每班、每天把帐，ERP的帐而不是你的手工帐，记清楚了，帐对好了，才可以下班。第七：大家都知道财务是管钱的，其实真正管钱的是我们大家 – 我们的物料就是钱呢！就是Money! 每天流经我们手中的钱是几百万、几千万美金呢！关键问题是这个钱的状态是可以改变的，从金条变成金手链、金镯子等等，我们必须要追踪好它的变化，记好这笔帐。做生产的不是只把金条做成金首饰即可，更重要的是你要搞清楚你投入了多少金条，你产出了多少金首饰，你还有多少金条，这是起码的也是必须的。做为物料总监，我就是这些钱的总管，尽管这些钱可能分布在我们公司的各个角落，放在不同的 owner手中，我的责任就是要保证它的安全，这就是我为什么要challenge 你，当然不仅仅你，还有其他部门如测试、品质等等，这是兄弟职责所系，不得不为之。您现在明白什么是盘点差异了吧？最后，送您一句话，向孔子学习！-------- 孟子说: “孔子曾做过仓库管理员”,孔子说: “我的帐目一定是精确的”。- 摘自《孔子与中国之道》-山西人民出版社