宾格砖家
会计电算化条件下的企业内部控制制度 摘要:随着电子信息技术的普及,实行会计电算化管理的企业越来越多,文章就如何建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度进行了初步探讨。关键词:会计电算化;内部控制 内部控制是企业单位为保护其资产安全、保证信息的完整和正确、促进经营管理政策得以有效实施、提高经营效率、控制经营风险、防止舞弊行为发生进而制定的各项规章制度、组织措施、业务处理手续等控制措施的总称。电子信息技术日益普及,企业建立了电算化会计系统后,会计核算和财务管理环境发生了很大的变化:一方面,由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错;另一方面,会计电算化的实施,也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题,对企业内部控制制度造成了极大的冲击。 一、内部控制环境发生了变化 企业使用计算机处理会计和财务数据后,企业会计核算的环境发生了很大的变化,会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成,转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务,还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动,如销售预测、人力资源规划等。 随着远程通讯技术的发展,会计信息的网上实时处理成为可能,业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作,原先应由会计人员处理的有关业务事项,现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成;原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。 二、内部控制的内容也更加广泛 在电算化方式下,内部控制的内容在传统方式的基础上,又出现了许多新的问题,主要有以下几个方面: (一)确保原始数据操作的准确性 在电算化会计中,电子计算机输出的数据是在程序控制之下,对输入的原始数据自动进行加工处理,并储存于磁性介质上。所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。然而,电脑中的原始数据必须是由人工事先进行审核和输入计算机的,这就要求一切数据的处理方法和过程都必须规范化,并保持准确性和相对的稳定性,这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。 (二)严格控制操作人员的权限 授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后,职能划分发生了巨大的变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主,电算化功能的高度集中导致了职责的集中,某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送。因此,如果不加强内部控制,就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行个性操纵处理结果,加大出现错误的风险。 (三)要避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险 在手工会计系统中,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,增、删、修改了的会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任。会计电算化后,会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上,使会计核算无纸化,修改数据不留痕迹。电磁介质也易受损坏,且有丢失或毁损的危险。所以会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求。不仅要保存好相关的纸质数据文件,还要保存、保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序。如计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治,以及计算机操作管理等。 三、加强电算化系统的内部控制制度建设的具体措施 (一)操作程序控制制度化 为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,应制定严格的操作规程。操作规程主要指计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。其内容主要包括:(1)各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证;(2)数据录入员对输入数据有疑问,应及时核对,不能擅自修改;(3)发生输入内容有误的,需按系统提供的功能加以改正,如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正;(4)开机后,操作人员不能擅自离开工作现场;(5)要做好日备份数据,同时还要有周备份、月备份。当然,这些制度还必须随着企业经营的变化而不断修改完善。只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生,从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。 (二)必须制定相应的组织和管理控制制度,明确职责分工,加强组织控制 职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离。会计核算软件正式投入使用后,原有会计机构必须做相应调整,对各类人员制定岗位责任制度。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括:直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为。如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。不相容职责的恰当分离可以为避免单独一人从事和隐瞒不合规行为提供合理的保证,但是,合伙即可避开这类控制,况且控制措施发挥作用的有效程度关键还要取决于执行人员的实际行动。因此,在考察对发生故意错弊行为的意图进行控制的策略方面,可以考虑增加施行这种行为的难度,增加被逮住或结果失败的可能性,并加大对此类行为的惩罚力度。实施这一策略的两种有代表性的方法就是实行职责轮流制和内部审计制度。除部分组织程序有特别规定以及不能实行职责轮流制的岗位外,员工应该轮换工作。 (三)加强系统与网络的安全控制,严格系统操作环境管理 加强系统安全控制主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源。保护程序和数据的安全,减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。主要的控制措施包括:(1)订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑;(2)设置操作权限限制;(3)操作人员身份的密码控制,规定交接班手续和登记运行日志;(4)数据存储和处理相隔离,严格控制系统软件的安装与修改,对系统软件进行定期的预防性检查,系统被破坏时,要求系统软件具备紧急响应、强制备份、快速重构和快速恢复的功能。 网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。针对这些方面,可采用一些安全技术,主要包括:数据备份及机器的使用规范,U盘专用及防病毒感染,数据加密技术,访问控制技术,认证技术等。网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题,尽量使用光纤传输,接入口应保密。通过上述技术可基本确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性。 (四)加强内部审计 内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。加强内部审计能检查出发生的错误,打消作弊或犯罪的意图。内审人员应定期规则地检查与计算机有关的控制目标、过程以及遵照情况,核实数据和程序的完整性。对会计资料定期进行审计,审查电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合有关内控制度,凭证附件是否规范完整等;审查电子数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。 (五)做好电算化会计档案管理工作 在实行会计电算化之后,随着存储介质的改变,对会计档案管理的要求也比较严格。同时,对会计档案的概念也就有所发展。在会计电算化情况下,除了打印输出的账、证、表以外,整个系统开发形成的全套文档资料都属于会计档案的范畴。另外,对存有会计数据的有关介质也应妥善保管。 企业已有的控制措施一般都是为重复发生的业务类型而设计的,因此会对不正常的或未能预料到的业务类型失去控制的能力。企业处在经常变化的环境之中,这就会导致原有的控制程序对新增的内容失去控制作用,在变化过程中可能会发生差错和不合规行为。应建立一种例行过程的反馈机制,监督控制的功能。此外,控制所寻求的保证水平有必要根据其成本而定,一般来说,控制程序的成本不能超过风险或错误可能造成的损失和浪费。当避免损失的努力不符合成本效益原则时,商业保险是免遭过大损失或者是可能性小的发生不频繁损失的最好方式。购买承保保险总额大小取决于管理者偏好以及企业能够承受系统风险所引起损失的大小。保险并不针对普通操作上的薄弱点,但是,它能保护系统因破坏者、自然灾害、盗窃文件者、盗用者、能接近系统的员工以及因失去文件、软硬件或数据中断所引起的收入损失。 参考文献: 1、朱荣恩.内部控制评价[M].时代出版社,2002. 2、庄明来.会计电算化研究[M].中国金融出版社,2001. 3、付得一.会计信息系统[M].中央广播电视大学出版社,2006.
芳菲七月
一、会计舞弊的主要表现根据我国《企业会计准则》,会计信息的特征主要有客观性、相关性、可比性、一致性、及时性、明晰性。最为关键的莫过于客观性,就是要求会计信息真实、可靠、确凿可以验证。但是,会计信息失真现象却严重背离了客观性特征,主要表现在:1、虚构业务。例如,有的企业为套取现金而虚构出差业务,以差旅费的名义从银行多提现金;出纳人员为侵吞现金而虚构支出等。2、隐匿或篡改原始凭证。例如,有的企业会计人员为了多报出差费用,篡改住宿费等原始单据,或者在其他有关系的旅店开住宿发票,多报费用侵吞公款;有的企业为隐瞒收入而隐匿销货发票或开具“大头小尾”的发票等。3、与他人串通进行舞弊。例如,材料采购人员与材料核算人员、仓库保管人员串通,在材料的采购、定价、核算方面做文章,利用出入库方便,侵吞单位材料。4、真账假算。就是会计核算反映的内容是真实的经济业务事项,但不按有关会计法规、制度、准则正确核算,这是会计造假的常见和多发现象。它主要是以调节企业盈亏为目的,人为增减当期不应增减的成本费用,如把库存商品、待摊费用、递延资产和其他应付款等作为调节盈亏的蓄水池。5、设内外两套账。就是指针对不同的信息使用者提供不同的财务信息。主要指一些企业设内外两套账,一套是内部用的财务账册;一套是供外部用的账册。对外提供的会计报表,为达到不同的目的,又有区别。报税务部门的是微利或亏损,以少交税收;报银行部门则虚增资产和利润,打肿脸充胖子,为贷款创造方便。二、会计舞弊产生的原因1、会计政策滞后于会计实践的发展。任何一套会计准则和会计制度都不可能尽善尽美,涵盖会计实践中的一切业务,它们只能对会计工作提出基本的规范和原则,而且大多数只是对以往会计实践的总结,每当许多新情况、新领域、新行业出现的时候,总是很难找到一个恰当的会计准则或制度作为会计操作的依据。也就是说,一方面法定会计政策往往滞后于会计实践的发展,这就使得公司在处理新业务时按照自己的想法,以自己的目标为标准随意地进行会计处理,为滋生会计舞弊行为提供了可乘之机;另一方面由于会计制度和会计准则一般都是原则性的规定,在指导实际工作时,需要会计人员的专业理解和职业判断。当会计人员存在舞弊冲动时,就会利用对会计政策的不同理解,做出貌似正确实则错误的会计处理,这样的会计舞弊行为往往具有极大的欺骗性。2、法律监督机制不健全,执法不严。随着我国《企业法》等有关法规的颁布实施,国家将许多权力下放给企业,经营者的经营自主权得到落实,如何有效而合理地监督制约经营者的权力和行为,却一直没有很好地得到解决,常常出现有法不依或执法不严的现象。这一现象需要健全《会计法》等相关法规,使财务会计法规尽可能全面、配套、及时,并具有可操作性,以堵住会计舞弊的法律漏洞。3、利益驱动也是舞弊产生的一种原因。有的企业为了通过公司上市、向银行借贷等手段达到融通资金的目的,就有可能粉饰财务经营业绩来达到相关的规定;还有的企业利用虚假的财务信息来抬高股价,通过股票交易使公司的相关利益群体获利;也有的上市公司由于财务状况和经营业绩恶化,利润连年下滑,为了避免公司股票暂停交易或停牌的处罚,不得不提供虚假财务报表。中国国有企业的经营管理往往带有一些政治色彩,它们的管理者为了追求荣誉与晋升往往迎合政府偏好来编制财务报表。这也是舞弊产生的一种原因。三、会计舞弊的防范1、严格执法,加大处罚力度。为了提高会计信息质量,我国立法机关及有关管理部门先后制定并发布了数十项相关的法规和制度,如《会计法》、《企业会计准则》、《企业会计制度》、《上市公司财务报表披露细则》等,尽管这些法规和制度还有待进一步完善,但是只要认真执行,基本能够保证会计信息的质量,更不会出现蓄意造假的现象。目前,问题的关键是贯彻执行法规和制度的情况很差,很多单位知法犯法,阳奉阴违。因此,加大相关法规和制度执行情况的检查力度是我们首先需要解决的问题。2、建立健全企业内部控制制度。随着企业经营规模的不断扩大,建立健全内部控制制度在企业管理中显得尤为重要。严格执行单位内部控制制度,对于规范会计行为、提高会计信息质量具有积极作用。反之,企业内控不严会造成会计信息失真,财务收支管理混乱,使国家和单位的财产遭受重大损失。随着经济体制改革的不断深化和现代企业制度的建立,会计行业迫切要求各单位必须强化企业的内部控制制度。良好、健全的企业内部控制制度是企业顺畅运行的基础,是企业预防舞弊的主要手段。只要制度严密、健全,权力受到了必要的制约、监督,员工的行为得到了规范,企业的舞弊就会大大减少。3、提高会计人员素质。会计人员是会计舞弊的直接制造者,虽然他们也要服从单位负责人的领导,但对于会计舞弊的产生负有不可推卸的责任,国家和会计工作管理部门应加强对财会人员职业道德的教育,不断更新财会人员的知识,使其能自觉抵制会计舞弊行为的发生,以不断提高我国会计信息的可信程度。此外,加强对会计工作的管理也有助于减少或防止会计舞弊行为的发生,如会计管理部门可督促企业按会计法及国务院有关规定,依法建账和做好会计基础工作。4、加强监督,使外部监督和内部监督配合一致。强化会计监督,有效地发挥会计监督的职能,是对当前经济领域中出现的造假现象的有力挑战,也是预防会计造假产生的有力措施。在会计监督中单纯强调内部监督是不够的,必须强化对会计工作的外部监督,即社会审计监督和政府监督。社会审计监督是指注册会计师接受委托,以独立的第三者身份对被审计单位的经济活动进行客观、公正、全面的评价,对依法公开披露的单位会计报告的真实性负法律责任。政府监督主要是指国家财政、审计、税务、人民银行、证券监督等部门依照有关法律、行政法规规定的职责,对有关单位的会计资料实施会计监督检查,进行宏观调控。这样,在建立健全单位内部会计监督制度的基础上,将专业监督和群众监督结合起来,使外部监督和内部监督配合一致,为会计人员创造良好的会计工作环境,确保会计监督的有效性。
YIFAN的新家
一、财务舞弊的种类财务舞弊是指用财务欺诈等违法违规手段,给舞弊人带来经济利益,而最终导致他人受到伤害或遭受损失的故意行为,舞弊是现代社会的一个毒瘤。财务舞弊可以分为两类:一是侵占资产;侵占资产是指被审计单位的管理层或员工为谋取自身利益,采用财务欺诈等违法违规手段使被审计单位遭受损害的不正当行为,如:管理层或员工在购货时收取回扣,将个人费用在单位列支,贪污收入款项,盗取或挪用货币资金,实物资产或无形资产等。二是做出欺诈性财务报告,可能源于管理层通过操纵利润误导财务报表使用者对被审计单位业绩或盈利能力的判断。美国安然、世通,我国的红光实业、银广厦,琼民河等舞弊案件均属于这一种类,如以下情况:1.对财务报表所依据的会计记录、原始凭证或相关文件记录的操纵、伪造或变造。2.隐瞒或删除交易或事项。3.对交易事项或其他重要信息在财务报表中做出虚假不真实的表达。4.故意或蓄意使用不当的对与确认、计量、分类或列报有关的会计政策和会计估计。5.故意违反会计准则的相关规定编制财务报表。二、财务舞弊动因的分析由于舞弊存在被发现的风险以及职业道德等方面的压力,也就是说舞弊亦有成本,所以在正常情况下,理性的人宁愿尊重客观事实,也不愿去冒这种风险。但是,一旦面临某种压力和诱惑,被审计单位舞弊的冲动就会变得强烈。正如Joseph T. vrells指出的,财务报表舞弊“不是始于管理层的不诚实,而是发端于某种环境——这种环境存在两个特征:(1)激进的财务业绩目标;(2)目标未实现将被视为不可宽恕的氛围。换言之,财务报表舞弊产于压力”,法尔莫公司正是由于亏损的压力以及美纳斯急欲筹资扩张的欲望才铤而走险,走上了造假的不归之路。三、舞弊产生的风险因素1.舞弊者的需求。如动机或压力,财报舞弊者具有舞弊的动机是舞弊发生的首要条件,具体表现为财务稳定性或盈利能力受到不利经济环境,行业状况或被审计单位运营状况的威胁,管理层为满足外部预期或要求而承受过度的压力,管理层或治理层的个人经济利益受到被审计单位财务业绩或状况影响。个人生活方式或财务状况对公司敌对情绪。市场需求大幅下降,所处行业的经营失败增多,竞争激烈或市场饱和,业务利润率不断下降,严重或持续的亏损使被审计单位可能破产、丧失抵押品。管理或治理层拥有相当数量的公司股票或债券,因为追求个人奢侈生活条件而侵吞资产。管理层的报酬与财务业绩或公司股票的市场表现挂钩,公司正在申请融资等情况都有可能促使管理层产生舞弊的动机。以上情况就给舞弊者造成一种无形的压力。2.具备一定的外部条件、环境。财表舞弊者需要具有舞弊的机会,具体表现为被审计单位组织结构复杂或不稳定,对管理的监督失效,内部控制存在缺陷。被审计单位所从事的行业信息透明度不高。组织结构复杂,存在异常的法人组织形式或管理形式。大量采用分渠道,销售折扣及退货等交易方式,垄断某些业务,从事科技含量高,研发周期长或市场风险大的经营业务。不相容职务分离不充分或独立审核不力,交易授权审批制度不健全,对高层管理人员财务支出的审查薄弱,如差旅费、业务招待费。以上这些方面都给舞弊者创造条件。舞弊发生的可能性增加。公司对资产管理松懈,公司管理层能够凌驾于内部控制之上。相关规章制度形同虚设,可以随意操纵会计记录等。3.舞弊者心理方面。管理层态度不端或缺乏诚信,管理层与注册会计师关系异常或紧张。只有舞弊者能够对舞弊行为予以合理化解释,舞弊者才能心安理得,而不会惴惴不安。舞弊者可能对自身的舞弊行为进行各种合理化解释。如,侵占资产的员工可能认为单位对自身的待遇不公平,编制虚假财务报表者可能认为造假不是出于个人利益,而是出于公司的集体利益。四、可能导致舞弊的交易或事项1.非预期会计方法或估计的变动,尤其是公司绩效不良时。2.相对于销货的成长,应收账款及存货出现不寻常的增长。3.发生使公司利润大幅度变动的非预期交易。4.财务报表被签发保留意见,或更换会计师,没有令人信服的理由。5.对单一或少数产品,顾客或交易的依赖。6.存货大量增加超过销售所需,尤其是高科技产业的产品过时的严重风险。7.盈利能力逐渐下降,例如折旧由年数总和法改为直线法而欠正当理由。五、财务舞弊的解决方法1.建立健全财务制度。完善现行的财务制度和会计准则,减少会计核算的弹性空间。要严格按《内部会计控制规范》建立健全内部控制制度。企业应在遵循《会计法》等法律法规的基础上,结合公司的实际情况,合理制定内部控制制度,从而保证公司财产物资的安全和会计资料的合法、真实、完整。2.完善公司治理结构,加速构筑“股东大会—董事会—经理班子”这一基本模式。要加强独立董事的制度建设,充分发挥独立董事的作用。要建立起公司内部有效的制衡、约束和监督检查机制。赋予股东广泛的诉权,在明晰股权的基础上,再强化股东的股权意识,这对于发挥股东作用,完善公司法人治理结构更有好处。3.内部控制的建立、执行、评估、完善。在防范舞弊的方法中,最为大家公认的就是建立良好的控制制度,因为几乎所有的舞弊事件都是与内控的薄弱环节相联系。防范舞弊重要机制是控制。包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督等五要素。因此,我们应从这几方面入手完善企业法人治理结构,消除内部人控制等现象,切实建立起有效的内部控制制度。4.保证信息的及时,准确的沟通,减少信息的不对称,信息的不对称是指每个人掌握私人信息,这些信息不为他人所知,从而占有某方面的信息优势地位,但也正处于其他方面的信息劣势地位。在现代企业中,由于所有权和经营权的分离,经营者享有的关于企业生产经营的信息远多于所有者。在这种情况下,如果经营者具有损人利己,肥私的意图时,舞弊行为有可能发生。因此,建立内部信息与沟通系统,使得内部员工能取得他们在执行、管理和控制企业经营过程中所需的信息使信息透明化。5.倡导诚实正直的企业文化。为从根本杜绝舞弊行为,要在企业形成一种忠实诚信的氛围,一方面企业最高当局坚持以身作则,另一方面,定期在进行内部宣传,在雇佣员工时应考虑道德品质。6.健全以审计监督为主,财政、税务、人行、证券、保险、监管等部门监督检查及社会舆论监督相结合的综合外部监督体系。7.推广经济责任审计,真正做到“不经审计,不得离任,不经审计,不得提拔。”当经济责任审计的开展越有效,舞弊的动机就越弱,信息质量就越高。8.提高会计人员的职业道德,扩大“会计委派制”的范围,减少会计人员对单位领导的人身依附。要实现以诚信为目标的会计职业道德目标,必须多管齐下,开展全方位、多形式、多渠道的会计职业教育,逐步培养会计人员的会计职业道德情感,树立会计职业道德观念,提高会计职业道德水平,使会计职业健康发展。
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