会计档案立卷方式

对会计档案进行整理是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构和会计人员必须认真对待，努力做好。(1)会计凭证的整理。会计凭证是会计档案的重要组成部分。《会计基础工作规范》对会计凭证的整理、装订、保管都有明确的要求。会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。整理会计凭证，首先，要把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证分类。记账凭证一般分为现金收、付款凭证，银行收、付款凭证，转账凭证，共三类五种。根据不同的种类，按时间或按顺序号逐张排放好。其次，整理记账凭证的附件，剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。再次，清除订书针、曲别针等金属物。最后，将记账凭证按适当厚度分成若干本。将会计凭证整理好后，应按照有关规定的要求，认真做好会计凭证的装订工作。(2)会计凭证的归档。首先，要认真填好会计凭证的封面。封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证。其次，填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上“×年×月凭证”和案卷号。再次，将装订好的凭证入盒，由专人负责保管。(3)会计账簿的整理。年度终了，各种账簿(包括仓库的材料、产成品或商品的明细分类账)在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。首先，将活页账按页码顺序排好，加封面后装订成本。然后，将各种账簿按照会计科目顺序排列，据以逐本登记会计档案(会计账簿)封面。会计账簿封面的有关内容要写全。(4)会计报表的整理。会计报表一般在年度终了后，由专人(一般是主管报表的人员或财会机构负责人)统一收集、整理、装订，并立卷归档。平时，月(季)度报表，由主管人员负责保存。年终，将全年会计报表，按时间顺序整理装订成册，登记会计档案(会计报表)目录，逐项写明报表名称、页数、归档日期等。经会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责装盒归档。(5)其他会计资料的整理。其他财会资料，包括年(季)度成本、利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报告、工资计算表及一些重要的经济合同，也应随同正式会计档案进行收集整理。但是，这部分资料不全部移交档案部门，有的在一个相当长时间内，由财会部门保存。这就需要认真筛选，把收集起来的这些资料，逐件进行鉴别，将需移交档案部门保管存放的，按要求另行组卷装订，而后移交档案部门

会计档案的立卷、归卷制度公司所属会计人员必须对本单位的各种会计凭证、帐簿、报表、计划、预算合同等会计资料定期收集，审查核对，整理立卷，编制目录，装订成册，并指定专人保管，防止丢失、损坏。

会计档案整理方法：

1、给会计档案分类及编码

(1) 会计档案一般分为：会计凭证、会计帐簿、财务报告、其它。

(2)会计档案编码示例：①会计凭证②会计帐簿 J2③财务报告 J3④其它

2、给会计档案分年度

分类后按年度分档案。

3、确定会计档案保管期限

根据会计档案管理的要求，确定会计档案的保管期限。

4、排列会计档案案卷

在一个类别的会计档案内，按年度、保管期限将档案顺序排列。

5、填写会计档案内容

(1) 全宗号：档案馆指定的归档单位编号。这个看情况，许多单位不需要这个。

(2)目录号：目录的编号。

(3)案卷号：案卷的顺序号，案卷内只有一个，不能重复。

6、制作会计档案目录

目录应包含：序号、类别、档案标题、起止时间、保管期限、卷内页数、备注。

7、打印会计档案目录

将目录打印出来，一式三份。

8、会计档案归档

档案整理完毕，装入档案盒，填写档案盒封面和背脊。填写《会计档案移交清册》，移交单位档案管理部门管理。

扩展资料：

会计档案整理要求：

新《管理办法》在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定，主要包括：

一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。

三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

四是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

财务部负责档案管理的人员按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部临时保管两年，再移交档案管理部保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案管理部同意。财务部临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合公司档案管理的有关规定，出纳人员不得兼管会计档案。

1.会计核算电子账套应设置自动备份功能，每天在服务器上进行自动备份，并且一周最少一次将备份帐套拷贝至移动硬盘。年度账套应刻制成光盘，以利于长期保存；2.会计凭证需在次月20日前完善附件，整理装订完毕；会计账簿需在会计年度结束1个月内打印完毕，装订成册，整理归档；单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。3.财务报告、管理性报表等会计核算资料的保管分纸质和电子文档两种，纸质部分需在次月20日前整理归档，电子文档需妥善备份，避免丢失；4.纳税申报资料（包括纸质申报表、纳税辅助说明资料及其他税务局要求报送资料、统计局报送资料等）需在次月20日前整理归档，并于年度结束3个月内整理装订成册，以便于长期保存；5.发票应将未开具发票及作废发票全联分别保管，作废发票必须各联齐全；发票的存放和保管严格按照税务机关的规定办理，不得丢失和擅自损毁，如有丢失当日书面报告主管税务机关；需建立发票领用制度，设“发票领用登记本”，领取时要记载领用日期、发票号码、开具项目、金额，并由领取人签字。收据保管参照发票保管的办法执行。6.审计报告、税审报告、评估报告、内审报告等外部鉴证、咨询资料，应将纸质部分按类别、年限归档，妥善保管；各类鉴证、咨询资料应取得电子版本，妥善存储；7.会计人员工作交接需编制会计移交清单，会计移交清单应作为会计档案的一部分，存档保管；8.各类档案的保管需建立子档案目录清单，并且打印一份粘贴在档案盒上，以方便查找。9.同时满足下列条件的，公司内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。公司从外部接收的电子会计资料符合上述条件，且附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。财务部向档案管理部办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，办理档案移交手续。

档案基本管理制度档案管理制度1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。档案统计制度1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。档案安全保密制度1 、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。档案查阅借阅制度1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。档案库房管理制度1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。3、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。4、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。机关档案归档制度一、凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、以及人事、保卫、专业、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。二、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。四、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。五、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。六、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续 。国土资源专业档案立卷归档制度为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则 ，由形成部门统一立卷。2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交。文书档案归档文件整理制度为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。4、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。会计档案立卷归档制度会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。6、会计档案的排列，要在年度内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制，使其能完整、准确的反映卷内内容。8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计年度终了后，可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。声像档案立卷归档制度声像资料是国家档案资料的重要组成部分，为做好声像档案立卷归档工作，结合我局情况特制定本制度：1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年五月前向档案室移交。3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。4、按要求填写好卷内目录，编好号码。档案利用制度1.凡本单位人员利用档案，须严格履行查（借）阅登记手续，注明查（借）阅目的，用后及时反馈利用效果。2.外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。3.因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。4.档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时，须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。5.如查（借）阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准;查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管局长批准。6.对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。7.查（借）人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。档案利用效果登记制度一、利用者利用档案完毕，利用接待人员要及时进行利用效果的收集工作，对不能当场体现的，利用接待人员要跟踪收集。二、凡利用者利用档案即时取得效果的，请利用者当场填写利用效果，并签名确认。三、利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将“利用效果登记表”带回，而接待人员要及时催缴“利用效果登记表”。四、档案员收回的“利用效果登记表”，应及时整理。