小微企业会计核算软件

一、建账、账套数据初始化新设企业建账，一般无需录入初始数据建账及账套数据初始化流程：1）研究熟悉企业所处行业并了解会计核算要求小微企业会计应对其供职企业所处行业有所了解，对会计核算要求有所了解，并把了解到的信息明确下来。比如，企业是商贸企业还是制造业？是否需要做仓库账？每月需要提供哪些报表？这些报表哪些是会计软件能直接输出的、哪些是需要加工整理的？等等。2）选择并购买会计软件：一般来说，各种商品化财务软件都能满足小微企业会计核算的要求。选择会计软件时，建议考虑以下因素：一是尽量选择会计人员熟悉的软件和国内知名厂商开发的软件；二是选择的会计软件最起码要具有总账系统和报表系统功能，工业、商业、建筑等行业最好增加进销存系统功能；三是要考虑选择单机版还是网络版（局域网），若会计人员较多，有相对明确分工，则建议选用网络版；四是要考虑软件价格是否符合企业预算。3）建立账套、确定账套基础信息企业在确定核算要求并购买软件以后，需安装并熟悉软件，在此基础上进行建账操作，修改账套名称、选择适用会计准则（小企业会计准则）、确定会计核算起始月份、确定科目级次、授权账套使用人员等等。4）建立、修改会计科目，添加辅助核算项目建立、修改会计科目的原则：一级科目原则上不新设、不删除，以免影响账簿、报表的输出。个别科目如库存商品、生产成本等，可以根据《小企业会计准则》的规定进行修改；二级以下科目除应交税金下设科目外，可以增删、修改，建议严格按准则规定处理；科目级次尽量少设，设2-3个级次即可，一级编码4位，系统设定，二级、三级编码可设3位；添加辅助核算需在基础信息完善的基础上添加，否则后续会计工作极为不便。5）录入账套初始数据，含期初余额及本年发生额新设企业建账无需录入初始数据。老企业中途重新建账则需要录入初始数据。具体方法及流程如下：首先，使用电子表格整理前期数据，将上月报表、总账、明细账、期末数据录入电子表格；其次，将当年各科目累计发生额录入电子表格，以便输出后期利润表等；第三，核对电子表格数据，不一致须查明原因，到一致为止；第四，将整理无误的数据录入会计软件系统6）对初始数据进行审核、试算平衡使用软件自有功能，对上一步骤录入的数据进行审核、试算平衡。如试算不平衡，需重新核对、录入数据，如试算平衡，则可进入下一步。7）结束初始化，进入日常记账状态初始数据试算平衡后，即可结束初始化，进入日常记账状态。在此状态下，无法再对初始数据进行修改。二、凭证录入、凭证审核（一）凭证录入凭证录入是使用会计软件做账时最主要的工作。凭证录入需使用两方面的知识、经验和技巧：一是会计方面，二是软件和计算机的应用，两方面缺一不可。录入凭证需要注意：1）哪些凭证先录、哪些凭证后录，需有所讲究，不能随意，一般是按出纳移交的单据次序录入，以方便和出纳对账；2）没有出纳的情况下，可按业务循环及业务类型归类集中、连续录入，如连续录入销售发票记账联，等等；3）凭证录入时，过粗或过细均不可取，如将数十份消费单据集中录入一张记账凭证，或者将一笔业务中的每张单据分别录一张记账凭证。可按业务循环及业务类型，适当集中、连续录入。（二）凭证审核凭证录入完成后，需由另一人对凭证进行审核，以合理保证凭证录入的正确性。如企业只有一名会计，则会计应自行审核。审核的方法为：1）录入完成后，按凭证摆放次序对照软件过一遍；2）检查科目余额表，看有无余额异常科目，有异常的应检查凭证是否录对；3）检查利润表，看成本和收入是否倒挂，如倒挂应重点检查收入、成本数据是否录入正确；4）核对纳税申报表、增值税专用发票认证通知书、销售发票汇总表等数据，看与当期销售收入、采购进货的数据是否一致。三、结转损益、结账1）月末自动生成折旧凭证、汇兑损益凭证；会计软件能根据系统设定，自动计提折旧、结转汇兑损益。需注意，系统自动计提设计的前提是正确建立并设置固定资产卡片；系统结转汇兑损益的前提是每次录入外币业务时要选用正确的汇率，同时，需在系统结转汇兑损益是对当月汇率进行修改。2）期末自动结转损益月末，系统自动将收入、成本（主营业务成本）、费用等损益类科目的余额结转到“本年利润”科目，收入、成本、费用等科目一般情况下无余额。需要注意，“生产成本”等科目不属于损益类科目。3）过账（记账）和期末结账在手工账中，会计录入记账凭证后，还需要跟进记账凭证逐笔登记明细账和总账，这个过程叫做过账（记账）。在电脑账中，会计录入记账凭证后，系统及自动过账，当期的明细账、总账就有了，无需特别操作。期末结账：月末在录入凭证、审核凭证并结转损益后，需要结账。结账后即无法再对当期的会计业务进行修改。在友商网在线会计系统中，未结账的情况下可以录入下一期的记账凭证；结账后可以反结账，对上一期的会计数据进行修改。四、输出会计报表以及对会计报表的补充、调整1）资产负债表、利润表的生成会计软件能自动输出资产负债表、利润表。如果能合理保证凭证录入的正确性，则资产负债表、利润表是不会出错的，无需人工调整。2）对会计报表的补充、调整为更明细地反应财务状况和经营成果，可以根据企业管理的需要，对会计报表进行补充和调整，比如，提供分部门的收入、成本、费用明细表，等等。五、现金流量表的编制1）使用会计软件编制现金流量表现金流量表一般按年度编制，在一般情况下并不需要提供。现金流量表较复杂，如果要使用会计软件输出现金流量表，则需在日常凭证录入中录入现金流量表信息。现金流量表也可以根据资产负债表和利润表分析填列，但准确度较低。利用资产负债表、利润表分析合成现金流量表为应付税务检查、投标审计等非常规性的要求，也可以使用资产负债表、利润表分析合成现金流量表。其方法和步骤是：1）建立并修改EXCEL报表模板，2）在EXCEL模板中录入资产负债表和利润表数据，3）利用资产负债表、利润表数据分析填列现金流量表数据，部分公式如下：销售商品、提供劳务收到的现金＝（利润表）主营业务收入＋应交税金增加净额（期末－期初）－应收账款、应收票据、其他应收款增加净额（期末－期初）＋预收账款增加净额（期末－期初）购买商品、接受劳务支付的现金＝主营业务成本＋其他业务成本＋存货增加净额（期末－期初）＋应付账款、应付票据减少净额（期初－期末）＋预付账款增加净额（期初－期末）其它项目，可根据账簿数据分析填列或估计填列。应该指出，上述公式只在大的方向上正确、适用，但并不完全正确。（主表）支付的其他与经营活动有关的现金和（补充资料）其他，作为调整平衡项目，负责报表的平衡。4）检查报表勾稽关系：（主表）现金及现金等价物净增加额=（补充资料）现金及现金等价物净增加额，（主表）经营活动产生的现金流量净额=（补充资料）经营活动产生的现金流量净额，（补充资料）现金的期末余额=（资产负债表）货币资金期末余额，（补充资料）现金的期初余额=（资产负债表）货币资金期初余额。六、银行对账、编制银行存款余额调节表银行对账：出纳员应定期核对银行账。未设出纳员的企业，会计应根据企业银行账目数量及自身工作情况，自主安排核对银行账，建议每月对账一次，最低限度要求每年对账一次。对账时应填制银行存款余额调节表。对账找出的错误应记录下来并及时更正，未达账项应跟踪记账。银行存款余额调节表：企业在银行对账单余额与企业账面余额的基础上，加上银行已收、企业未收数额，减去银行已付、企业未付数额，从而调整双方余额使其一致。