小胖电玩
国家法规：《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》新《会计准则》《会计基础工作规范》《会计电算化工作规范》《会计核算软件基本规范》地方性的（各地不同）：《云南省会计电算化管理办法》《云南省会计条例》单位内部在法规范围内制定的相关管理制度等。实行会计电算化应注意的问题一、在实行会计电算化之前应注意的问题1.客观分析评价企业目前的会计工作现状。事物的现状一定程度上决定其发展的未来，会计工作同样如此。如果目前会计工作无章可循，随意性较大，科目设置不符合会计制度，相关数据之间不吻合，内控制度不健全，会计人员素质低下，这种现状，就很明显地说明该企业缺乏实施会计电算化的基础。因为实行电算化，相关的运行环境至关重要：科目设置不符合会计制度，数据不准确、不吻合，无法完成初始化工作；人员素质低下无法完成人机对话，日常工作将受影响；工作无章可循，随意性大，内控制度不健全，容易导致工作的无序，核算的脱节，出现漏洞，滋生贪污舞弊行为。所以在实行电算化之前多咨询专业人事，客观地评价会计工作现状，找出差距，奠定必要的基础，待符合运行的环境后再考虑实行电算化。2.分析本企业财务工作的特殊性。如果经过第一步的分析评价后，认为企业已具备了实行电算化的环境，接着就要对企业本身会计工作的特殊性进行分析。每个企业都有其自身特殊的管理要求，有些是会计制度本身既定的，有些也可能是制度没有细化但是属于企业工作迫切需要的，目前商品化的会计软件，都是按国家现行制度编制的，普遍性的要求一般能够满足，并且对于一些特殊要求多数软件留有自由定义的空间，而有些软件不一定具备对本企业会计工作特殊性核算、特殊性分析的功能，为了满足企业自身这些特殊的需要，就要判断所选择的软件对我们会计工作的支持程度。比如，有些企业要求本公司在统一核算的基础上，进一步对各部门进行分别核算和考评；有些企业在“库存商品”设置上，要求按部门，按品名规格，按存放地点，按进货渠道等设置明细账；有的企业是集团公司，要求在能完成公司本身核算、对外报表的前提下，对集团下属的报表留有汇总、合并的模块。3.要考虑所选软件的前瞻性和成长性。事物是不断变化发展的，我们的企业在逐步地壮大，业务在多方位地延伸，同时国家会计制度也随着国情的变化而处于不断的变革和完善之中，今后随着具体会计准则的相继颁布，将逐步取消现行行业会计制度，改为执行具体的会计准则。此外，我国已经加入WTO，与国际会计惯例接轨工作正逐步进行，那么选择软件时，除要满足上述分析的特殊性要求外，还要考虑所选择软件的前瞻性和成长性，以满足未来企业发展和会计制度更新的要求，避免因更换软件而使企业增加额外的经济负担对会计工作的连续性造成不必要的麻烦。4.软件的实用性、价位、售后服务等因素的考虑。企业目前的会计工作现状、本企业对财务工作的特殊性以及所选软件的前瞻性和成长性是实行电算化之前应首要考虑的，但可以根据企业自身情况确定不同的侧重点。此外，一些常规的问题，如人员的培训、软件价位的高低、软件公司是否在企业所在地设立分支机构、售后服务质量问题等等，也是必须认真考虑的因素。二、在实行会计电算化之后应注意的问题1.在初始化之前要制定具体的实施方案。在确定准备使用的软件后，便要在符合会计政策、会计原则的前提下，根据企业自身的需要进行系统初始化设置，然后将期初数据录入，这个过程就如同我们选购新房后，在不改变房屋结构的基础上，根据个人需求、喜好进行内部装修，布局计划，一切就绪后才搬入家具正式入住。但有个别企业在初始化时对于核算的内容缺乏周密的考虑，或者对于财务管理的框架缺乏妥当的构思便草率行事，由此招致以后工作上的麻烦，使得定义过的软件不断进行“修修补补”。所以在初始化之前必须要根据业务特点、核算内容、管理要求制定具体的方案，经过多方面的讨论通过再予执行，同时对录入的期初数据要由专人进行复核。2.必须建立严格的内控制度。基本的内控制度应该包括会计人员权限的合理设置，人员之间的明确分工，相互之间的配合与制约。通过内控制度的有效实施，防止舞弊行为的发生，避免给企业在工作上造成不必要的推诿和扯皮，在经济上造成不必要的损失。手工作账时要考虑不相容职务的分离、分设。同样，在实行会计电算化以后，不相容职务也不能由一个人承担，应根据每个人的工作内容赋予相应的权限。一般情况下，应设置系统管理员、财务主管、会计、出纳等岗位，每个岗位既互相牵制，又层层负责，日常工作职责明确，一旦发现问题责任界限清楚。笔者所在的企业在电算化过程中曾经历过这样一件事情：由于软件本身具有结账前预览打印报表的功能，但这一功能只是为管理需要而设，对外报表时不应在些操作，企业月度中间因贷款需要，为银行提供一份会计报表，于是会计就打印了一份未结账的当月报表，月末又因贷款需要向银行提供了已结账的当月正式报表，没多久银行找上门来，认为企业提供了虚假的会计报表，并当即停止了贷款谈判。最后才搞清了原因，原来是前后两次提供的同一月份报表截然不同，这件事给企业敲响了警钟，随后便制定了严格的岗位责任制，增强了工作的的严谨性。3.关键性名称、代码的前后输入要完全一致。电脑与人脑的区别在于：电脑是根据规定的概念进行逻辑分析判断，而人脑在对事物进行判断时，既要考虑既定的概念，又注意一些随意性的东西。比如，在设置客户往来时，“云南保会通公司”与“云南保会通软件公司”在手工作账时知道是同一单位，而电脑却认为它是完全不同的两个单位，会分别列账，造成数据不准确；又比如外贸企业，习惯以出口发票号反映应收出口退税额，如果提取出口退税时与退回时稍有差别，它会认为这是两个完全不同的发票而分别入账，应退、已退没有对应起来（比如，V02/01与V0201）。所以同一内容的东西在前后输入时要绝对一致，不能有丝毫差别。这样才能真正发挥电算化输出结果的快捷、准确性。4.实行会计电算化以后，每个操作人员的口令要绝对保密，要定期对软硬件进行维护、保养，定期备份财务数据，财务主管定期查看上机记录，定期上机检查账务，将纠错防弊贯穿于始终。三、要完善会计电算化的系统功能一般来说，充分降低会计电算化的门槛，使其技术性、繁杂性减少到最低程度，才有助于消除“科技恐慌症”。但起点过低，会带来会计电算化进程延长，长期在低水平状态徘徊的问题，这样又会有违会计电算化的初衷。“低起点”与“高标准”之间必须要有一个合理的过渡和技术上的铺垫，事实上，这也是每个企业发展会计电算化的必由之路。会计电算化起步后，电算化系统要尽快从原来单纯的会计核算进一步开发成具有支持经营控制和管理决策的高级财务管理信息系统，必须注重扩展会计电算化的系统功能，同时要综合考虑以下一些因素：1.应考虑企业信息系统的整体性，不能单纯从会计子系统的目标出发，应当充分考虑到不同的管理职能之间的内在联系和规律，并尽可能利用其他行业乃至于国外的成功经验，拓展会计电算化系统，以适应企业经营控制和管理决策的需要。2.改进以计算机技术人员为主的习惯，主张以会计人员为会计电算化系统的主导。会计人员掌握着绝大部分的经济信息，又能够熟练地对这些信息加以分析和利用，因此，应当将精通理财和管理技术的会计人员联合起来共同开发会计电算化系统。从目前已实行会计电算化的企业来看，外购的商品化软件或由企业自身的计算机人员开发的会计电算化系统，其实际的运行效率和效果都不能令人满意，究其原因，就在于计算机人员对会计知识和管理知识方面的陌生。以上仅供参考、如有误请谅解！！
miss.w\^O^/
一、会计软件的功能要求
《工作规范》第六条规定：“会计软件应当保障企业按照国家统一会计准则制度开展会计核算，不得有违背国家统一会计准则制度的功能设计”，这是对会计软件功能的总体原则性要求。同时在工作规范中对于会计软件的功能做了许多具体规定。
（一）必须使用中文及对中文处理的支持
《工作规范》第七条规定：“会计软件的界面应当使用中文并且提供对中文处理的支持，可以同时提供外国或少数民族文字界面对照和处理支持”。第七条规定要同时满足两个条件：一是软件界面要使用中文，也就是软件的功能菜单、操作导向、表单格式、提示信息、帮助文件等都要使用中文；二是要有对中文处理的支持，也就是要有符合中国国家标准的汉字编码支持能力，使汉字能在系统中正确输入、显示和打印。第三十七条也规定“企业会计资料中对经济业务事项的描述应当使用中文，可以同时使用外国或者少数民族文字对照”。
（二）必须有符合制度规定的会计科目分类和编码功能
《工作规范》第八条规定：“会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计科目和编码功能”。第八条规定主要是要求会计软件具有与会计准则制度相符合的科目分类和编码方式，也就是说，会计科目应当按照资产、负债、所有者权益、成本、费用、损益等划分一级科目，同时科目编码也应当采用数字，通过首位数区分科目所属类型。
（三）必须具有会计凭证、账簿和报表的显示和打印功能
《工作规范》第九条规定：“会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计凭证、账簿和报表的显示和打印功能”。第九条规定主要是保证会计软件按照会计人员及会计监督人员易于理解的形式呈现会计资料，还原会计核算过程。在我国会计实务中，凭证和账簿有约定俗成的格式，这种约定俗成的凭证、账簿一直以来得到会计制度的默认，也是会计制度的有机组成部分。因此，会计软件显示和打印的凭证、账簿，应当符合《会计基础工作规范》规定的内容和行业约定俗成的格式。
（四）应当提供不可逆的记账功能
《工作规范》第十条规定：“会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人员的修改功能”。第十条主要规范三个方面：一是不可逆的记账功能。这里的记账，强调的是记账后果，而不是记账过程，与会计软件对记账操作如何进行后台处理无关。也就是说，凭证记账后，该凭证对相关科目发生额和余额的影响就发生效力，此后不管以任何条件输出账簿和报表，该凭证的影响都应当予以反映。不可逆的记账功能，就是说已记账凭证发生的后果不可撤销。当然，用红字凭证更正记账错误，则对冲的两张凭证都发生了记账后果，不属于这里所说的逆向操作。二是对记账顺序的保护。包括两方面：对已记账凭证的连续编号；对已记账凭证删除和插入的禁止。两者结合起来才能保证原始记账不被篡改。三是对记账内容的保护，禁止对已记账凭证关键信息的修改。关键信息是指日期、金额、科目和操作人。这里的日期包括记账凭证上记载的任何日期，例如制单日期、审核日期、记账日期等。操作人也包括经手记账凭证的所有人员，例如出纳、会计、审核人等。
《工作规范》并未对所有逆向操作加以禁止，而是抓住最关键的记账环节。因为核算流程中，记账是改变账户发生额和余额、最终决定报表数字的关键步骤。对记账功能和已记账凭证进行控制，防止对相关数据的随意篡改，是会计软件必须满足的要求。同时《工作规范》规定会计软件不得提供对已记账凭证关键信息的修改功能，但也意味着对尚未记账凭证的修改和已记账凭证其他信息的修改不受限制。如会计分录摘要会经常因会计人员信息掌握不充分而出现不准确，需要在记账后进行修改的情况，而且这种修改对核算结果不形成影响，对此种情况规范没有加以限制。因此，限制关键信息的修改，放开其他信息的修改，实现了信息化条件下会计核算可靠性与效率性要求的平衡。
（五）鼓励软件中集成可扩展商业报告语言（XBRL）功能
《工作规范》第十一条规定：“鼓励软件供应商在会计软件中集成可扩展商业报告语言（XBRL）功能，便于企业生成符合国家统一标准的XBRL财务报告”。XBRL是Extensible Business Reporting Languagede的英文缩写，是一种新兴的电子财务报告格式，它以XML（可扩展标记语言）为基础，统一了描述财务报告的语义和语法，可以解决财务报告重复编报、重复录入等问题，实现对财务报告的自动分析和跨系统的信息交换，能有效地降低会计信息生产和使用成本，深度挖掘会计信息价值，因而在全球得以广泛应用。随着XBRL应用的深入发展，更多企业也将采用“嵌入式”的编报方式，通过会计软件系统数据直接生成XBRL实例文档。因此，工作规范鼓励供应商在会计软件中集成XBRL。目前XBRL软件产品需要进行认证认可。
（六）具有符合国家统一标准的数据接口
《工作规范》第十二条规定：“会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口，满足外部会计监督需要”。随着会计信息化的发展，会计监督也在不断迈向信息化。采用审计软件从企业会计系统中调取电子会计资料，并在审计软件辅助下进行查阅、分析并发现疑点，已成为会计监督常用的一种检查方式。但是，由于各种会计软件没有统一数据接口，调取不同软件中的会计资料需要不同的工具，各监督机构、会计师事务所等都各自开发自己的接口软件，不仅造成资源的极大浪费，实际使用效果也不很理想。制定并实施会计软件数据接口的国家标准，即可解决上述问题。会计、审计软件只要遵循这一标准，不需要开发繁杂的接口工具，就可以实现数据的交换，满足会计监督以及其他需求。
（七）具有电子会计资料归档功能
电子会计资料归档功能是会计管理软件的一项重要功能，《工作规范》第十三条规定：“会计软件应当具有会计资料归档功能，提供导出会计档案的接口，在会计档案存储格式、元数据采集、真实性与完整性保障方面，符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求”。归档应是对电子会计资料进行鉴别、整理加工和移送档案管理职能部门进行保存的过程。归档时，首先要进行鉴别，区分需归档和不需归档的部分，去除不需归档数据和冗余数据，对准备归档电子会计资料鉴定其真实性、完整性和有效性，并按重要程度区分保管期限。在这个过程中，需要将归档的电子会计资料转成符合归档要求的存储格式，与其元数据一起按要求封装打包，从会计信息系统中导出，传送至档案管理信息系统或归档制定的存储位置，然后对已完成归档的会计资料进行标记，以防止重复归档。这些功能需要在会计信息系统完成，即所谓的归档功能。归档功能最好还具有定期删除已归档数据，以释放存储空间的功能。
（八）会计软件应当记录生成用户操作日志
《工作规范》第十四条规定：“会计软件应当记录生成用户操作日志，确保日志的安全、完整，提供按操作人员、操作时间和操作内容查询日志的功能，并能以简单易懂的形式输出”。这条规定的日志功能，不是传统意义上的日志概念，而是为会计监督服务的用户操作日志。两者是有较大区别的，前者主要供技术人员使用，而后者直接供会计监督人员使用。具体来讲，用户操作日志应当满足以下要求：
一是完整性要求。会计软件必须保证日志记录的完整，将所有对会计核算结果可能形成影响的用户操作记录下来，包括对核算结果直接影响的数据录入、修改、插入、删除，对核算工作所依赖的基础数据（如会计科目表、银行账户信息、辅助核算项目信息、人员信息等）的维护。
二是安全性要求。会计软件应当采取技术手段，保证用户操作日志中的任何信息不被用户以外任何手段修改和删除。
三是可查性要求。用户操作日志必须提供对各类操作的查询，以便会计监督人员筛选出想要信息。查询应当可以按照操作人员姓名或用户名、操作的时间范围、操作内容等各种条件分别或者组合进行。
日志功能应当记录具体操作内容、操作人员及精确到秒的操作时间。对于不同的操作，需要记录的内容是不一样的。例如，对于科目的增加，系统应当记录增加的科目名称、代码以及属性。对于记账凭证的修改，应当记录修改的项目以及修改前后的内容。对于已结账期间的重新开启，应当记录开启期间的起止日期。
用户操作日志功能的规定意味着会计监督人员在检查工作中，可以通过日志来寻找会计核算中存在的异常情况，以发现违规线索。除了反记账和对记账凭证关键信息的修改外，工作规范对其他修改和逆向操作功能并未禁止，而相关的操作轨迹只有通过用户操作日志予以记录保留。因此，日志的查询应当成为财政部门检查工作的一项标准程序，以排查核算中的高风险行为。
二、会计软件云服务
“会计软件云”是依托互联网的一种全新会计软件服务和使用模式。它是指会计软件未安装在企业本地，而是运行于供应商的远端服务器，用户通过互联网，以网页浏览器形式使用软件，会计资料通常情况下也存储在远端服务器中。其本质是会计软件和服务器资源的租用。会计软件云服务有非常好的发展前景，也是会计信息化的发展方向。《工作规范》对“会计软件云”这一新型的会计软件服务业态进行了专门规范，主要是考虑到会计软件云服务的特殊性：一是在供应商提供免费服务情况下，用户企业可能忽略自身权利的保护；二是会计资料存储在远端，用户企业只具有访问能力而不具有控制能力，可能因权属关系不明而产生纠纷，甚至会计责任归属不明；三是作为企业内部职能的会计核算，其运行依赖于外部供应商的正常运转，存在着用户企业不能掌控的风险因素；四是大量用户企业的会计核算和数据存储集中于同一供应商的服务器上，业务异常的风险高度聚集。出于这些因素的考虑，《工作规范》从保护会计资料的安全、完整和企业会计工作持续进行的角度出发，明确了云服务供应商的相关责任。
（1）供应商应当从技术层面上确保客户会计资料的安全和完整，这一责任不以客户是否支付服务费为前提。《工作规范）第十五条规定：“以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商，应当在技术上保证客户会计资料的安全、完整。对于因供应商原因造成客户会计资料泄密、毁损的，客户可以要求供应商承担赔偿责任”。
（2）云服务形成的会计资料所有权归客户，并要求供应商确保客户会计资料的正常导出。《工作规范》第十六条规定：“客户以远程访问、云计算等方式使用会计软件生成的电子会计资料归客户所有。软件供应商应当提供符合国家统一标准的数据接口供客户导出电子会计资料，不得以任何理由拒绝客户导出电子会计资料的请求”。这一方面是落实单位会计责任的需要——如果客户对自己的会计资料没有所有权，就会出现会计责任不清的情况；另一方面也是保证企业会计工作持续进行的需要——客户从一种云服务切换到本地会计软件或另一供应商的云服务时，就需要进行数据迁移。因此，云服务软件也应当与传统会计软件一样，提供符合国家统一标准的数据接口，供客户导出会计资料，供应商不得以任何理由拒绝。
（3）供应商应做好对云服务中断情况的预案。《工作规范》第十七条规定：“以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商，应当做好本供应商不能维持服务情况下，保障企业电子会计资料前安全以及企业会计工作持续进行的预案，并在相关服务合同中与客户就该预案做出约定”。由于商业的、管理的、技术的或者不可抗力等风险因素，会计软件云服务存在着中断的可能，如供应商解散清算、服务器遭受攻击瘫痪等。这种情况下，可能有大量企业的会计资料受到威胁，会计工作的持续运行受到影响。为避免这一情况的出现，工作规范作出了供应商提前做好预案保障用户会计资料安全和会计工作持续的要求和规定，并明确规定这一要求应作为供应商向客户提供服务合同内容的一部分。
三、会计软件服务
《工作规范》对软件服务提出了三个方面要求：
（1）对供应商的服务提出的一般性要求。《工作规范》第十八条规定：“软件供应商应当努力提高会计软件相关服务质量，按照合同约定及时解决用户使用中的故障问题。会计软件存在影响客户按照国家统一会计准则制度进行会计核算问题的，软件供应商应当为客户免费提供更正程序”。会计软件不同于普通零售软件，它影响着企业的正常运转。供应商提供的也不仅仅是软件，其服务也是保障软件正常运转必不可少的组成部分，在很大程度上售后服务决定着软件的使用效果。服务质量成为客户选择会计软件越来越重要的考虑因素，也是市场竞争的一个重要方面。同时在这一条中进一步明确了供应商的责任，即会计软件升级，如果是对功能的进一步完善或提高使用的便利性等，应按合同约定收取费用；但如果是对影响客户按照会计准则制度进行核算的问题的修正，则不应收取费用。其目的是保障企业对会计准则制度的执行。
（2）为用户提供即时性服务。《工作规范》第十九条规定：“鼓励软件供应商采用呼叫中心、在线客服等方式为用户提供实时技术支持”。第十九条规定的目的在于引导软件供应商提高服务即时性。信息技术的发展，不仅带来会计软件功能的完善以及性能的提高，也为会计软件相关服务水平的提升、服务模式的创新提供了可能。供应商在关注技术对软件影响、改进软件的同时，也应思考新技术在改善服务方面所发挥的作用。例如，现在一些即时通讯软件中集成了远程桌面功能，使得远程控制已经成为大众化工具，不再需要专门的客户端软件。这为技术支持人员解决客户疑难问题提供了一种新的渠道。
（3）为开展会计监督工作提供专门教程和相关资料。《工作规范》第二十条规定：“软件供应商应当就如何通过会计软件开展会计监督工作，提供专门教程和相关资料”。这也是软件服务的一项重要内容。随着信息化程度的提高，会计监督工作越来越多地直接通过会计软件来进行资料查询、发现线索、分析问题。因此，供应商提供通过软件开展会计监督的专门教程或手册等资料，为会计监督工作提供了便利，同时也减轻了客户企业的负担。供应商编写会计监督相关教程、手册等资料，应着重注意专门性的要求，也就是说专门教程和相关资料应把监督人员可能用到的操作说明单独组织起来，要突出重点，根据使用频率排序，要有实用性、操作性，简洁明了，直接指明相关功能的菜单路径，使监督人员在最短的时间内就能进行操作。专门教程和相关资料应当连同会计软件的其他手册资料一并提供给客户，以备会计监督人员查阅。
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