会计档案工会

对会计档案进行整理是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构和会计人员必须认真对待，努力做好。(1)会计凭证的整理。会计凭证是会计档案的重要组成部分。《会计基础工作规范》对会计凭证的整理、装订、保管都有明确的要求。会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。整理会计凭证，首先，要把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证分类。记账凭证一般分为现金收、付款凭证，银行收、付款凭证，转账凭证，共三类五种。根据不同的种类，按时间或按顺序号逐张排放好。其次，整理记账凭证的附件，剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。再次，清除订书针、曲别针等金属物。最后，将记账凭证按适当厚度分成若干本。将会计凭证整理好后，应按照有关规定的要求，认真做好会计凭证的装订工作。(2)会计凭证的归档。首先，要认真填好会计凭证的封面。封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证。其次，填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上“×年×月凭证”和案卷号。再次，将装订好的凭证入盒，由专人负责保管。(3)会计账簿的整理。年度终了，各种账簿(包括仓库的材料、产成品或商品的明细分类账)在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。首先，将活页账按页码顺序排好，加封面后装订成本。然后，将各种账簿按照会计科目顺序排列，据以逐本登记会计档案(会计账簿)封面。会计账簿封面的有关内容要写全。(4)会计报表的整理。会计报表一般在年度终了后，由专人(一般是主管报表的人员或财会机构负责人)统一收集、整理、装订，并立卷归档。平时，月(季)度报表，由主管人员负责保存。年终，将全年会计报表，按时间顺序整理装订成册，登记会计档案(会计报表)目录，逐项写明报表名称、页数、归档日期等。经会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责装盒归档。(5)其他会计资料的整理。其他财会资料，包括年(季)度成本、利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报告、工资计算表及一些重要的经济合同，也应随同正式会计档案进行收集整理。但是，这部分资料不全部移交档案部门，有的在一个相当长时间内，由财会部门保存。这就需要认真筛选，把收集起来的这些资料，逐件进行鉴别，将需移交档案部门保管存放的，按要求另行组卷装订，而后移交档案部门

隐匿会计凭证、会计账簿、财务会计报告罪是全国人大常委会1999年12月25日通过的《中华人民共和国刑法修正案》第8条对《刑法》第162条作的补充规定的新罪名。法条为“隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，情节严重的，处五年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处二万元以上二十万元以下罚金。单位犯前款罪的，对单位判处罚金，并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依照前款的规定处罚。”此罪是为适应严厉打击新型经济类犯罪的需要所设立的新罪名，在实践中遇到的较少。笔者结合此案，就此罪的认定谈一下粗浅的认识。 一、隐匿会计凭证、会计账簿、财务会计报表罪的犯罪构成分析 1、犯罪客体。本罪所侵犯的客体为会计资料管理制度。本罪的犯罪对象是会计档案中的会计凭证、会计账簿和财务会计报告。会计凭证是指记录经济业务发生和完成情况的书面证明，按照填制程序和用途可分为原始凭证和记账凭证。会计账簿是指由一定格式、相互连缀的账页组成，用来有序、分类地全面记录和反映一个单位经济业务的会计簿籍，是会计信息的主要载体之一。财物会计报告是指一个单位依法向国家有关部门提供或者向社会公开披露的反映单位财务状况和经营成果的书面文件。 2、犯罪客观方面。表现为隐匿或者销毁应当依法保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，且情节严重。隐匿，指故意隐藏。在有关行政主管部门依法实施会计监督时，将应当提供出来接受检查的会计凭证、会计账簿、财务会计报告隐藏起来拒不提供，或者对应当提供社会监督的会计凭证、会计账簿、财务会计报告隐藏起来拒不提供，都构成隐匿。销毁，指采用各种手段，如焚烧、水浸、撕毁、丢弃、涂抹等等，使会计资料毁灭或无法恢复，不能辨认。“情节严重”的构成标准，实践中应参照最高人民检察院、公安部《关于经济犯罪案件追诉标准的规定》之七“隐匿、销毁会计资料案（刑法第162条之一）”的规定，即涉嫌下列两种情形的，应予追诉：一是隐匿、销毁的会计资料涉及金额在五十万元以上的；二是为逃避依法查处而隐匿、销毁或者拒不交出会计资料的。 3、本罪的主体。年满16周岁具有刑事责任能力的自然人均可构成本罪，单位也可以构成此罪。虽然本罪对主体要件没有作任何限制，但是从犯罪客观方面来分析，构成此罪的一般应该是对相应会计资料负有保管义务的单位和个人。 4、犯罪主观方面。是故意犯罪，即行为人明知属于应当保存的会计资料，而故意隐匿或者销毁。过失不能构成此罪，如保管人由于粗心、失职等原因，导致会计资料丢失、毁损；没有保管义务的人由于受骗、过失、意外等原因，导致会计资料毁损、灭失，无论造成多么严重的后果，都不能构成此罪。当然，不排除可能构成其他犯罪。 二、隐匿会计凭证、会计账簿、财务会计报表罪与妨害清算罪的区分 隐匿会计凭证、会计账簿、财务会计报表罪是《刑法修正案》对《刑法》第162条的补充规定中新增的罪名，《刑法》162条原规定的罪名是妨害清算罪，两罪规定在同一法条中，为防止适用中的混乱，笔者在此试作简要区分。妨害清算罪，是指公司、企业进行清算时，隐匿财产，对资产负债表或者财产清单作虚假记载或者在未清偿债务前分配公司、企业财产，严重损害债权人或者其他人利益的行为。隐匿会计凭证、会计账簿、财务会计报表罪与妨害清算罪的区别： 1、主体不同，前罪为一般主体，既包括单位，又包括个人；而后罪主体为特殊主体，只有因解散、破产等原因需要进行清算的公司、企业的直接责任人员以及进行公司、企业清算的清算组的组成人员才能构成此罪。 2、客观方面不同。前罪表现为隐匿或者销毁应当依法保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，且情节严重；后罪表现为隐匿财产、对资产负债表或者财产清单作虚假记载，即不真实反映资产负债和财产状况，或者在未清偿债务前分配公司、企业财产，且上述行为给债权人或者其他人的利益造成严重损害。 3、发生时间不同。前罪对发生时间没有限制；后罪则要求必须发生在公司、企业进行清算时，对于分配公司、企业财产的行为还要求发生在未清偿债务前。 4、犯罪对象不同。前罪的犯罪对象为会计凭证、会计账簿和财务会计报告；后罪的犯罪对象为公司、企业的财产。 5、犯罪客体不同。前罪的犯罪客体为会计管理制度；后罪的犯罪客体为公司、企业的清算管理制度。 三、对本案所认定罪名的分析 犯罪客观方面是本案能否认定此罪的关键。本案中，任某私自收取售房款83.3万元，私设账目、擅自支出52.9万元。在镇政府审计过程中，他拒不交出私设的账目、接受审计，致使具体事实长期无法查清。隐匿会计资料罪，针对的是对会计资料管理制度的破坏行为，所隐匿的一般是正常的会计资料。本案的特殊点是，任某所隐匿的会计资料是自己私收售房款所设的账目及所形成的会计凭证，这种隐匿私自形成的会计资料的行为是否构成此罪？我们认为，单独评价隐匿行为，即使隐匿私自形成的会计资料，也可以构成此罪，根据法律解释“举轻以明重”的原则，只要涉及的财产不单纯是自己的、是应当接受审计监督的，隐匿正常的会计资料都是涉嫌此罪的，那么隐匿私自形成的会计资料，就更可以构成此罪，这样理解符合法理。何况本案中，任某隐匿的是私收的售房款所形成的会计资料，是集体财产的会计资料，其拒不交出会计资料的行为，严重影响了镇政府的审计工作，使集体财产长期无法核实，这里还不能排除集体财产已经流失的可能，在村民中的影响很坏。如果这种隐匿私自形成的会计资料的行为，目的是为了掩盖贪污、挪用公款等犯罪行为，或者从私设账目之时，犯罪嫌疑人就是为了进行贪污、挪用公款等犯罪行为，那么根据不同情况，隐匿会计资料的犯罪也有可能因为牵连犯的规定，而并入贪污、挪用公款等罪名处罚，但是隐匿会计资料行为，本身涉嫌犯罪，是没有问题的。就本案来说，由于款项的去向不明，无法认定任某是否涉嫌其他犯罪，但就目前认定的事实，其隐匿会计资料，拒不接受审计，所涉嫌数额已经超过构成犯罪的数额（隐匿、销毁的会计资料涉及金额在五十万元以上），故可以认定其涉嫌隐匿会计凭证、会计账簿罪。

一、财务档案会计资料的保管

每年度终了决算结束后应对财务档案会计资料全面分类整理编号、登记，由专人保管。

二、档案的内容

1会计凭证（原始凭证和记账凭证）。

2账簿（银行日记账、现金账、明细账和总账）。

3会计报表（预决算报表、季度报表，月份库存物资报表）。

4银行存款对账单，各种发票存根，凭证编号，作废支票。

三、保管期限

根据国家规定年度会计报表永久保存，日报和季报保管3年~5年，各种会计账簿和会计凭证保存10年。

四、销毁

各种报表凭证、账簿到期需要销毁时，填写会计档案销毁清册，报经上级财务部门批准后，方可销毁。

五、调阅

调阅会计档案时，要办理调阅批准手续。本单位人员调阅会计档案时，经会计主管人员同意。外单位调阅会计档案时，要有正式介绍信，经会计主管人员同意，单位领导批准，批准后要详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人姓名和工作单位、调阅理由、归还时间等。

调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制的要经过本单位主管领导批准。

下列会计资料应当进行归档：(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全，对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式，新《管理办法》提出了如下要求：一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。以上要求中：第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。近年来，国家档案局对机关和企业文件材料的定期保管期限进行了调整，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）分别将企业管理类档案和机关文书档案的定期保管期限统一为10年、30年。另外，会计档案在很多民事案件中都作为重要证据，民事案件的诉讼时效最长为20年，但大部分会计档案的最低保管期限都低于20年。为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，新《管理办法》将会计档案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类，并将原附表1、2中保管期限为3年、5年、10年的会计档案统一规定保管期限为10年，将保管期限为15年、25年的会计档案统一规定保管期限为30年。其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至30年，其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的最低保管期限如下：新《管理办法》规定，单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。特别提示电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。新《管理办法》规定，单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并

会计档案遇有遗失损毁时，应即呈报主管，除经调查认为经管人员并无怠忽且予解除责任外，应交付惩罚。因会计档案遗失或损毁而财物受损害者，档案管理人员应负赔偿责任。