会计档案保管的心

(1)每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。(2)当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。(3)移交本单位档案机构接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人共同拆封整理，以分清责任。(4)对会计档案应当科学管理，做到妥善保管.存放有序.查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损.散失和泄密

（1）会计档案的整理立卷。会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。①分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。②档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。③管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。（2）会计档案的装订。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。①会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。A．会计凭证装订前的准备工作：a．分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；b．按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；c．摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；d．整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；e．记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。B．会计凭证装订时的要求：a．用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；b．凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；c．装订凭证厚度一般1．5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。会计凭证装订后的注意事项。a．每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；b．在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。②会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：A．账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。B．活页账簿装订要求：a．保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。b．多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。c．在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。C．账簿装订后的其他要求：a．会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。b．会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。c．封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。d．会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。③会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。（3）会计档案的保管。《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：①会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：A．开列清册，填写交接清单；B．在账簿使用日期栏填写移交日期；C．交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。②会计档案的保管要求。A．会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；B．采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；C．会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；D．会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；E．设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；F．会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。③会计档案的借阅。A．会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。B．外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。C．借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。D．借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。④会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：1996年度终了日为12月5日，保管期限按1997年元月1日开始计算。为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有效、不出差错。

《会计档案管理办法》规定：企业和其他组织会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1.原始凭证15年2.记账凭证15年3.汇总凭证15年二会计账薄4.总账15年包括日记总账。5.明细账15年6.日记账15年现金和银行存款日记账保管25年。7.固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年。8.辅助账簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告。9.月、季度财务报告3年包括文字分析10.年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11.会计移交清册15年12.会计档案保管清册永久13.会计档案销毁清册永久14.银行余额调节表5年15.银行对账单5年附：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表保管期限序号档案名称财政总行政单位税收备注预算事业单位会计一会计凭证类1.国家金库编送的各种报10年10年表及缴库退库凭证2.各收入机关编送的报表10年3.行政单位和事业单位的15年包括：原始凭证、各种会计凭证记账凭证和传票汇总表。4.各种完税凭证和缴、退15年缴款书存根联在销号库凭证后保管2年。5.财政总预算拨款凭证及15年包括：拨款凭证和其其他会计凭证他会计凭证。6.农牧业税结算凭证15年二会计账簿类7.日记账15年15年8.总账15年15年15年9.税收日记账（总账）和25年税收票证分类出纳账10.明细分类、分户账或登15年15年15年记簿11.现金出纳账、银行存款25年25年账12.行政单位和事业单位固行政单位和事业单位定资产明细账（卡片）固定资产报废清理后保管5年。三财务报告类13.财政总预算永久14.行政单位和事业单位决算10年永久15.税收年报（决算）10年永久16.国家金库年报（决算）10年17.基本建设拨、贷款年报10年（决算）18.财政总预算会计旬报3年所属单位报送的保管2年。19.财政总预算会计月、季度5年所属单位报送的保管报表2年。20.行政单位和事业单位会计5年所属单位报送的保管月、季度报表2年。21.税收会计报表（包括票证10年电报保管1年，所属报表）税务机关报送的保管3年。四其他类22.会计移交清册 15年15年15年23.会计档案保管清册永久永久永久24.会计档案销毁清册永久永久永久注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。

新《会计档案管理办法》,自2016年1月起施行，原始凭证、记账凭证的保存期限由15年变为30年，总账、明细账的保存期限由15年变为30年，等等。具体请见下表：

会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。《会计档案管理办法》规定了中国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，具体规定如下：1、需要永久保存的会计档案有：年度决算财务会计报告； 资本金、股金及股权明细； 开销户登记簿； 客户挂失申请书、挂失登记簿、补发凭单（卡）收据； 账销案存的清单或资料； 关注微型公总号搜、索kckaoshi可关注获取会计从业资格考试真题一套！会计档案保管登记簿、销毁清册； 7有价单证、业务公章销毁清册； 机构变动交接清册； 有权机关查询、冻结及扣划书； 己用凭证、账簿登记簿； 会计系统数据移植日的所有会计档案； 会计初始环境文本、 基础数据维护修改有关记录、 文件； 其他需要永久保管的档案。2、保管期限为25年的会计档案有：现金和银行存款日记账；税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账。3、保管期限为15年的会计档案有：会计凭证类；总账、明细账、日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款）；会计移交清册；行政单位和事业单位的各种会计凭证；各种完税凭证和缴退库凭证；财政总预算拨款凭证及其他会计凭证；农牧业税结算凭证；会计移交清册。4、保管期限为10年的会计档案有：国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证；各收入机关编送的报表；财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨货款年报；税收会计报表（包括票证报表）。5、保管期限为5年的会计档案有：下级行上报的中期财务会计报告（月度、季度、半年度 报表及附件、说明）；联行往来清单及查询查复书； 密押代号表使用保管登记簿； 存、贷款单位余额对账回单； 固定资产卡片、固定资产报废清理后卡片；客户申请办理电子支付业务的基本资料、协议； 其他需要保管五年的会计档案。6、保管期限为3年的会计档案有：各级行本身及汇总全辖的日计表；会计系统运行日志； 不定期报表；会计检查工作底稿、检查报告、整改情况等检查资料；流水账； 其他需要保管三年的会计档案。

如何做好会计档案管理工作一、会计档案的定义和内容会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。二、会计档案管理中存在的问题(一)会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职的会计档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。(二)会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。三、会计档案管理存在问题的解决措施(一)加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。(二)规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

1、根据国家档案法及会计档案管理制度要求，按会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁的程序，保证 会计档案保管妥善，存放有序，查阅方便，严防毁损、散失和泄漏。 2、对当年形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、银行调节表、银行对账单等负责整理、立卷、装订成册，编制会计档案保管清册，在计财处存放超过一年后，按照规定的期限编制移交清册，及时移交给学校档案馆统一保管。 3、保证会计档案的安全，注意防火、防潮、防磁、防尘。 所有会计档案必须登记造册，不得丢失、毁损、非法抄录；打印输出的纸质档案必须装订成册并加具封面，记账凭证必须附有原始凭证，凭证、账簿必须连续编号并经审核签字后，方可归档保管。 4、所有会计档案的借阅和归还必须有完备的登记手续，归还时应检查其完好性，不得涂改、毁损和过期不还；不得将会计档案随便借出，查档要办理登记手续，严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。 5、完成处领导交办的其他工作任务。