湖边隐居
为了防止会计数据的丢失和损坏，会计数据的备份就成了一项非常重要的，必须经常进行的例行性基础工作。 会计数据的备份一般可分为日备份和月备份。 日备份属于安全性备份。 在实践中日备份常用的一种备份方法是所谓“祖父——父亲——儿子”方法。这种方法同时保存三个更新的文件，其中“儿子”文件是最新状态的，它是由当前业务文件更新“父亲”文件产生的；同样，“父亲”文件是当前业务文件更新“祖父”文件而生成的。这样，如果“儿子”文件被毁或发现有错误，可以采用前推法恢复当前文件，即根据“父亲”文件和“父亲”与“儿子”文件间隔期间的业务文件来重建“儿子”文件。可以看出，这种方式下，备份文件的保存期间是备份周期的三倍。如果每天备份一次，那么一套备份文件只能保存三天。 月备份的会计数据作为会计档案资料保存。 确保会计数据备份成功有几个因素。 (1)必须使备份成为例行性的工作。许多计算机会计系统的管理员往往认为进行日备份没有必要，这种观点是非常错误的。这是目为计算机会计系统的数据很容易被有意或无意地破坏，如果没有备份，会导致巨大损失 (2)需要把备份的会计数据扣管在安全可靠的地方。备份会计数据的磁盘、磁带也会面临失火、被盗等风险，因此，寻找一个安全的地方来保存备份的磁盘、磁带等是必要的。 (3)要不断地为备份做好记录。在开始备份前，准备一个可登记；个循环的记录作为备份日志，记录备份执行的日期、备份设备名、备份磁盘或磁带的位置，并在日志中签上备份人员的姓名。会计数据的备份方法主要有： (1)使用计算机会计系统的备份功能进行备份 绝大部分的会计软件都有会计数据的备份功能，利用会计软件的数据备份功能可以将计算机硬盘上的凭证、科目、账簿数据拷贝到软盘或磁带上予以保存。 (2)软盘全盘备份(即副本) 软盘全盘备份是将已备份到软盘上的会计数据再复制一份。 ①使用DISKCOPY命令进行软盘备份。使用DISKCOPY命令可以备份含有隐含文件的软盘，并且备份之前，新盘可以不格式化，但它不能复制加密盘或有拷贝保护的软盘，而且不能对硬盘使用该命令。另外，它拷贝的过程是按扇区进行的，所以，两张盘是完全一样的内容，因此，会导致引导病毒的传染。 ②使用COPY命令进行软盘备份。使用COPY命令不能拷贝隐含的会计数据文件。所以，包含隐含会计数据的软盘，要先解除隐含属性，再拷贝，并且新盘先要格式化。COPY是按文件一个一个拷贝到新盘上的，所以不会复制BOOT区的内容，即不会传染引导型病毒。COPY命令也不能复制加密盘和拷贝保护的软盘。 ③使用PCTOOLS、HD—COPY等软件工具进行备份。 (3)硬盘备份 ①使用DOS系统的BACKUP命令。使用BACKUP命令可以将指定目录下的所有数据文件或一部分数据文件备份到软盘上，也可以将指定日期以后的数据文件备份到软盘上。用BACKUP命令进行备份时应注意：有些常驻内存程序与BACKUP相抵触，当进行备份时，最好不要安装常驻内存程序，在备份结束时，应检查有没有备份到备份盘上。 ②使用Windows95或Windows98中的备份工具。Windows95或Windows98提供了专门的备份工具，使用它可以很方便地完成硬盘的备份工作。备份时，可以选择备份整个系统或所有的会计数据文件，也可以备份部分会计数据文件，在备份时，可以选择是否要执行压缩。磁盘上存放的会计数据很容易被破坏。 导致磁盘信息被破坏的因素很多，按其破坏形式可分为物理性损坏和逻辑性损坏。 物理性损坏导致磁盘报废，或部分介质不可用。 逻辑性损坏对存储介质没有破坏，只有存储在其上的会计数据丢失。 为了降低计算机会计信息失真的风险，当存放会计数据的磁盘出现物理性损坏或逻辑性损坏时应尽量采取措施恢复会计数据。 下面讨论恢复的对策。 (1)磁盘物理性损坏的恢复 即使在非常好的环境下使用磁盘，也会因读写磨损造成物理性损坏，甚至导致整盘报废。磁盘最容易磨损或划伤的是磁道，因为无论读什么文件，均要读取文件分配表和根目录区中的信息。此外，则是磁盘数据区中的某一磁道被划伤磁盘。磁道一旦物理性损坏，一般来说，存储在其上的会计数据很难恢复。但有时也可用工具软件NDD(NORTON DISKDOCTOR)修复软盘0磁道划伤。 当对数据区中的文件进行读写操作时，如果出现类似"GENERAI-FAILURE”、“SECTOR NOT FORND"、“UNRECVER—ABLE WRITE／READ DRROR ONDRIVE X TRACKXX，S1DESX'等这类提示信息，则说明出现了格式化后新出现的坏扇区。如果需要保留全部的可以保留的数据，则可使用DOS命令RECOVER恢复含坏扇区的文件。该命令可恢复文本文件和数据文件。 (2)磁盘逻辑性损坏的恢复 逻辑性损坏的特点是磁盘介质完好无损，只是所存储的会计数据被破坏。会计数提被损坏可分为永久性和逻辑性的。所谓永久性损坏，则表明会计数据已造成原文件永久性损坏。例如，同文件名复盖造成原文件永久性损坏。所谓逻辑性损坏，则表明会计数据并没有真正抹去，仍存在于磁性介质上，只是抹去了表示某一存在的指针。例如，使用DOS中DEL或REASE所删除的文件、文件复盖、格式化、计算机病毒的破坏等。造成磁盘逻辑性损坏的常见原因有：文件删除、FAT表混乱、根目录被删除等。 ①防止磁盘上存储的会计数据永久性损坏的措施 a．防止非法格式化。非法格式往往是由于误用DOS的FORMAT命令引起的，所以，可以采用隐藏FDRMAT命令的方法来防止。 方法之一是在系统中不装FORMAT命令。优点是只要设有新的系统软件的环境，就可防止格式化。 缺点是用户进行磁盘格式化不方便，但也可以通过使用Windows95、Windows98、PCTOOLS等软件来实现格式化的目的。 方法之二是既要保证使用方便，又要防止非法格式化。可通过把FORMAT、COM文件更名为用户自己知道的格式，一般命令格式输入格式命令FORMAT时，则系统不运行，只有输入更名后的命令时，才真正运行。 方法之三是建立一个FORMAT．BAT批处理文件，把FORMAT．BAT更名隐藏，使得使用FORMAT．BAT命令只能对软件进行格式化，不能对硬盘进行格式化。 B．防止磁盘会计数据文件被删除、修改、复盖。 方法之一是用DOS或Windows95把文件设置为只读。例如，用DOS的ATTRlB命令把所有DBS文件设置为只读，可用命令TTRIN+*．DBF设置为只读属性，是防止文件无意被DOS命令删除、更名或覆盖的较好方法，然而设置为只读的文件可用PCTOOLS等工具软件更名、删除。 方法之二是通过对文件名和子目录名的加密防止文件被非法删除。例如，使用不可识别的半个汉字作为子目录名，但仍可用PCTOOLS更名来破译。 ②磁盘上存储的会计数据被损坏后的恢复 a．使用备份恢复。方法之一是利用会计软件提供的恢复功能将备份的文件恢复到硬盘上。方法之二是使用COPY命令恢复该备份的原文件。例如，当硬盘中某一文件被损坏时，则可以从备份软盘把该文件重新拷贝到硬盘中。方法之三是用RESTORE命令恢复用BACKUP备份的文件。 b．使用RECOVER命令恢复根目录区中的内容。当根目录区受损时，则无法用DOS命令列出文件目录。一般情况下，由于FAT表有两个一样的备份，即使坏了一个FAT表，也可以使用另一FAT表。因此，当目录无法列出，则可用RECOVER命令来恢复。例如，把待恢复的盘插入B驱动器，键人RECOVER B：，则在B盘根目录中建立FLLEnnnn．REC这类文件，对FLLEnnnn．REC这类文件使用PCTOOLS进行检查，使用RENAME命令把这些恢复文件进行更名。 c．恢复被误删除的文件。在用户作了RORMAT或DELETE的错误操作时，只要及时运用UNFORMAT或UNDELETE命令就可能挽回错误，防止被误格式化或被误删除所造成的会计数据丢失。隐含属性，再拷贝，并且新盘先要格式化。COPY是按文件一个一个拷贝到新盘上的，所以不会复制BOOT区的内容，即不会传染引导型病毒。COPY命令也不能复制加密盘和拷贝保护的软盘。 ③使用PCTOOLS、HD—COPY等软件工具进行备份。 (3)硬盘备份 ①使用DOS系统的BACKUP命令。使用BACKUP命令可以将指定目录下的所有数据文件或一部分数据文件备份到软盘上，也可以将指定日期以后的数据文件备份到软盘上。用BACKUP命令进行备份时应注意：有些常驻内存程序与BACKUP相抵触，当进行备份时，最好不要安装常驻内存程序，在备份结束时，应检查有没有备份到备份盘上。 ②使用Windows95或Windows98中的备份工具。Windows95或Windows98提供了专门的备份工具，使用它可以很方便地完成硬盘的备份工作。备份时，可以选择备份整个系统或所有的会计数据文件，也可以备份部分会计数据文件，在备份时，可以选择是否要执行压缩。
Z.L.小姐
会计电算化条件下，会计数据输出包括屏幕查询、打印、保存到存储介质（磁盘）、通过数据接口传输到其他业务系统，以及利用网络传输等多种形式。其中，磁盘输出多用于数据的备份或上报数据（尤其是会计报表）的输出。利用网络传输一般多用于企业分支机构向总公司报账或报表输出时。查询和打印是会计数据输出的最基本形式。（一）屏幕查询的基本要求在会计电算化条件下，无须每天将会计账务数据打印输出，平时的查账需求可以通过屏幕查询来解决。对屏幕查询功能没有统一的格式和内容要求。（二）打印输出的基本要求会计软件必须提供以下打印输出功能：4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代。5.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。6.对于业务量较少的账户，可以提供会计账簿的满页打印输出功能。7.打印输出的会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。（三）关于会计核算软件输出数据的其他要求1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。2.会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能。
流星又来临
会计交接时的注意事项：一、会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。二、接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。三、会计人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：（一）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕。（二）尚未登记的帐目，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。（三）整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。（四）编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计帐簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘（磁带等）及有关资料、实物等内容。四、会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。一般会计人员交接，由单位会计机构负责人、会计主管人员负责监交；会计机构负责人、会计主管人员交接，由单位领导人负责监交，必要时可由上级主管部门派人会同监交。五、移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交；接替人员要逐项核对点收。（一）现金、有价证券要根据会计帐簿有关记录进行点交。库存现金、有价证券必须与 会计帐簿记录保持一致。不一致时，移交人员必须限期查清。（二）会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺，必须 查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。（三）银行存款帐户余额要与银行对帐单核对，如不一致，应当编制银行存款余额调节 表调节相符，各种财产物资和债权债务的明细帐户余额要与总帐有关帐户余额核对相符；必 要时，要抽查个别帐户的余额，与实物核对相符，或者与往来单位、个人核对清楚。（四）移交人员经管的票据、印章和其他实物等，必须交接清楚；移交人员从事会计电 算化工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。六、会计机构负责人、会计主管人员移交时，还必须将全部财务会计工作、重大 财务收支和会计人员的情况等，向接替人员详细介绍。对需要移交的遗留问题，应当写出书 面材料。七、交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交注册上签名或者盖章，并应在 移交注册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人员的职务、姓名，移交清册页数 以及需要说明的问题和意见等。 移交清册一般应当填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。八、接替人员应当继续使用移交的会计帐簿，不得自行另立新帐，以保持会计 记录的连续性。九、会计人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理的，会计机构负责人、会计主管人员或者单位领导人必须指定有关人员接替或者代理，并办理交接手续。 临时离职或者因病不能工作的会计人员恢复工作的，应当与接替或者代理人员办理交接手续。 移交人员因病或者其他特殊原因不能亲自办理移交的，经单位领导人批准，可由移交人员委托他人代办移交，但委托人应当承担本规范第三十五条规定的责任。十、单位撤销时，必须留有必要的会计人员，会同有关人员办理清理工作，编制决算。未移交前，不得离职。接收单位和移交日期由主管部门确定。 单位合并、分立的，其会计工作交接手续比照上述有关规定办理。十一、移交人员对所移交的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。会计交接是指会计人员调整时，由离职会计将有关工作和各项会计资料交给继任者的过程。会计人员工作离任，都必须办理交接手续。会计交接内容包括会计凭证、会计账簿、会计报表及报表附注、会计文件、会计工具、印章和其他资料(如户口登记簿、土地登记簿、会议记录簿、文书档案等) 实行会计电算化管理的企业，还应移交会计软件、数据磁盘及相关资料。
奔跑的窝妞妞
计算机会计核算系统中的数据备份，通常是指将存贮在计算机硬盘上的数据复制到软盘上，在计算机以外的地方另行保管，当硬盘上的数据发生故障时，能及时地从软盘上恢复正确的数据。数据备份的另一个作用是查询输出以往年份的账。AB备份法是计算机会计核算系统常用的方法。基本原理是：每年度准备若干张已格式化的软盘分为两组，每组软盘张数视业务量的多少而定；如果A组先用作备份，那么B组可用作下一次的备份，再下一次又使用A组软盘；两次备份的时间间隔根据具体情况制定。当硬盘数据发生故障时，可使用A组软盘恢复到最新状态，假如A组软盘也发生数据丢失或损坏，还可以用B组软盘恢复到最近的状态，以确保会计档案的安全完整。AB备份法可以有效地提高系统会计数据的安全系数。至此，一个备份周期中的所有数据及公式文件完成备份。（2）数据恢复。数据恢复是指将备份到软盘上的数据恢复到计算机硬盘上，它与数据备份是一个相反的过程。在下列情况下应使用数据恢复功能进行数据恢复：①当硬盘数据被破坏时；②当需要查询以往年份的历史数据，而这些数据已从硬盘清除；③当需要从一台计算机转移到另一台计算机运行会计软件时，可在新的计算机上先安装会计软件，再将原会计数据恢复到新计算机的硬盘上。（3）数据恢复时应注意的事项。①由于恢复数据是覆盖性的，不正确的恢复可能破坏硬盘中的最新数据，因此在做数据恢复时，应先将硬盘数据备份；②进行恢复操作时，用户应指明恢复何年何月的数据。当开始恢复数据时，系统首先识别软盘上标识的备份日期是否与用户选择的日期相同，如果不相同将提醒用户换盘。由于数据恢复工作比较重要，容易错把硬盘上的最新数据变成软盘上的旧数据，因此应指定少数人进行此项操作；③不要在恢复过程中关机、关电源或重新启动机器；④不要在恢复过程中打开驱动器开关或抽出软盘，除非系统提示换盘。
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