会计档案管理规范培训课件

按照会计档案管理的主要内容，在管理工作中应该按以下要求进行：一、造册归档各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂 由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员 不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆 封整理，以分清责任。二、制定使用及借阅手续各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计 档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，应设置“会计档案查阅登记簿”，用来登记查阅人、查阅日期、查阅理由、归还日期等。本单位人员查阅会计档案，需经过会计主管人员同意;外单位人员查阅会计档案，要经过单位负责人批准，并出具正式介绍信。三、遵守保管期限和履行销毁手续会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。具体如?企业和建设单位会计档案保管期限。另外，鉴于会计档案管理的重要性，各个单位必须加强对会计档案管理工作的指导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

(一)加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制。由单位档案机构统一管理的会计档案,应严格按照会计档案整理的有关规定,明确会计档案的所有权是单位,，未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案(二)规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,封粘装订线,并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。(三)规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位,财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续,将会计档案移交综合档案室保管。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已终止会计核算业务的单位或部门,其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人,应立即办理移交手续。(四)规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时,由本单位会计档案管理部门提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查后,编造会计档案销毁清册。按规定销毁会计档案时,应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前,应认真清点核对,销毁后,应在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告单位领导。(五)加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。因此要从源头上做好会计档案的整理规范工作。(六)完善会计档案管理的各项规章制度,严格办理会计档案移交手续。建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外,还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》,结合实际,制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,确保会计档案收集的齐全完整。交接凭据应一式三份,双方单位各自保留一份,存档一份(七)提高会计部门人员素质,完善人员配置结构会计系统是由人来操作的,一个系统是否安全,不但取决于系统本身,更应该注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身,对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。加强会计人员素质，加强档案管理意识，及时归还手中完善好的档案。

一、修订背景财政部、国家档案局于1984年联合发布了《会计档案管理办法》，并于1998年对该办法进行了第一次修订。现行《管理办法》实施10多年以来，对于规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地为经济建设服务等发挥了积极作用。近年来，随着我国市场经济体制的不断健全、经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的范围内容、承载形式、管理方式、应用程度等均发生了较大的变化，现行《管理办法》的有关条款已经无法适应新情况和新变化，突出表现在：（一）随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，并形成大量的电子会计档案，需要予以规范。（二）随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加，会计档案数量大幅上升，档案管理工作面临着成本效率问题，会计档案的保管形式需要进行变革。（三）随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家有关档案管理标准的出台或修订，会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的规定，相应需要进行调整。二、修订的主要内容（一）明确会计档案的定义和范围现行《管理办法》采用列举的方式，提出了四类应当归档的会计资料，但未对会计档案的内涵进行界定。列举之外的其他会计资料是否应当归档，缺少相应的判断标准，导致各单位在实际工作中的做法存在较大差异或者出现一些争议。因此，根据《档案法》以及相关制度办法关于档案的表述，修订后的《会计档案管理办法》（以下简称《新管理办法》）对会计档案进行了定义，规定“本办法所称会计档案是指各单位在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料”。同时，根据《会计法》，《新管理办法》对会计档案的范围进行了适当调整，规定会计档案应该包括：（1）会计凭证：原始凭证，记账凭证。（2）会计账簿：总账，明细账，日记账，其他辅助性账簿。（3）财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告。（4）其他会计资料：其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。（二）明确电子会计档案的管理要求随着互联网的飞速发展，云计算时代的来临，会计信息化步伐不断加快，电子会计资料正逐步取代纸质会计资料，在会计核算和财务管理中发挥着日益重要的作用。现行《管理办法》规定“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并财政部、国家档案局备案”。在信息化时代，电子档案管理的法律规范和技术手段已经较为成熟，要求同时保存纸质和电子的会计档案意义不大，也大大增加了档案的管理成本。此外，所提的备案要求既有悖于国务院关于转变政府职能、简政放权的精神，也并不符合目前实际的做法。为此，《新管理办法》删除了备案的规定，并进一步肯定了电子会计档案的有效性和可替代性（对纸质会计档案的替代），规定“单位内部形成的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存：（1）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；（2）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；（3）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；（4）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；（5）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。相应地，根据国家有关规定，《新管理办法》对电子会计档案的移交、销毁、利用等也提出了有关要求。（三）完善会计档案的销毁程序和要求会计档案的销毁是会计档案管理工作的重要环节，其中，销毁鉴定是销毁的前提和基础。现行《管理办法》第十条规定了会计档案销毁的具体程序，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，同时要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人。在实际工作中，为避免可能发生的风险和承担的责任，对于已超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案，单位负责人一般也不愿轻易销毁，会计档案销毁工作很难有效实施。因此，《新管理办法》增加了销毁鉴定的程序和要求，规定“各单位应当成立档案鉴定委员会（或小组），定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以进行销毁。”监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。现行《管理办法》规定，“销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销”。会计档案销毁属于单位的内部管理事务，由内部相关部门进行监销已经能够起到应有的监督作用，国家机关销毁会计档案再由财政部门、审计部门派员监销，实际意义不大，也增加了行政管理成本。为此，《新管理办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定，同时进一步明确单位内部组织监销的有关要求，规定“单位档案机构、会计机构、审计机构共同负责组织销毁工作，并共同派员监销。电子会计档案销毁时，还应当由信息系统管理机构派员监销。”、“监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。”（四）结合实际需要完善或修改相关内容一是延长会计档案移交档案机构（档案工作人员）的期限。现行《管理办法》要求会计年度终了后，会计档案可暂由会计机构保管一年，一年后应当移交本单位档案机构统一保管。实际工作中，很多单位会计机构的需要应对会计师事务所的审计以及业务主管部门、审计部门、税务部门等的检查，通常近三年的会计凭证、账簿、报表需要随时查阅。为减少审批手续，提高工作效率，会计机构往往申请推迟档案移交的时间。为此，新《管理办法》规定，“属于当年归档范围的会计资料，一般应当在会计年度终了后半年内，由单位会计机构向档案机构或档案工作人员进行移交。因工作需要确需推迟移交、由会计机构临时保管的，应当经档案机构或档案工作人员所属机构同意，且最多不超过三年。”二是完善会计档案利用的有关要求。现行《管理办法》规定，“各单位保存的会计档案不得借出”。实际工作中，在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者出于司法需要，会计档案会被借出。因此《新管理办法》规定，“单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。”三是明确代理记账中涉及的会计档案管理问题。近年来，我国会计服务外包发展迅速，很多小企业委托中介机构代理记账。因此，《新管理办法》规定“单位委托中介机构代理记账的，应在签订的书面委托合同中，明确会计档案的保管要求及相应责任”。四是根据会计档案的实际利用情况，将会计档案的定期保管期限由五类改为两大类，删除了三年的定期保管期限类别，并相应调整了附表中的保管期限。

加强会计档案管理工作的建议一、会计档案的定义和内容会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。二、会计档案管理中存在的问题(一)会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职的会计档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。(二)会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。三、会计档案管理存在问题的解决措施(一)加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。(二)规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

档案是机构内部最为规范的知识，是机构存在的历史依据，做好档案管理工作是一个机构健康发展的需要，档案管理工作是机构管理工作的一部分，是提高机构工作质量和工作效率的基础条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作，是衡量一个机构管理水平的重要尺度。会博通知识管理系统提供承载档案全生命周期管理的管理体系。档案的采集与形成：对于档案的信息化采集，支持多种采集渠道以及多种采集方法。机构可以按照内部管理的习惯以及需要，匹配采用符合自身需要的档案管理规范，对实体档案与电子档案进行统一管理。档案的信息化存储：对于企业来说，如何把档案进行有序化管理，是档案管理的重点，会博通综合档案管理能有效帮助企业，对档案进行分门别类的有序化管理。并且，系统提供例如封面、背脊、目录、备考表等表格打印，辅助档案人员轻松地完成对纸质档案的手工处理。档案的信息化利用：在如今信息化管理时代，档案并非单单把档案封存在档案室或系统中，而是利用档案借阅、归还与发放，搜索平台，提醒，历史版本，水印防扩散等功能，助力企业日后的生产经营管理提供重复利用、历史借鉴以及促进改善与创新的重要材料。希望可以帮助到你