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1、从银行提取现金作为备用金。
借：库存现金。
贷：银行存款。
2、当外差人员借款作为备用金时：
借：其他应收款－备用金。
贷：库存现金。
备用金应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用，备用金主要用于小额零星报销费用支出，其使用范围为：除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出；出差人员必须随身携带的差旅费；其他确需支付现金的支出等。
提取备用金注意事项
1、单位需要提取现金时，一般由出纳人员填写现金支票到银行提取现金。现金支票的填写要求很严格：必须使用碳素墨水或蓝黑墨水用钢笔填写，书写要认真，不能潦草。签发日期应填写实际出票日期。
2、收款人名称填写应与预留印鉴名称保持一致；金额必须按规定填写，金额如有错误，不能更改，应作废重填；用途栏要填写真实用途，不得弄虚作假；签章必须与银行预留印鉴相符；支票背面要有取款单位或取款人背书。
以上内容参考 百度百科-会计分录
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企业建立备用金账户时，应通过“其他应收款中备用金”或“备用金”科目进行核算。备用金可以看做是内部单位或个人的借款，因此在账务处理上，通过“其他应收款”挂账的方式进行操作。借款时暂挂“其他应收款”，使用或还款时，冲销“其他应收款”。“其他应收款”借方余额表示尚未清账的备用金额，贷方余额表示企业应支付的金额。备用金是指为了满足企业内部各部门和职工个人生产经营活动的需要，而暂付给有关部门和人员使用的备用库存现金。根据备用金的管理制度，备用金的核算分为定额备用金和非定额备用金两种情况。
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拿到备用金做收款凭证或领款单。工资写付款凭证，后附工资表，表上要有领款人签名补充：现金收进来要写收款凭证阿，不然你的余额和库存怎么对上呢？不管收付都要做单子。超市或商场或其他地方买东西，要开发票以及明细单，就是每个商品买了多少个花了多少钱，也就是购物小票一类的东西，如果发票上同时注明了数量和金额，只要发票就可以。必须要有发票，没有发票不能入账，否则税务查账的时候比较难办。物管和水电记在管理费用，但是按理说这个不归出纳管，你只要付钱做单子就好，单子上现金的对应科目空着，交给总公司的会计做，除现金以外的科目都是会计的事，出纳无权处理。再补充：食品一类的不是办公用品阿呵呵，这些科目你不用管，交给会计，你管现金就好。另外一定要有收款凭证阿，你们不能只付不收阿呵呵，没有的话去文具店买，都有的。领备用金算收款，要记收款凭证或通用的记账凭证，付款凭证不可以。
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