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浅谈会计电算化实际应用中的一些问题会计论文
摘要：当前，我们的社会生活正发生着巨大的变化，而信息化正是一个重要的表现。信息化正在改变着我们的生活、我们的工作。作为经济活动反映的会计这一工作也正面临着信息化的变革。而会计信息化的基础正是会计电化。笔者作为一名有着多年财务工作经验的老会计在实际的会计电算化工作中发现了一些问题，这其中包括计算机软硬件的问题、会计电算化的安全问题、政策及制度的问题、实际操作人员的问题等。这些问题在一定程度上制约着会计电算化的普及和发展。
关键词：会计电算化；实际应用；问题；改进意见
会计电算化是会计发展史上的一次重大革命。笔者作为一名有着18年财务工作经历的老会计亲身经历了从手工记帐到会计电算化的转变，也深刻感受到了会计电算化给自己的工作带来的巨大变化和重要影响。
一、会计电算化中使用中出现的一些问题
通过长期的实践，我发现在会计电算化应用中存在着一些制约问题，这些问题既包含人的因素也包含软硬件因素、安全因素以及政策因素。
(一)会计电算化软、硬件的问题
1.会计核算软件过于混乱。财务软件的开发至今没有统一的标准和数据格式，由于各种财务软件开发所使用的编程语言和选用的数据库格式的不同，使各种财务软件之间数据交换成为障碍，给主管部门的报表汇总、数据查询、数据传输增加了难度。财务软件混乱还使电算会计培训难以达到预期效果，由于不同软件的功能、使用方法有很大的区别，一旦会计人员所学习的财务软件与单位核算的财务软件不同，就使会计人员无从下手、难以适应。
2.软件的设计和功能仍有欠缺。目前市面上出现的财务核算软件多种多样，虽然功能也是日臻完善，但是总是或多或少有一些缺憾。
比如笔者使用的财务软件，在操作界面上就非常友好，非常人性化。
呈现在操作者面前的基本上就是一张张凭证和账页，非常有利于从手工记账向电算化的转换，也非常适合那些早已习惯手工记账的财务人员向计算机核算的转换。整体操作效果非常直观。但是在其他有些方面就不太尽如人意了，比如说他没有辅助核算项，需要增设大量的明细科目，增加了工作负担，感觉实际使用起来比较混乱。另外，在打印账页时也不能像手工记账那样有整本账的页码，在查阅打印出来的账本时很不方便。笔者也接触过另外一款财务软件。此软件的功能非常完善，极大地方便了财务核算工作。但是它的人机界面不太直观，实际操作起来感觉比较抽象，对于习惯于手工记账的老财务人员来说接受起来比较困难，不利于从手工记账向电算化的转换。
3.硬件更新换代慢。随着信息技术的发展，企业原有的局域网，小型服务器、低配置电脑已难以适应新软件的运行，工作量的加大需要更高的处理速度，这些低配置的硬件设施已经影响了电算化财务工作的工作效率。笔者所在单位的电脑还是98年的机型，在运行财务软件的时候不要说在登账和计算报表时的速度极为缓慢，就是保存新制凭证也是一个漫长的过程。硬件问题对整个财务电算化的影响可见一斑。但由于资金以及其他的原因使的单位无法进行及时的硬件的更新换代，这些都制约了会计电算化工作的进一步发展。
(二)会计电算化的安全性问题
实行会计电算化如何保证财务数据的安全又成了摆在我们面前的新问题。首先是数据备份问题，要多重备份，并分处、分人保管。但在实际工作中常有以下几种不应有的情况发生：一是备份不够及时，缺点是如果电脑出现故障会导致未备份数据的丢失，造成不必要的损失。二是备份的数据的安全性不高，多数财务人员习惯于将备份数据存放在电脑硬盘的其他分区中，这种备份的意义并不是很大，一旦硬盘损坏将造成极大的麻烦甚至是数据的丢失。还有些数据虽然放在光盘和其他存储介质中，但因光盘和其他存储介质的使用寿命及质量原因，常会造成数据读取不正常会或者无法读取，这种情况一旦发生就没有相应补救措施。另一方面，操作人员安全保密意识差、保密意识淡薄也易造成巨大损失。在实际工作中因为操作权限设置不当和口令密码不严或者未做到专机专人专用而造成的会计责任事故时有发生。
有些会汁电算化软件本身的数据安全保密性也比较弱。还有一些商业软件为了占领市场，缺乏职业道德，为用户提供修改以前年度账目等功能。这些都为会计电算化的安全可靠埋下了隐患。
(三)政策法规、规章制度的滞后
现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的，会计电算化后，从账户设置、账户登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部控制的方式和会计档案的保存等都发生了变化。
因此必须根据会计电算化的特点对财务会计制度做出相应的修改。
(四)人员因素是制约会计电算化发展的最重要的因素1.电算化会计人员的业务水平不高。一方面，虽然会计人员所把握的知识、理论能够满足手工会计核算，而且业务经验丰富。但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。而另一方面，许多新毕业的会计专业的学生，在学校接受了很好的电算化教育，到实际工作中能够很快地适应电算化的工作，但对手工记账的一些基本知识和要求反倒不熟悉，需要手工记账时感觉倒是无从下手。
笔者就遇到过这样的情况，单位财务科新招聘来几个会计电算化专业的毕业生，由于学校良好的教育，他们很快就适应了我单位的财务电算化工作，财务软件也运用的得心应手。后来因工作需要单位成立了一个新的下属公司，新公司的财务没有执行电算化，还是手工记账。
他们中的几个人调到新公司从事财务工作。等到实际工作一展开问题都来了：记账凭证和账簿得填写与更正不规范、一些科目运用错误、账务处理不正确，账和账、帐证之间的核对工作没有进行等等。所以一到填制报表的时候问题百出，回过头来还得学习基础的财务知识和规范化要求。
2.复合人才问题。目前，许多单位的会计人员对会计业务相当精通，但是精通计算机知识的人员却不多，大部分是“半路出家”的电算化会计人员，对计算机知识了解极其有限。所以导致有些单位和部门手工记账与计算机记账并行时间过长，增加了会计人员的`工作量。
笔者所在单位就有此情况：我所在单位包括下属公司共有财务人员30人，这些人不是从事多年手工记帐的老会计就是刚分来的新毕业生，手工帐和电算化的并行时间长达1年多，至今仍是问题不断。由此可见复合人才的缺乏对本单位的财务工作也产生了非常不利的影响。虽然有不少单位组织各种培训，但由于培训时间、单位日常事务及个人精力等因素的制约，会计电算化方面的人才总体素质仍然不高。三、会计电算化改进建议针对以上问题，笔者认为当前的会计电算化工作应分别采取以下几个方面的措施加以改进。
(一)加大软件开发力度
开发出比较完善的通用财务软件，使各行业、各单位、各部门的数据交换能够顺利进行，以方便工商、财政、税务等部门信息采集的数据化、网络化，以满足经济发展的需要、满足市场的需要。
(二)努力提高财务人员的业务素质要针对单位会计人员的特点和工作要求，科学地确定培训内容，做到教育对象层次化、知识结构系统化，切忌“速成班”式的培训。
选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干进行计算机专业的学习，真正使现有财务人员成为复合型人才。
(三)进一步完善会计电算化的配套法规、加强内控制度的建立针对会计电算化工作出现的新问题，对现有的相关法规进一步补充和完善，通过准则类法规对会计电算化进一步约束，使会计电算化工作走上规范化的道路。内控制度应在权限的分离、有关人员的相互制约、财务信息和数据的安全保密、财务管理内部防范等方面进行严格的控制。所有这些都是制定会计电算化规章制度必须加以考虑的问题。
(四)单位对软硬件升级的支持
单位本身对会计电算化工作的支持也是必不可少的，要对会计电算化工作给予一定的资金支持，不要使计算机软硬件的落后成为会计电算化的制约。只有对计算机软硬件进行经常性的升级与完善，才能更好地为单位发展服务。
从我单位实行会计电算化的过程来看，电算化系统运行比较稳定，规范了会计核算，工作效率有了很大的提高。如果我们对这些问题及时加以解决，那将会充分发挥会计电算化的高效性及准确性，为单位经营决策提供更加完整的信息，创造更高的效益。也将进一步促进社会经济信息化的进程。
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汀汀20082008
1目前会计电算化应用中存在的一些问题1.1财会专业人员计算机知识的欠缺大部分会计人员业务经验丰富,但计算机知识较匮乏,虽说能够基本利用计算机处理会计业务工作,但对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练,对软件的认识有局限性,对软件运行过程中出现的故障不能及时排除,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策,即使厂家在安装会计软件时都做了系统的培训,但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢,而且在上机时经常出现误操作,一旦出错,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,导致系统不能正常运行,更严重的导致系统崩溃。因此,既懂电脑又懂会计理论知识的复合型财务人员的缺乏已成为各单位实施会计电算化工作的主要障碍之一。1.2现行会计分工模式不利于会计电算化的发展目前部分单位实现会计电算化后,会计人员的岗位仍机械的套用原来的分工模式,这种分工使得各岗位之间不能起到相互制约、相互监督、相互控制的作用,因此传统的分工模式不利于会计电算化工作的顺利开展。1.3会计电算化后,会计制度没有作相应的修改现行的会计制度主要是以手工核算为基础的,应用会计电算化后,从账户设置、账户登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部管理和控制、会计档案的保存介质和方法都发生了变化,因此必须根据会计电算化的特点,对财务会计制度做出相应的修改,以完善制度,规范管理。1.4数据备份隐患多部分单位不能坚持每天备份,致使机器一旦出现故障,部分账务数据丢失,而且备份的数据盘没有定期检查,一旦发生问题没有相应的补救措施。绝大多数单位只用软盘备份,而软盘存在着容量小、易出故障、成本高等缺陷。1.5会计电算化后档案管理的缺陷会计电算化档案的保管是重要的会计基础工作,计算机替代手工记账后,会计档案增加了新的内容,必须对电算化会计资料的范围、存储方式、存放环境等建立相应的会计档案管理制度,以加强实施电算化后对会计电算化档案的管理。而现在有很多单位不能把会计档案单独建立会计档案室,使会计原始凭证、帐表和会计电算化备份后的资料也难以得到好的保管。1.6目前使用的财务管理软件缺乏审计功能现在绝大多数的会计软件缺乏对其系统控制、电算过程和结果进行审计,无法解决会计事项的原始数据是否真实这一至关重要的问题,电算化只是对已输入会计数据的计算上和报表账本生成上替代了人工,加上实现会计电算化后内部控制本质上的变化,对会计信息系统事实上存在着人为干预和利润调节的可能,以及提供原始数据虚假性的可能,会计电算化软件并不能有效地防止作假账和会计信息失真的问题。2针对会计电算化存在的问题提出以下建议2.1培养复合型的会计人才,以适应会计电算化的要求会计电算化的应用,给会计工作增添了新内容,对会计人员提出了更高的要求,既要求会计人员要掌握一定的会计专业知识和财务管理知识,还要掌握相关的计算机知识,以及财务软件的使用技术及保养、维护。只有掌握了丰富的会计知识、财务管理知识以及计算机知识,才能根据本单位的自身特点,利用会计电算化知识,做好会计核算工作并为单位预测和控制等经营管理工作服务,因此,各单位在实行会计电算化的过程中,更应注重培养会计电算化管理的复合型人才,以达到一专多能,促进会计电算化的顺利发展。2.2根据会计电算化工作的要求,会计岗位应作相应的调整根据会计电算化工作的特点,企业实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位为中心转变为以系统管理岗位为核心的岗位架构。具体地说,会计电算化设置的会计工作岗位和工作职责如下:①电算主管:负责计算机及会计软件系统的运行工作。②制证人员:负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证。③审核记账:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认。④电算维护:保证计算机软件、硬件的正常运行,管理机内会计数据。⑤电算审查:负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。⑥数据分析:负责对计算机内的会计数据进行分析,为单位预测、决策和控制提供可靠的信息。2.3依据会计电算化的特点,应重新制定或修正会计制度实现会计电算化的单位,应及时对下列会计制度进行修订,即:财务会计岗位责任管理、操作管理规程、定期维护管理、机房管理、档案管理、财务管理、计算机病毒的防治等各项规章制度和保障机制,确保系统高效、安全运行,充分体现会计电算化的优势。2.4做好日常数据备份工作,是确保会计电算化工作安全运行的前提实现会计电算化的单位,在日常工作中,应遵循会计电算化法规的要求,坚持做到每天进行财务数据备份,并分处分人保管,随着光盘存储技术的日趋成熟和价格的逐步下调,各单位应采用光盘存储数据。2.5加强电算化会计档案管理,是提高财务管理水平的关键电算化会计档案是指在一定的时间间隔内,如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而脱离于原计算机系统的会计档案。为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、管理、保存和利用等方面的工作。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。由于会计电算化档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“ＡＢ备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查、复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或产生某些意料外的错误。因此,会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外,还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。2.6加强会计电算化环境中内部管理和控制由于会计电算化软件缺乏审计功能,因此各单位在实现会计电算化后,必须根据计算机软硬件的特点建立新的内部控制制度,如:企业内部操作管理制度;计算机硬件和软件管理制度以及加强防止电算化犯罪的法制建设等。通过各种有效的方法和程序,保证会计电算化环境提供的数据正确、公正和安全。有效地防止计算机输入非法数据,篡改会计数据或破坏磁介质中的会计数据等舞弊犯罪行为,提高会计电算化环境中会计数据的可靠性和真实性。以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题,如若重视并及时解决这些问题,它必然会促进我国会计电算化向更深层次发展,最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量,更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。
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