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会计需要有规范书写的要求,是因为便于他人充分理解,尽量减少误会和歧义。书写规范,才能正确、清晰地书写计算结果,为决策者提供准确、可靠的会计信息,更好地为经济决策服务。扩展阅读:财会书写基本规范的要求:正确、规范、清晰、整洁、美观。1.正确。指对业务发生过程中的数字和文字要准确、完整地记录下来,这是书写的基本前提。只有对所发生的经济业务正确地反映出其发生的全过程、内容及结果,书写才有意义。2.规范。指对有关经济活动的记录书写一定要符合财会法规和会计制度的各项规定,符合对财会人员的要求。无论是记账、核算、分析、编制报表,都要书写规范,数字准确,文字适当,分析有理,要严格按书写格式书写,文字以国务院公布的简化汉字为标准,数码字按规范要求书写。3.清晰。指字迹清楚,容易辨认,账目条理清晰,使人一目了然,无模糊不清之感。4.整洁。指账面干净、清洁,文字、数码字、表格条理清晰,整齐分明。书写字迹端正,大小均匀,无参差不齐及涂改现象。5.美观。书写除准确、规范、整洁外,还要尽量使结构安排合理,字迹流畅、大方,给人以美感。会计工作人员一般都要有两枚名章,一枚方形姓名章,用于原始凭证、记账凭证、会计报表等指定位置的签章;另一枚为小长方形姓名章,用于更正数字,规格为16×4厘米。在凭证、账簿、报表上盖名章时,一般用红色印油。在各种会计资料上签名时,要签姓名全称。
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依据《会计基础工作规范》第六十条规定(以下简称《规范》),登记会计账簿的基本要求是:(1)准确完整“登记会计账簿时,应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内,做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。”每一项会计事项,一方面要记入有关的总账,另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期,应该填写记账凭证上的日期;以自制的原始凭证,如收料单、领料单等,作为记账依据的,账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。登记账簿要及时,但对各种账簿的登记间隔应该多长,《规范》未作统一规定。一般说来,这要看本单位所采用的具体会计核算形式而定。(2)注明记账符号“登记完毕后,要在记账凭证上签名或者盖章,并注明已经登账的符号,表示已经记账。”在记账凭证上设有专门的栏目供注明记账的符号,以免发生重记或漏记。(3)文字和数字必须整洁清晰,准确无误在登记书写时,不要滥造简化字,不得使用同音异义字,不得写怪字体;摘要文字紧靠左线;数字要写在金额栏内,不得越格错位、参差不齐;文字、数字字体大小适中,紧靠下线书写,上面要留有适当空距,一般应占格宽的1/2,以备按规定的方法改错。记录金额时,如为没有角分的整数,应分别在角分栏内写上“0”,不得省略不写,或以“一”号代替。阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜,以使账簿记录整齐、清晰。为防止字迹模糊,墨迹未干时不要翻动账页;夏天记账时,可在手臂下垫一块软质布或纸板等书写,以防汗浸。(4)正常记账使用蓝黑墨水“登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。”在会计的记账书写中,数字的颜色是重要的语素之一,它同数字和文字一起传达出会计信息。如同数字和文字错误会表达错误的信息,书写墨水的颜色用错了,其导致的概念混乱也不亚于数字和文字错误。(5)特殊记账使用红墨水“下列情况,可以用红色墨水记账:①按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记录;②在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数;③在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登记负数余额;④根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。”在这几种情况下使用红色墨水记账是会计工作中的惯例。财政部会计司编辑的《会计制度补充规定及问题解答(第一辑)》,在解答“应交税金——应交增值税”明细账户的设置方法时,对使用红色墨水登记的情况作了一系列较为详尽的说明:在“进项税额”专栏中用红字登记退回所购货物应冲销的进项税额;在“已交税金”专栏中用红字登记退回多交的增值税额;在“销项税额”专栏中用红字登记退回销售货物应冲销的销项税额,以及在“出口退税”专栏中用红字登记出口货物办理退税后发生退货或者退关而补交已退的税款。
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会计法对会计记录文字的总体要求是:会计记录的文字应当使用中文。即受会计法调整的国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织,无论是否在民族自治地方,无论是否属于外商投资企业、外国企业和其他外国组织,只要适用会计法,其会计记录的文字就应当使用中文。因为中文是中国通用的文字。要求所有单位会计记录的文字使用中文,有利于维护国家主权和民族尊严,有利于国家有关行政部门对单位会计资料的监督检查,有利于有关部门对单位会计资料的汇总和分析。会计法对会计记录文字的基本要求是:《会计法》第二十二条规定:“会计记录的文字应当使用中文。在民族自治地方,会计记录可以同时使用当地通用的一种民族文字。会计记录的文字应当使用中文。在中华人民共和国境内的外商投资企业、外国企业和其他外国组织的会计记录可以同时使用一种外国文字。”这表明《会计法》对会计记录使用文字的基本要求为:第一,会计记录文字应当使用中文。会计记录所使用的文字,是正确进行会计核算和表述各种会计记录、会计资料的重要媒介。会计资料作为一种商业语言和社会资源必须规范统一,而对会计资料起辅助说明作用的会计记录文字也必须通行。在我国,中文是法定官方语言文字,有广泛的适应性。因此,单位的会计记录文字必须使用中文,这是法定要求。第二,在民族自治地方和中国境内的外国组织的会计记录可以同时使用另外一种文字。在我国境内,除广泛使用中文外,在民族自治地方还使用民族文字,在一些外商投资企业等还使用外文。为了方便使用不同文字的使用者阅读会计资料,《会计法》规定,单位的会计记录在使用中文的前提下,可以同时使用另外一种文字(民族文字或外国文字)。
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