对会计电算化的建议

1目前会计电算化应用中存在的一些问题 1.1财会专业人员计算机知识的欠缺 大部分会计人员业务经验丰富,但计算机知识较匮乏,虽说能够基本利用计算机处理会计业务工作,但对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练,对软件的认识有局限性,对软件运行过程中出现的故障不能及时排除,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策,即使厂家在安装会计软件时都做了系统的培训,但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢,而且在上机时经常出现误操作,一旦出错,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,导致系统不能正常运行,更严重的导致系统崩溃。因此,既懂电脑又懂会计理论知识的复合型财务人员的缺乏已成为各单位实施会计电算化工作的主要障碍之一。 1.2现行会计分工模式不利于会计电算化的发展 目前部分单位实现会计电算化后,会计人员的岗位仍机械的套用原来的分工模式,这种分工使得各岗位之间不能起到相互制约、相互监督、相互控制的作用,因此传统的分工模式不利于会计电算化工作的顺利开展。 1.3会计电算化后,会计制度没有作相应的修改 现行的会计制度主要是以手工核算为基础的,应用会计电算化后,从账户设置、账户登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部管理和控制、会计档案的保存介质和方法都发生了变化,因此必须根据会计电算化的特点,对财务会计制度做出相应的修改,以完善制度,规范管理。 1.4数据备份隐患多 部分单位不能坚持每天备份,致使机器一旦出现故障,部分账务数据丢失,而且备份的数据盘没有定期检查,一旦发生问题没有相应的补救措施。绝大多数单位只用软盘备份,而软盘存在着容量小、易出故障、成本高等缺陷。 1.5会计电算化后档案管理的缺陷 会计电算化档案的保管是重要的会计基础工作,计算机替代手工记账后,会计档案增加了新的内容,必须对电算化会计资料的范围、存储方式、存放环境等建立相应的会计档案管理制度,以加强实施电算化后对会计电算化档案的管理。而现在有很多单位不能把会计档案单独建立会计档案室,使会计原始凭证、帐表和会计电算化备份后的资料也难以得到好的保管。 1.6目前使用的财务管理软件缺乏审计功能 现在绝大多数的会计软件缺乏对其系统控制、电算过程和结果进行审计,无法解决会计事项的原始数据是否真实这一至关重要的问题,电算化只是对已输入会计数据的计算上和报表账本生成上替代了人工,加上实现会计电算化后内部控制本质上的变化,对会计信息系统事实上存在着人为干预和利润调节的可能,以及提供原始数据虚假性的可能,会计电算化软件并不能有效地防止作假账和会计信息失真的问题。 2针对会计电算化存在的问题提出以下建议 2.1培养复合型的会计人才,以适应会计电算化的要求 会计电算化的应用,给会计工作增添了新内容,对会计人员提出了更高的要求,既要求会计人员要掌握一定的会计专业知识和财务管理知识,还要掌握相关的计算机知识,以及财务软件的使用技术及保养、维护。只有掌握了丰富的会计知识、财务管理知识以及计算机知识,才能根据本单位的自身特点, 利用会计电算化知识,做好会计核算工作并为单位预测和控制等经营管理工作服务,因此,各单位在实行会计电算化的过程中,更应注重培养会计电算化管理的复合型人才,以达到一专多能,促进会计电算化的顺利发展。 2.2根据会计电算化工作的要求,会计岗位应作相应的调整 根据会计电算化工作的特点,企业实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位为中心转变为以系统管理岗位为核心的岗位架构。具体地说,会计电算化设置的会计工作岗位和工作职责如下:①电算主管:负责计算机及会计软件系统的运行工作。②制证人员:负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证。③审核记账:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认。④电算维护:保证计算机软件、硬件的正常运行,管理机内会计数据。⑤电算审查:负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。⑥数据分析:负责对计算机内的会计数据进行分析,为单位预测、决策和控制提供可靠的信息。2.3依据会计电算化的特点,应重新制定或修正会计制度 实现会计电算化的单位,应及时对下列会计制度进行修订,即:财务会计岗位责任管理、操作管理规程、定期维护管理、机房管理、档案管理、财务管理、计算机病毒的防治等各项规章制度和保障机制,确保系统高效、安全运行,充分体现会计电算化的优势。 2.4做好日常数据备份工作,是确保会计电算化工作安全运行的前提 实现会计电算化的单位,在日常工作中,应遵循会计电算化法规的要求,坚持做到每天进行财务数据备份,并分处分人保管,随着光盘存储技术的日趋成熟和价格的逐步下调,各单位应采用光盘存储数据。 2.5加强电算化会计档案管理,是提高财务管理水平的关键 电算化会计档案是指在一定的时间间隔内,如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而脱离于原计算机系统的会计档案。为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、管理、保存和利用等方面的工作。 财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。由于会计电算化档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“ＡＢ备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查、复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。 此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或产生某些意料外的错误。因此,会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外,还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。 2.6加强会计电算化环境中内部管理和控制 由于会计电算化软件缺乏审计功能,因此各单位在实现会计电算化后,必须根据计算机软硬件的特点建立新的内部控制制度,如:企业内部操作管理制度;计算机硬件和软件管理制度以及加强防止电算化犯罪的法制建设等。通过各种有效的方法和程序,保证会计电算化环境提供的数据正确、公正和安全。有效地防止计算机输入非法数据,篡改会计数据或破坏磁介质中的会计数据等舞弊犯罪行为,提高会计电算化环境中会计数据的可靠性和真实性。 以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题,如若重视并及时解决这些问题,它必然会促进我国会计电算化向更深层次发展,最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量,更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。

内部会计控制，包括所有方法和组织资产和财务记录的可靠性，或与组织过程直接相关，一般包括审批和授权制度、记录和会计报告、企业或资产托管资产的分离、物理控制和内部审计控制装置。一个有效的内部会计控制系统应该负责确保经济业务的实施，根据管理部门的需要完成工作，并确保系统的正确实施。内部会计控制是会计处理过程中形成的自我约束和自我约束的有机组织，包括一系列相互关联和限制的系统和程序。这是会计活动健康有序运行的重要保证，是审计工作的基本条件和重要内容。《中华人民共和国会计法》规定，各单位必须建立和完善内部会计控制制度。通过本文的研究，一是改变了玉米人餐饮管理公司管理层对会计电算化内部控制管理认识的不足，认识到建立有效的计算机化内部控制管理系统的重要性和作用。二是使相关企业有相关部门建立计算机化的内部控制。2 企业会计电算化和内部控制概述2.1企业会计电算化的概述电算化会计是电子计算机和现代数据处理技术在会计工作中应用的简称。它代替了人工会计、会计和会计，用会计信息的分析、预测和决策代替了人脑。实现了数据处理的自动化，实现了传统的手工操作。会计信息系统已发展成为会计信息系统。会计电算化是会计史上的重大变化。这不仅是会计发展的需要，也是经济和会计技术的要求。从广义上讲，会计电算化是指会计电算化的相关工作，包括会计电算化软件的开发应用，会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划，建设会计电算化，而会计电算化软件市场的开发与发展。会计电算化是个人计算机的结合。它的基本组成部分包括会计、硬件资源、软件资源和信息资源，其核心是功能会计软件资源。2.2内部控制的概述从现代管理的角度来看，所谓的控制手段就是操作、管理、指挥和管理。任何组织管理人员都要有序、有效地开展业务活动，提供可靠的财务会计信息和其他方面的信息，以及各种管理信息，采取控制措施，减少决策失误，防止工作中的不当行为。当这种控制在组织系统内进行时，通常称为内部控制。内部控制是组织内部各种约束和调整的组织、计划、方法和程序，以提高组织的运作效率，获得和利用各种资源以达到既定的管理目标。其实质是一种管理控制，是一种有效的实施组织战略的必要工具。在1992次COSO报告中，我们定义了内部控制的以下定义。内部控制由董事会、经理和其他雇员执行。为财务报告的运行效率、财务报告的可靠性、有关法令的遵守等提供了合理的保障。这些要素包括：控制环境、风险评估、控制活动、信息和通信、监测。2.3企业会计电算化对内部控制的影响会计电算化是利用计算机处理会计数据。它是数据处理系统的核心，以计算机和数据传输和通信设备为中心。从原始数据的收集、记录、验证、分类、登记、计算、汇总、报告等方面完成了一系列会计工作。从表面上看,会计是会计数据处理方法的变化，但本质上影响着企业内部控制系统，使企业内部控制发生根本的变化。会计电算化增加了审计的难度。在计算机化的系统环境中，审计跟踪已经发生了很大的变化。传统的审计跟踪在计算机系统的环境中消失了，而不是看不见的电子数据、文件和磁盘。传统的分类帐、代理人的签名、记录、顺序、业务构成等都是不存在的明显线索。过去分散的内部控制主要集中在信息中心和管理或计算机管理部门，旧数据和数据经常被新数据覆盖，所以新数据覆盖的旧数据和数据。审计线索被删除了一点。系统和程序也在升级。审计跟踪一直在变化。3 玉米人餐饮管理有限公司会计电算化内部控制管理现状3.1 公司概况盐城市玉米人餐饮管理有限公司正式成立于2008年10月1日，旗下的餐饮品牌——“玉米人”连锁餐厅、传承中华数千年的饮食文化，与现代化的经营管理理念结合，形成了“玉米人”特有的、适应大众消费群体的健康中式快餐，目前已拥有数十家连锁门店，遍布江苏省内外。自公司成立以来，先后获得“中国品牌建设优秀企业” 、“中国著名品牌”、“中国诚信示范单位” 等表彰；玉米人餐饮管理有限公司被评为“中国餐饮连锁行业十大影响力品牌”,玉米人餐饮管理有限公司已成为国内知名餐饮连锁品牌之一！ 2010年，公司将“立足江苏、辐射华东”作为市场拓展策略，我们将进一步致力于为消费者提供更先进、更健康、更快、更现代的快餐食品。发扬“玉米人”的品牌，并使大、强、高品质的商品，为我国中式快餐发展带着旗帜经营。3.1.1 “玉米人”餐厅简介现代生活的快速发展，市场分化的结果是中式快餐的迅速崛起，“五谷人餐饮管理有限公司”以其高雅的装饰和舒适的环境为广大消费者提供了一个就餐的场所。周到的服务为顾客提供了良好的家居环境。精心挑选原料，严格控制烹调过程，细致的人性化服务是玉米人的独特品质。“玉米人”科学且适合国人口味的膳食组合，从中国人饮食习惯出发，结合国内现行消费水平，制定出口味独特、营养丰富的膳食组合，科学地提供了营养均衡的搭配！卫生、快捷、雅致与传统美食结合的玉米人快餐.3.2 公司会计电算化内部控制现状在2009年3月的公司第一季财务数据分析会中，玉米人餐饮管理有限公司财务部通报了当季的销售收入、应收应付及库存材料情况。2009年第一季销售收入达到了7893.60万元，利润总额达466.89万元,应收账款余额1503.91万元，应付账款774.16万元，原材料库存达到1545.59万元。但在财务数据分析中却发现存在如下问题：3.2.1期间费用的增长速度远高于销售收入的增长速度从表一中可以看出，2009年第一季度销售收入较2008年同期销售收入增加了1889万元，销售收入增长率为31.45%，营业成本较2008年同期增加了1533万元，增长率为28.79%，期间费用较2008年同期增长了192万元，增长率为50.65%，营业利润较2008年同期增长了164万元，增长率为54.30%。从销售的数据来看，销售收入确有较大的增长，但期间费用的增长率远大于销售收入的增长率。可以知道在2009年第一季度期间，支出的期间费用的增长速度远远大于销售收入的增长速度。表2-13.2.2出纳员顶班登记往来账款检查各业务部门的应收账款确认函，发现公司与部分单位之间的数据不一致。在询问相关人员后，我知道由于产假的原因，注册账户的操作者在家里休息，注册账户暂时由收银员代替。4 玉米人餐饮管理有限公司会计电算化内部控制存在的问题4.1内部控制制度的认识不到位玉米人餐饮管理有限公司的领导对会计电算化内部控制的重要性认识不足。与手工会计系统的内部控制相比，计算机会计信息系统的内部控制具有以下特点。4.1.1内部控制的措施和方式发生变化内部控制措施和方式的变化主要体现在两个方面：一是在实施会计电算化后，原有的手工会计制度下没有必要的内部控制措施。例如，我们应该汇总表、凭证汇总表、试算表操作和一般ledger和详细帐户等价。一般情况下，由于计算机自动计算和汇总，不会出现错误，除非出现计算机病毒、非法操作和数据损坏的情况，因此上述措施是不必要的。二是在原有手工会计制度下的一些内部控制措施，在计算机化后转入计算机。例如，账户收入的余额，每个账户的余额。帐户余额检查是不必要的。一般来说，会计电算化信息系统的内部控制措施可分为一般控制和应用控制措施的基础上,以计算机为基础的系统程序控制、组织控制和应用控制担保,和控制的基础上的计算机控制和手动控制模式由手动控制控制。系统的结合。4.1.2内部控制制度有了新的内容由于计算机技术和现代信息技术(如网络技术)的引入，一方面，会计工作的形式发生了一些变化，另一方面，会计工作又增加了一些新的工作内容。与此同时，内部会计控制的范围也越来越广，由于手工会计系统内部控制的增加，内部会计控制中的一些内部控制也有所增加。会计电算化信息系统下的内部控制也必须有新的内容。例如，分析，程序设计，计算机硬件和软件，计算机维护人员和计算机操作人员的内部控制制度；计算机病毒防治、计算机系统和内部会计信息安全保护、网络系统安全控制规则；计算机操作系统管理员，系统管理员，系统维护人员的责任制度，对软件使用控制，修改过程的控制、数据的备份控制主体的控制代码，对付款时间的控制，以及设备的接触控制，等等。4.1.3内部控制的重点发生转移人工会计信息系统内部控制的关键是对监护的控制和会计凭证的归档。对会计程序的控制，对会计人员的岗位责任控制，控制的账户，账户和账户，并重点对电算化会计信息系统的内部控制从传统的金融部门的电子数。根据加工部门，内部控制是在原始数据输入计算机控制、会计信息控制输出、人机交互、计算机系统和控制、系统安全与控制之间的关系控制，以及控制的要求也更加严格。由于公司财务人员对计算机化知识不熟悉，对电算化管理很陌生，所以只用于手工会计的管理。因此，会计电算化数据的可靠性受到质疑，导致了管理混乱和管理松懈的混乱局面，严重影响了公司计算机信息系统的内部控制系统的实施。4.2电算化基础管理工作薄弱在实现会计电算化后，玉米人餐饮管理有限公司没有按要求建立操作系统和会计档案管理系统，使会计基础管理滞后。4.2.1职责分离执行不力手工会计系统的数据处理和存储分散在不同的部门和人员中，计算机系统的突出特点是会计数据处理的自动化和集中，对数据安全造成一定的威胁。会计电算化实施后，会计人员的职能分工仍与手工模式相同。它只增加了系统维护人员的岗位，不构成新的责任制，并通过设置口令来控制操作权限。例如，计算机化系统具有必要的财务划分功能，每个操作人员都有自己的密码和不同的工作权限，每个操作人员都应该保留自己的密码。然而，在玉米配餐管理有限公司的计算机化实践中，虽然财务分工不同，但它是一个经营者，可以进入不同身份的不同业务系统，从而控制了财务部门的分工。例如，我们应该管理由经营者支付的部分时间销售和费用的收入和费用，这在收款和收款中很容易出错。4.2.2维护过程中存在风险有时操作人员在操作中有问题，操作者直接通知维修人员维护，而不是通过严格的应用和验收系统，维修过程中不做相关记录。这样，未经授权的计算机维修人员也可以使用计算机技术和网络技术轻松浏览各种数据文件，导致会计机密数据的泄露。4.2.3计算机会计档案储存的重要性不明确会计资料、会计软件的存储介质和会计档案没有及时保存和及时保存。会计档案没有严格实行单独分存制度。虽然这些数据是由玉米人餐饮管理有限公司提供的，但要坚持定期检查和备份是不可能的，而且不需要在突发问题上采取补救措施。如果不加强对会计电算化信息系统数据安全的控制，就会大大增加数据丢失和损坏的可能性，造成财务软件程序控制的失败。为保证会计信息的安全性和可靠性，财政部制定了相关规定。要求财务软件使用技术实现一定的安全性，但玉米餐饮管理有限公司没有实施上述规定。5 完善玉米人餐饮管理有限公司会计电算化内部控制的建议针对玉米食品管理有限公司电算化会计信息系统内部控制存在的问题，提出了改进会计电算化会计信息系统内部控制的措施。5.1强化公司各层面人员的风险意识会计信息是会计发展的必然趋势。与手工会计系统相比，会计信息系统具有明显的优势。然而，会计电算化系统不同于手工会计系统的特点和风险。因此，必须建立更严格、更系统的内部控制制度。目前，计算机犯罪在社会中的使用日益增多。我们应该认识到会计电算化系统的信息化对加强内部控制的重要性。加强内部控制是防止计算机犯罪的重要措施，也是减少差错的有效保证。玉米餐饮管理有限公司各级工作人员要正确认识会计信息，创造风险防范氛围。5.2完善公司电算化会计基础管理工作5.2.1进一步完善公司会计电算化配套制度随着会计电算化和会计软件功能的日益普及，会计电算化带来了新的问题，我们对现有系统的会计电算化进一步补充和完善。通过这些制度，进一步限制会计电算化，使会计电算化在标准化道路上发挥作用。该系统是基于一系列会计准则的内部会计控制文件、企业会计制度和财务部门，如内部会计控制标准的基本规范(试行)“内部会计控制标准-货币基金(试行)”“内部会计控制标准”、“采购与支付(试行)”“内部会计控制标准——销售和支付(试行)”。玉米人民餐饮管理有限公司应制定切实可行的内部会计控制制度和方法，制定内部控制工作指南，并对会计电算化信息系统内部会计控制工作给予指导和建议。5.2.2完善公司的组织控制组织控制的目的是减少计算机化部门出错和舞弊的可能性。玉米人餐饮管理有限公司还应建立合理、严密的组织和控制，合理分工，明确工作职责，尽量减少会计工作的风险。建立健全的组织控制应遵循以下原则。1、不相容权利的分离原则必须分开也就是说，计算机化的权限得到严格控制，系统外的运营商只享有操作权限。五谷餐饮管理有限公司应根据职能划分为计算机部和财务部两个主要部门。计算机部门主要负责计算机系统的开发和维护工作。财务部主要负责日常会计处理。两个部门的人员要严格分工，计算机部门的人员一般不能操作财务软件。由于他们是计算机专业人员，他们精通计算机，精通计算机系统所采用的各种控制技术和安全措施，并且能够很容易地访问系统而不留下任何修改或破坏的痕迹。2、相互制约原则合理安排会计职能，合理分工，分开立场，明确不同岗位之间的相互制约和相互监督。在公司的财务部门，出纳不得负责审计登记、会计记录的保管、收入、费用、费用、债务等。整个货币和货币操作的过程不能完全处理。5.2.3建立公司的电算化操作控制制度为保证数据处理的准确性和安全性，减少差错和事故发生的概率，公司还必须制定和执行操作管理制度。1、建立一个完整的船舶管理系统，明确哪些人可以操作和命令操作，禁止无关人员用会计软件操作计算机，并按规定将记录记录在机器上。2、为了防止舞弊，计算机人员不得参与会计软件的运行。财务人员不允许参与程序设计，不更新软件，不打开数据库修改数据。他们不允许改变系统参数和他们随意安装的软件，也不在工作计算机上做任何事情。会计业务与事情无关，例如在工作电脑上玩游戏。3、明确的规则对财务人员的操作内容和权限,严格的管理操作密码定期更改和财务人员,杜绝未经授权的人员操作会计软件,以防止会计数据输入计算机,如凭证、会计账簿的登记、检查和审计,财务人员应退出会计软和相应的订单。特别人员应记录必要的操作记录，记录操作人员的操作时间、操作内容和故障情况。结论总之，会计电算化的内部控制实质上是企业完善管理的内在问题。这是控制理论对企业实现理性的应用，对企业通过管理信息系统内部管理效率，并加强在信息化环境下的会计工作的有效监督，完善信息技术内部控制体系，提高企业的竞争力和生存能力，确保企业的可持续发展。加强企业内部控制已成为发达国家管理企业的重要手段。内部控制理论的研究在世界范围内已较为成熟。通过分析和研究，笔者发现公司会计电算化内部控制管理存在许多问题，如对会计电算化内部控制的认识不足、电算化基础管理薄弱、差错的重复性和严重性等。管理监督效能低下，会计软件的安全控制功能不完善，会计电算化内部审计监督不足，会计电算化人员素质有待提高。在对实际问题进行深入分析和研究的基础上，指出公司需要加强风险意识，完善会计电算化管理的基础，加强会计软件安全控制管理，加强会计电算化信息系统控制的应用，加强系统内部的强审计监督，增加系统的价值。“复合型”会计电算化人才的培养，真正有效地解决了玉米餐饮管理公司计算机化内部控制管理中存在的问题，促进了企业的持续健康发展。本文的研究，一是旨在改变玉米人餐饮管理有限公司管理层对会计电算化内部控制管理认识不足的现状，使其认识到建立有效的电算化内部控制管理体系的重要性和作用，二是使相关企业有关部门研究为建立计算机内部控制制度提供参考；第三，从理论和实践上提高我们的专业知识水平。