传统会计存货管理的缺点

传统成本管理是指在成本方面指挥和控制组织的协调活动。通常包括：成本方针；成本目标；成本策划；成本控制(降低成本和保持成本水平等)。传统成本管理是企业管理的重要组成部分：作为企业管理重要一环的成本管理水平的高低不仅体现着一个企业整体管理水平的高低，而且影响着我国企业在国际市场上的核心竞争力因此分析传统成本管理利弊以及发展趋势，对企业降低成本，增强核心竞争力有很大的现实意义。企业传统成本管理的利与弊：学术界对传统成本管理评价有两种观点。观点之一是对传统成本管理持完全否定的态度，认为传统成本管理是计划经济体制下的产物，已经不适应社会主义市场经济的要求，必须建立全新的成本管理体系；观点之二是对传统成本管理持完全肯定的态度，认为20世纪50年代的成本管理办法在实践中已证明是行之有效的，因为1952～1960年之间可比产品成本是逐年降低的，所以应以20世纪50年代的成本管理方法作为现代成本管理的基础。笔者认为，对传统成本管理持完全否定或完全肯定的观点都是片面的，我们既要看到建国以来，我国成本管理积累了一些较好的经验，又应当充分认识传统成本管理存在的缺陷。(一)传统成本管理的成功经验1、传统成本管理在成本计划方面。在实践中逐渐形成了一套比较完整的体系和编制方法，尤其是在编制成本计划阶段的项目测算法在今天仍然是比较科学的。这一方法将成本计划降低额分为递延降低额和计划年度节约额。前者是指在计划降低额中有一部分并非是计划年度采取了措施，而是由于上年末实际单位成本就比上年平均单位成本低而实现的降低额；后者是指企业以上年末单位成本为基础，依据计划年度内采取的成本降低措施，测算求得的预计节约额。这样可以清楚地看到成本计划降低额中哪些是在上年末已经实现的，哪些是计划年度通过职工努力才能实现的节约额，而且测算的计划节约额是在广泛集中群众智慧的基础上，从各方面发掘内部潜力，采取上下结合的方式，逐级进行综合平衡，使成本计划具有广泛而坚实的群众基础。2、传统成本管理在成本控制方面(即成本日常管理)。针对不同的成本项目采取了各种控制方法。例如，材料控制实行限额发料制度，并通过分批核算法或定额核算法对原材料在生产使用中的数量差异进行控制；工资控制采用劳动定额、出勤率和非生产工时损失的控制以及制定编制定员、落实工资基金指标的方法来进行；费用控制实行费用指标分解到责任单位。并通过费用限额手册和厂币等方法对各责任单位费用支出进行反映和控制。上述方法的应用，对于控制损失的发生、降低成本、提高经济效益发挥了积极的作用。3、传统成本管理在成本计算方面。创造了定额比例法，简化了完工产品和在产品之间的成本分配问题，创造了平行结转分步法。克服了在采用逐步结转分步法时，下一步骤的产品成本只有在上一步骤的产品成本计算完毕后才能计算出来。而且本步骤的产品成本水平还受到上一步骤成本水平影响的缺陷，既加速了成本计算，又便于对各步骤成本升降的分析和考核；推行了成本计算定额法，初步解决了成本的日常控制问题，并有利于产品成本的定期分析。做到了成本核算同成本控制、成本分析的有机结台。4、传统成本管理在成本分析方面。一是有些企业从开展一般的经济分析发展到联系企业生产特点的成本技术经济分析；二是从单纯的本期实际与计划、本期与上期相比，发展到同行业成本指标的对比分析；三是以企业为对象的成本分析发展到深入企业内部各核算单位的成本分析，并进一步扩大到部门的成本分析。这些做法使成本分析的广度和深度有了发展，丰富了成本分析的内容。5、传统成本管理民主化和群众化方面。创造了成本指标归口分级管理，将成本目标逐级分解，落实到各部门、单位、班组和个人，作为各责任单位的成本控制标准，以保证成本指标的切实贯彻；建立了包括班组经济核算在内的厂内经济核算制，核算和控制各部门、班组和个人的生产消耗，检查分析分管指标的执行情况，及时发现执行过程中的问题，采取有力措施保证成本指标的实现，可以说这是具有中国特色的责任会计的一种表现形式：开展了厂部、车间和班组三级成本分析活动，既实现了专业分析和群众分析相结合，又可以发扬民主，集中群众智慧，充分挖掘降低成本的潜力。以上这些经验和方法对加强成本管理、提高经济效益起到了推动作用。但也不能不看到，随着经济体制改革的不断深入，传统成本管理在诸多方面仍存在一些弊端，面临更大的挑战。(二)传统成本管理的弊端主要表现在管理领域上，只限于对产品生产过程的成本进行计划、核算和分析，没有拓展到技术领域和流通领域；在管理体系上，偏重于事后管理，忽视了事前的预测和决策，难以充分发挥成本管理的预防性作用；在成本责任方面，存在着大锅饭现象，没有形成一套责任预算、责任核算和责任分析的管理体系，没有与厂内经济责任制度密切结合。1、企业传统成本管理侧重于宏观需要成本管理是企业经营管理的一个重要组成部分，成本管理的主体应该是企业，成本管理的动力也应来自于企业内部经营管理的需要，但是有些企业并未充分意识到这一点，成本管理仅限于国家颁布的财务法规中有关成本条例的遵守和执行上，成本管理侧重于宏观需要。忽略了对企业经营管理的重要作用。2、企业传统成本管理缺乏市场观念成本是一个企业生产经营效率的综合体现，是企业内部投入和产出的对比关系，低成本意味着以较少的资源投入提供更多的产品和服务，从而意味着高效率，但未必就是高效益。我国许多企业按照成本习性划分和核算产品成本，通过提高产量可以降低单位产品分担的固定成本，如此，产量越高，单位产品成本就越低，在销售量不变的情况下。企业的利润也就越高。这种做法导致企业不管市场对产品的需求如何，片面地通过提高产量来降低产品成本，通过存货的积压，将生产过程发生的成本转移或隐藏于存货，提高短期利润。造成这种现象的原因就在于企业成本管理缺乏市场观念，导致成本信息在管理决策上出现误区，似乎产量越大，成本越低，利润越高。3、企业传统成本管理理论和内容僵化、手段老化许多企业只注意生产过程中的成本管理，忽视供应过程和销售过程的成本管理；只注重投产后的成本管理，忽视投产前产品设计以及生产要素合理组织的成本管理。一些企业的事前成本管理薄弱，成本预测、成本决策缺乏规范性、制度性，可有可无；成本计划缺乏科学性、严肃性、可增可减，造成事中、事后成本管理的盲目性。在成本的具体核算中，只注重财务成本核算，缺少管理成本核算；或只注重生产成本的核算，而忽视产品设计过程中的成本以及销售成本的核算。至于成本管理的手段仍处于手工操作阶段，缺乏现代化管理手段。4、传统成本管理过分依赖现有的成本会计系统,不能满足企业实行全面成本管理的需要传统成本管理系统未能采用灵活多样的成本方法，使得成本管理陷于单纯的为降低成本而降低成本的怪圈，不能提供决策所需的正确信息，不能深入反映经营过程，不能提供各个作业环节的成本信息以及各个环节成本发生的前因后果，有时甚至出现连编制成本报表的人也难以解释自己的“产品”成本构成的尴尬局面，从而误导企业经营战略的制定。另外，传统的成本管理对象局限于产品财务方面的信息，不能提供管理人员所需要的资源、作业、产品、原材料、客户、销售市场和销售渠道等非财务方面的信息，难以起到为战略管理提供充分信息的作用。5、传统成本管理中成本信息的严重扭曲传统的成本核算系统建立在“业务量是影响成本的唯一因素”这一假定基础之上，成本的核算过程过分简装化。在过去高度劳动密集型企业里，对核算所作的这种简单假定(即以直接人工小时数或产量为依据来分配间接费用)，通常不会严重扭曲产品成本。但在现代化的制造环境下，直接人工成本比例大大下降，制造费用所占比例大幅度上升，再使用传统的成本计算方法会产生不合理现象：用在产品成本中占有比重越来越小的直接人工成本去分配占有比重越来越大的制造费用；分配越来越多与工时不相关的作业费用；忽略不同批量产品实际耗费的差异。使用传统成本核算法将导致产品成本信息的严重扭曲，使企业错误地选择产品经营方向。

存货盘存制度主要有以下两种：永续盘存制也称账面盘存制，就是通过设置存货明细账，对日常发生的存货增加或减少，都必须根据会计凭证在账簿中进行连续登记，并随时在账面上结算各项存货的结存数并定期与实际盘存数对比，确定存货盘盈盘亏的一种制度。永续盘存制可以通过存货的明细账记录。随时反映某一存货在一定会计期间内收入、发出及结存的详细情况，有利于加强对存货的管理与控制。但是，相对于定期存制而言，永续盘存制下存货明细账的会计核算工作量较大，尤其是月末一次结转销售成本或耗用成本时，存货结存成本及销售或耗用成本的计算工作比较集中；采用这种方法需要将财产清查的结果同账面结存进行核对，在账实不符的情况下还需要对账面记录进行调整。实地盘存制又称定期盘存制，是指会计期末通过对财产物资进行实地盘点确定期末结存数量的方法。就是以期末具体盘点实物的结果为依据来确定财产物资的结存数量的方法。该方法是在期末通过盘点实物、来确定财产物资结存数量，并据以倒算出发出数量。具体做法是：平时只登记财产物资收入数，不登记财产物资发出数，期末通过实地盘点，确定结存数量，并倒挤发出数量及金额，完成账簿记录，使账实相符。 实地盘存制的优点是核算工作比较简单，工作量较小。 缺点是手续不够严密，不能通过账簿随时反映和监督各项财产物资的收、发、结存情况，反映的数字不精确，仓库管理中尚有多发少发、物资毁损、盗窃、丢失等情况，在账面上均无反映，而全部隐藏在本期的发出数内，不利于存货的管理，也不利于监督检查。因此，实地盘存制只适应数量大、价值低、收发频繁的存货。 与永续盘存制比较没有安全性。 实地盘存制的适用范围一般只是用于核算那些价值低和数量不稳定损耗大的鲜活商品。

1.存货的收入、发出、结存缺乏真实记录材料领用记录生产成本及费用的归集、结转的记录人为因素较多，尤其在工程项目核算上更显现其弊端。比如，甲、乙两个工号同时开工，月末核算记录显示的是乙工号的材料消耗极少甚至为零，而甲工号的材料消耗多出一大块；原辅材料已经领用消耗，而实际上并未相应结转成本；原辅材料并未领用消耗，而实际上已经结转了成本；购入的材料已经领用消耗，购货发票未到，期末又没有按规定暂估入库，造成资产负债表期末存货记录减少甚至出现红字余额。2.内部控制制度不健全在材料采购、产品销售环节往往由同一个人完成采购销售、付款收款、入库出库等全过程，使采购销售工作无章可依，还会提供暗箱操作的温床，增加了营私舞弊的可能性。3.流动资金占用额高因库存量大，导致流动资金占用额高，有的企业存货储备要占到流动资金总额的60％以上，给企业流动资金周转带来很大的困难。4.非正常存货储备量挤占了正常的存货储备量为控制流动资金占用额，在日常存货管理中尽量降低库存占用量，减少进货量，从而影响了正常生产经营所需要的合理存货储备量。5.管理不到位毁损待报废、超储积压存货储备在每年一次的清产核资中都要作为重点问题进行上报，但每年都是只上报，没有上级主管部门的批示，没有处理结果，致使毁损待报废、超储积压存货储备量像滚雪球一样越滚越大，没有从根本上解决问题。

近几年来，随着我国市场经济的不断完善，上至国家下至百姓，都较过去更关注中小企业的发展趋势，作为中小企业除了需要国家为其创造良好的外部环境，更需要自身做到“打铁还需自身硬”，从加强企业内部管理入手，挖掘企业内部潜力，扬长避短，充分发挥船小好掉头的有利优势，形成良性的“造血”功能，锤炼和打造扎实的企业基础管理的功底，才能在市场经济的浪潮中游刃有余。1存货管理的重要性为了保证生产经营过程的持续性，企业必须有计划地购入、消耗和销售存货，它是生产经营过程中不可缺少的资产，也是保证生产经营活动连续顺利进行的必要条件。企业对存货管理的重视程度和管理的好坏，直接反映出企业存货平均占用资金的差异是很大的。实践证明，加强存货控制和管理，会使濒临绝境的企业有起死回生的可能，反之，则会使充满活力的企业逐步陷入困境。实施存货控制和管理关键在于控制存货的占用总额是否合理，构成存货总额的各项存货所占比例是否恰当，分析查明企业存货占用不合理和形成积压的原因，以便采取措施控制存货储备，降低企业存货的平均资金占用水平，提高存货的流转速度和总资产的周转率，最终提高企业的效益。由于中小企业或乡镇民营企业正处于创业和资金积累的发展阶段，如何使中小企业的存货价值最大化，减少持有存货的成本和风险是企业发展中需要解决的重要问题，也是提高企业经营效率和赢利能力的重要途径。2存货管理的现状长期以来，中小企业的经营管理表现出基础薄弱、起点较低，其管理仅停留在单打独斗的家族传统粗放型的管理层次上，无健全的、完善的内部管理制度，更没有认识或重视到企业存货控制和管理是生产经营过程中的重要环节。2.1内控制度不健全，岗位责权不明晰由于企业人员较少，管理部门相互兼职较多，供产销关键环节缺乏市场的预测和有效的监控，往往都是一人说了算，负责完成采购销售、付款收款和办理出入库手续等全过程。例：某总公司组织对所属60多家企业进行资产清查盘点工作，尤其在存货管理上暴露出许多问题，实际资产盘亏近50%，存货丢失损耗严重，账实不符，采购无控制、销售无监督，反映出存货占流动资产比率过高，存货周转速度缓慢，给企业造成的损失是不可估量的。由此可见存货管理对企业的生存与发展有着极其重要的影响。2.2存货储量不合理，资金占用过大根据分析提供的资料，一般情况下中小企业存货资金平均占用为流动资产总额的40%—50%，也可因行业的不同而有所不同。企业往往从最初忽略存货的管理，不在乎库存占用资金的多少，发展到企业存货积压，流动资金严重紧缺，无形中积压了大量资金，造成资金周转速度明显减缓，在一定程度上影响了正常的生产经营活动，控制存货成本困难，这是普遍存在的问题，也是长期困扰企业发展的难点。某公司所属企业01—05年财务数据反映，由于存货变现速度慢，大量资金积压在存货上，迫使企业举债经营，资产负债率均达90%以上；流动、速动比率也明显反映出无法保证生产经营所需物资和债权人的偿还能力，财务风险极高。2.3存货管理不规范，造成账实不符，信息失真部分企业只顾眼前利益，而忽略了企业长远发展，账务处理不规范，实现销售不做销售收入，不按实际结转库存产成品，对收回货款不列账，形成资金体外循环，造成存货账面数大于实际库存数，账实不符；部分相关联企业之间的货物转移，双方不签定代销合同，代销或赊销商品不如实计入库存，形成实物数大于账面数；部分企业不按规定设置保管员岗位，不按规定设置明细账。例：某总公司在2003年初，聘请了中介机构对其所属60多家企业进行全面审计和组织开展企业会计基础工作规范达标检查，在检查和规范达标过程中，反映出部分企业不定期进行物资盘点，保管员岗位职责不到位，进出库物资手续不够完善，单位产成品材料、人工费消耗等不够准确，使得会计核算不清，成本不实，会计信息失真。3强化存货管理和控制的对策针对上述中小企业存货管理普遍存在的问题，结合近年某公司所属部分企业经营管理实际情况，实施了以下企业存货管理的相应策略：3.1建立健全内部控制制度，发挥存货内控制度的作用目前，部分企业对存货内部控制制度的建立尚不够重视，例如：采购、生产、销售等相关部门和岗位的职责、权限不明确，忽略岗位相互分离、制约和监督，时常出现部门之间的相互推诿或一人说了算的现象，造成存货库存量过多、占用资金过大，给企业带来的损失难以估量，其主要原因就是没有建立健全存货内部控制制度。中小企业要依据《会计法》、《公司法》健全法人制度，履行法人的权利和义务，组织建立存货内部控制制度，结合企业的生产经营特点，从严格采购、销售制度，规范存货采购、消耗、销售环节，建立供应、销售方的信息档案，加强对其信誉、资质等级管理，进一步明确各职能部门的岗位职责，严格执行不相容岗位分离的原则，发挥存货内部控制制度的相互牵制作用。例如：企业法人代表对企业会计工作、会计资料的真实性、完整性负责，会计人员与业务人员、保管人员各自岗位的责任权限必须相互分离、相互监督和相互制约，可以有效地预防营私舞弊、以权谋私行为的发生，控制和降低存货成本，维护中小企业利益。近年来，某公司所属企业通过加强管理，逐步建立和完善了相关内控管理制度，实施规范管理，收到比较好的效果。例如：各中小企业实行物资招标比价采购、不定期到所属企业检查购销合同的执行情况和加大各项指标的考核力度、对财会人员进行定期轮岗等措施，以达到控制存货采购成本、降低资金占用、加速存货资金周转的目的。3.2注重企业管理人员的培养，提高其综合素质据资料反映，我国中小企业的形成基本有两大类，一是在90年代初期，部分国有企业为解决职工家属、子女就业而成立的集体企业，规模比较小，以不亏养人为主；二是改革开放后部分首先富裕起来的个人而进行投资的乡镇、民营企业，也同样是规模小、基础薄弱、经营方式较灵活的特点，一般采用家族式的传统管理模式。例如：小农意识观念较强，在聘任管理人员的使用上大多重情感，忽略了思想、业务素质方面的要求，因此，中小企业存在着生产技术靠摸索，内部管理无章法、企业盈亏不分析的现象，其主要原因之一是法人或管理人员素质普遍偏低。企业要适应市场经济的发展，不能永远停留在“小打小闹、小富即安”的经营理念上，要实现从粗放型的管理向集约化、精细化管理的跨越。必须建立人力资源管理制度，选拔或任用思想品德好、能为企业尽职尽责服务、具有专业技能、工作经验丰富的管理人员担任存货的采购、进出库、销售、财务管理的关键岗位工作；加强对管理人员的学习和培训，不断提高自身综合素质，用制度管理人、约束人、激励人，要选好人、用好人，充分调动发挥管理人员的积极性。例如：采购员、销售人员可采用定期或不定期的轮岗制度；不断充实物资保管人员队伍，定期开展存货盘点工作，做到账实核对相符；财会人员要正确履行本岗位职责，正确进行核算，不断提高财会人员会计核算和财务管理水平，及时对存货库存量是否合理性进行分析。3.3加强存量信息追踪分析，严格存货控制管理中小企业经常出现管理人员对存货库存量信息掌握不及时或过于“自信”，而导致对企业存货需求的预测比实际需求量要大得多；还有企业与顾客的关系上体现出太多人情化，促使他们进行采购并储存顾客需要的所有的存货；容易受市场跟风采购影响，不考虑自己资金的承受能力，采购存货过量，入库储存时间长，造成存货库存成本明显增加，导致资金的严重紧缺，影响正常生产经营的进行。因此，要加强对存货的储存实施严格监督和控制。企业要根据自身经营特点，合理确定一定数量的基本存货为管理原则，勤进少购，以免大量资金积压在存货上，采用现代存货管理手段，及时了解追踪存货量的变化，详细分析并尽量以能使存货的存储成本、存货不足引起的短缺成本、订货、装运和提货成本三者之和为最低时，确定企业合理的进货批量和进货时间，要尽量在各种存货成本与存货效益之间作出权衡，达到两者的最佳结合。目前中小企业在存货管理的投入相对比较少，加强存货控制管理所能带来潜在的效益尚未得到重视，企业既要重视存货内部软件管理，也要逐步加大对存货管理硬件的投入，这是进一步加强存货管理和控制的有效措施。3.4增强自律观念，营造适合中小企业发展环境企业在抓好自身内部管理，建立健全各项管理制度的同时，应加强与各级工商、税务等政府部门的沟通、联系，争取各职能部门在政策、技术和环境等方面的支持和帮助。针对企业规模小、经营范围广、涉及税收、工商、银行政策多的特点，加强组织学习法律、法规和相关政策，举办相关法律和业务知识培训班，提高了经营者的管理水平，提高了财会人员业务核算的实际操作能力；增进与社会政府职能部门的沟通和了解，营造了良好的宽松的经营环境，取得对企业的支持和发展，实现国家、企业和员工利益的三赢。