会计保管和交接制度

一、会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。《规范》第四十五条对会计档案管理问题作出了规定。

（一）会计档案的范围

会计档案的范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

（1）会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

（2）会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互连接的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

（3）会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、资金流量表财务情况说明书等。

（4）其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财物数据统计资料、财物清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位储存在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并保管。

（二）会计档案的装订与保管

1.会计档案的整理立卷

会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

（1）分类标准统一。一般讲财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

（2）档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

（3）管理要求统一。建立财务会计档案簿、档案资料目录；会计凭证装订成册，报表和文字分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

2.会计档案的装订

会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。

（1）会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

（2）会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年度使用的账簿外，其他账簿应按时整理、装订立卷。

（3）会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。

3.会计档案的保管

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：

（1）会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：①开列清册，填写移交清单；②在账簿使用日期栏填写移交日期；③交接人员按移交清册和交接清单核查无误后签章。

（2）会计档案的保管要求。①会计档案应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；②采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；③会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保洁卫生，以防虫蛀；④会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；⑤设置归档登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；⑥会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

（3）会计档案的借阅。①会计档案为本单位提供使用，原则上不得借出，有特殊情况需要借出须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准；②外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导批准后，方可办理节约手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将节约人姓名、单位、日期、数量、内容、归档等情况登记清楚；③借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）；④借出的会计档案，会计档案管理人员要如期如数收回，并办理注销借阅手续。

（4）会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两种。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年6种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如2013年点终了日为12月31日，保管期限应从2014年元月1日开始计算。

（三）会计档案的销毁

（1）会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。

（2）机关、团体、事业单位和非国有企业会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。

（3）会计当保管期满，对其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

（4）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，各级主管部门会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加销毁；会计档案销毁后经办人员在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

二、会计工作交接

会计工作交接是会计工作中的一项重要制度，也是会计基础工作的重要内容。办理好会计工作交接，有助于分清移交人员和接管人员的责任，可使会计工作前后衔接，保证会计工作顺利进行，防止账目不清、财务混乱。为此《规范》第二十五条至第三十五条对会计工作交接问题做出了具体规定。

（一）交接前的准备工作

会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交接替人员。没有办清交接手续的不得调动或离职。根据《规范》第二十七条规定，会计人员办理移交必须做好以下准备工作：

（1）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕。

（2）尚未登记账目应当登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。

（3）整理应该移交的各项资料，对未了事项和遗留问题要写出书面说明文件。

（4）编制移交清册，列明移交凭证、账簿、会计报表、公章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带（盘）等内容。

（5）会计机构负责人、会计主管人员移交时，应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人介绍清楚。

（二）交接的基本程序

1.移交点收

移交人员离职前必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接替人员移交清楚。接替人员应认真按照移交清册逐项点收。具体要求是：

（1）现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交，不得短缺，接替人员发现不一致或“白条抵库”现象时，移交人员在规定期限内负责查清处理。

（2）有价证券的数量要与会计账簿记录一致，有价证券面额与发行价不一致时，按照会计账簿月交接。

（3）会计凭证、账簿、报表和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺，必须查明原因，并在移交清册上注明，由移交人负责。

（4）银行存款账户余额要与银行对账单核对一致，如有未达账项，应编制银行存款余额调节表调节相符；各种财产物资和债权债务的明细账户要与总账有关账户余额核对相符；对重要实物要实地盘点，对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。

（5）公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须交接清楚。

（6）实行会计电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作，确认有关数字正确无误后，方可交接。

2.专人监督

《规范》第二十八条规定，会计人员在办理交接手续时，必须有人监交，以起督促、公正作用。对监交的具体要求是：

（1）一般会计人员办理交接手续，由单位会计机构负责人、会计主管人员负责监交。

（2）会计机构负责人、会计主管人员办理交接手续，由单位领导人负责监交。

3.交接后的有关事宜

（1）会计工作交接完毕后，交接双方和监交人要在移交清册上签名盖章，并在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数及需要说明的问题和意见等。

（2）接管人员应继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整。

（3）移交清册填制一式三份，交接双方各持一份，归档一份。

（三）会计工作临时交接

《规范》第三十三条规定，会计人员临时离职或因其他原因暂时不能工作的，都要办理临时交接手续。

（1）临时离职或因病不能工作需要接替或代理的，会计机构负责人、会计主管人员或单位领导人必须指定专人接替或者代理，并办理会计工作交接手续。

（2）临时离职或因病不能工作的会计人员恢复工作时，应当与接替或代理人员办理交接手续。

（3）移交人员因病或其他特殊原因不能亲自办理移交手续的，经单位领导人批准，可由移交人员委托他人代办交接，但委托人应当对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。

（四）移交后的责任

《规范》第三十五条规定：“移交人员对移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的合法性、真实性承担法律责任”。这是对会计工作交接后，交接双方责任的具体确定。移交人员所移交的会计资料是在其经办会计工作期间内发生的，应当对这些会计资料的合法性、真实性负责，即便接替人员在交接时因疏忽没有发现所接会计资料在合法性、真实性方面的问题，如事后发现，仍应由原移交人员负责，原移交人员不应以会计资料已移交而推脱责任。