会计数据管理策略

【摘要】 数据挖掘是从海量数据中发现和提取知识和信息的过程。在管理会计领域中运用数据挖掘技术，寻求和发现更多的企业顾客、供应商、市场以及内部流程优化的信息，将为企业决策者提供更为广泛而有效的决策依据，提高企业战略竞争能力。本文简要介绍了数据挖掘的基本概念和方法，在此基础上重点分析了数据挖掘技术在作用成本和价值链分析，产品、市场和顾客分析以及财务风险防范等方面的应用。

【关键词】 数据挖掘 信息 管理会计 应用

引言

近年来，数据挖掘技术引起了信息产业界的极大关注，其主要原因是存在大量数据，可以广泛使用，并且迫切需要将这些数据转换成有用的知识和信息。根据美国GAO（General Accounting Office）的报告，联邦政府利用数据挖掘技术在提高政府服务水平、分析科学数据、管理人力资源、侦察犯罪和恐怖活动等方面发挥了巨大的作用。尤其是在9·11以后，美国的反恐活动需要从大量的数据中搜寻有用的信息，数据挖掘技术功不可没。除此以外，数据挖掘也被广泛用于商业活动。根据Thomas G, John J和Il-woon Kim对财富500强企业的CFO的调查，在收到的有效反馈中，65％的企业正在使用数据挖掘技术。支持使用数据挖掘技术的企业称数据挖掘技术的有效使用能够为企业创造2000到2400万的净利润。而在对数据挖掘使用领域的调查中发现：24％用在会计领域，42％用在金融领域，用在信息系统和市场领域分别占19％和5％。目前数据挖掘技术的应用多集中在金融保险、医疗保健、零售部门和电信部门。而对数据挖掘在提高企业内部经营管理、构筑企业竞争优势方面的应用鲜有提及。

一、数据挖掘技术的含义

数据挖掘是从数据当中发现趋势和模式的过程，它融合了现代统计学、知识信息系统、机器学习、决策理论和数据库管理等多学科的知识。它能有效地从大量的、不完全的、模糊的实际应用数据中，提取隐含在其中的潜在有用的信息和知识，揭示出大量数据中复杂的和隐藏的关系，为决策提供有用的参考。

二、数据挖掘的方法和基本步骤

（一）数据挖掘的主要方法

常用的数据挖掘方法主要有决策树（Decision Tree）、遗传算法（Genetic Algorithms）、关联分析（Association Analysis）、聚类分析（Cluster Analysis）、序列模式分析（Sequential Pattern）以及神经网络（Neural Networks）等。

（二）数据挖掘的基本步骤

SAS研究所提出的SEMMA方法是目前最受欢迎的一种数据挖掘方法，其描述的数据挖掘的大致过程包括取样（Sample）、探索（Explore）、修改（Modify）、模型（Model）和评价（Assess）。

1.数据取样

在进行数据挖掘之前，首先要根据数据挖掘的目标选定相关的数据库。通过创建一个或多个数据表进行抽样。所抽取的样本数据量既要大到足以包含有实际意义的信息，同时又不至于大到无法处理。

2.数据探索

数据探索就是对数据进行深入调查的过程，通过对数据进行深入探察以发现隐藏在数据中预期的或未被预期的关系和异常，从而获取对事物的理解和概念。

3.数据调整

在上述两个步骤的基础上对数据进行增删、修改，使之更明确、更有效。

4.建模

使用人工神经网络、回归分析、决策树、时间序列分析等分析工具来建立模型，从数据中发现那些能够对预测结果进行可靠预测的模型。

5.评价

就是对从数据挖掘过程中发现的信息的实用性和可靠性进行评估。

三、数据挖掘在管理会计中的运用

（一）数据挖掘在管理会计中运用的重要意义

1.提供有力的决策支持

面对日益激烈的竞争环境，企业管理者对决策信息的需求也越来越高。管理会计作为企业决策支持系统的重要组成部分，提供更多、更有效的有用信息责无旁贷。因此，从海量数据中挖掘和寻求知识和信息，为决策提供有力支持成为管理会计师使用数据挖掘的强大动力。例如，数据挖掘可以帮助企业加强成本管理，改进产品和服务质量，提高货品销量比率，设计更好的货品运输与分销策略，减少商业成本。

2.赢得战略竞争优势的有力武器

实践证明数据挖掘不仅能明显改善企业内部流程，而且能够从战略的高度对企业的竞争环境、市场、顾客和供应商进行分析，以获得有价值的商业情报，保持和提高企业持续竞争优势。如，对顾客价值分析能够将为企业创造80％价值的20％的顾客区分出来，对其提供更优质的服务，以保持这部分顾客。

3.预防和控制财务风险

利用数据挖掘技术可以建立企业财务风险预警模型。企业财务风险的发生并非一蹴而就，而是一个积累的、渐进的过程，通过建立财务风险预警模型，可以随时监控企业财务状况，防范财务危机的发生。另外，也可以利用数据挖掘技术，对企业筹资和投资过程中的行为进行监控，防止恶意的商业欺诈行为，维护企业利益。尤其是在金融企业，通过数据挖掘，可以解决银行业面临的如信用卡的恶意透支及可疑的信用卡交易等欺诈行为。根据SEC的报告，美国银行、美国第一银行、联邦住房贷款抵押公司等数家银行已采用了数据挖掘技术。

（二）数据挖掘在管理会计中的应用

1.作业成本和价值链分析

作业成本法以其对成本的精确计算和对资源的充分利用引起了人们的极大兴趣，但其复杂的操作使得很多管理者望而却步。利用数据挖掘中的回归分析、分类分析等方法能帮助管理会计师确定成本动因，更加准确计算成本。同时，也可以通过分析作业与价值之间的关系，确定增值作业和非增值作业，持续改进和优化企业价值链。在Thomas G, John J和Il-woon Kim的调查中，数据挖掘被用在作业成本管理中仅占3％。

2.预测分析

管理会计师在很多情况下需要对未来进行预测，而预测是建立在大量的历史数据和适当的模型基础上的。数据挖掘自动在大型数据库中寻找预测性信息，利用趋势分析、时间序列分析等方法，建立对如销售、成本、资金等的预测模型，科学准确的预测企业各项指标，作为决策的依据。例如对市场调查数据的分析可以帮助预测销售；根据历史资料建立销售预测模型等。

3.投资决策分析

投资决策分析本身就是一个非常复杂的过程，往往要借助一些工具和模型。数据挖掘技术提供了有效的工具。从公司的财务报告、宏观的经济环境以及行业基本状况等大量的数据资料中挖掘出与决策相关的'实质性的信息，保证投资决策的正确性和有效性。如利用时间序列分析模型预测股票价格进行投资；用联机分析处理技术分析公司的信用等级，以预防投资风险等。

4.顾客关系管理

顾客关系管理是提升企业竞争优势的有力武器。首先，要对顾客群体进行分类。通过对数据仓库的分类和聚类分析，可发现群体顾客的行为规律，从而对顾客进行分组，实行差别化服务；其次，对顾客的价值进行分析，根据帕累托定律，20％的客户创造了企业80％的价值。针对这种情况，公司可以从客户数据库中挖掘出这部分顾客，对这部分顾客的行为、需求以及偏好进行动态跟踪和监控，并根据不同的顾客群的不同特点提供相应的产品和服务，从而与顾客建立长期的合作关系，提高顾客保持力。如在电信部门，对电信数据进行多维分析有助于识别和比较不同顾客对于产品的不同需求，从而使企业提供更有特色的产品，为顾客提供更优质的服务。

5.产品和市场分析

品种优化是选择适当的产品组合以实现最大的利益的过程，这些利益可以是短期利润，也可以是长期市场占有率，还可以是构建长期客户群及其综合体。为了达到这些目标，管理会计师不仅仅需要价格和成本数据，有时还需要知道替代品的情况，以及在某一市场段位上它们与原产品竞争的状况。另外企业也需要了解一个产品是如何刺激另一些产品的销量的等等。例如，非盈利性产品本身是没有利润可言的，但是，如果它带来了可观的客户流量，并刺激了高利润产品的销售，那么，这种产品就非常有利可图，就应该包括在产品清单中。这些信息可根据实际数据，通过关联分析等技术来得到。

6.财务风险分析

管理会计师可以利用数据挖掘工具来评价企业的财务风险，建立企业财务危机预警模型，进行破产预测。破产预测或称财务危机预警模型能够帮助管理者及时了解企业的财务风险，提前采取风险防范措施，避免破产。另外，破产预测模型还能帮助分析破产原因，对企业管理者意义重大。在20世纪30年代，Smith和Winakor率先进行了破产预测的尝试。随后到了20世纪60年代，Altman利用多维判别式分析（Multivariate Discriminant Analysis）方法提出的Z-score破产预测模型取得了很大的成功，预测准确率高达90％以上。此后，数据挖掘技术包括多维判别式分析（Multivariate Discriminant Analysis）、逻辑回归分析（Logistic Regression Analysis）、遗传算法、神经网络以及决策树等方法在企业破产预测中得到了广泛的应用。

四、结束语

随着我国加入WTO，企业面临的竞争压力也越来越大。充分利用信息技术的最新成果，挖掘企业自身潜力，加强企业内部管理，提升企业竞争力刻不容缓。数据挖掘技术的推广应用虽然受到成本和技术的限制，但是如果能取得企业高层管理者的支持，数据挖掘的应用将会有很大的发展前景。

在国家信息化领导小组第三次会议《关于加强信息安全保障工作的意见》中，提出了关于信息安全的主导思想：“坚持积极防御、综合防范的方针，在全面提高信息安全防护能力的同时，重点保障基础网络和重要系统的安全。完善信息安全监控体系，建立信息安全的有效机制和应急处理机制”。因此，要解决企业会计信息化的安全问题，应在坚持安全等级、成本效益、预防为主等原则的基础上，重点放在预防和应急处理两个方面。 （1）操作人员的定期培训，包括操作人员的职业道德教育和安全技能培训，影响会计信息安全的因素处于不断变化的形势下，会计信息的安全保障知识也需要不断更新；（2）制度建设，建立一套完善的会计信息安全管理制度是保障会计信息安全的基础，会计信息安全管理制度至少包括会计信息系统的开发或选购制度、会计信息系统的维护制度、计算机机房管理制度、会计数据访问权限设定、会计信息的备份制度、会计信息载体档案管理制度、用户权限授权管理制度、会计信息员的岗位责任制度、会计信息员的操作规程、会计信息安全日常评估制度、会计信息安全审计制度、应急处理制度等；（3）后备供电系统，为防止突然断电所引起的数据丢失，应配置后备供电系统，以保证数据的完整、安全；（4）修补系统漏洞，操作系统本身存在的漏洞极容易引起黑客的攻击，从而导致系统的崩溃和数据的丢失，因此要及时修补系统漏洞；（5）镜像技术，将数据原样从一台设备上复制到另一台设备上，可以采用磁盘镜像或磁盘双联，以保证会计数据的安全；（6）数据加密技术，通过数据加密技术，可以在一定程度上提高数据传输的安全性，保证传输数据的完整性；（7）数据备份，通常指数据保存一个相对较短的时间，主要目的是为了恢复由于某些原因损毁或丢失了的数据，在日常操作中，会计数据尽可能做到每天备份，或设置自动备份；（8）数据归档，通常指会计数据的永久性保存，应该实行纸质档案和电子档案同步保管的方式；（9）构筑防火墙，防火墙具有很好的保护作用，是保护企业网络会计信息安全的主要机制，它能对流经的网络通信进行扫描，过滤掉一些攻击，在具体操作中，可以将防火墙配置成许多不同保护级别。 会计信息系统在运行时，总会遇到各种各样的安全威胁，因此，当系统信息受到损害时，如何及时、快速保障系统恢复运行就显得十分必要。会计信息系统灾难恢复计划就是为了确保当企业会计信息受到损害时可以进行安全地恢复工作，其基本步骤包括：第一、制定灾难恢复计划，其内容至少包含风险分析、风险评估、应用程序优先级别、恢复需求、结果记录等；第二、数据备份的维护，数据备份不但包括会计数据的备份，还应包括会计信息系统运行环境参数的备份，日常数据备份是会计信息安全的保障，要将数据备份资料存放在安全的地方，当会计数据发生毁损或丢失时，可以通过数据备份得到及时的恢复；第三、执行灾难恢复计划，当会计信息系统发生灾难时，必须严格按照灾难恢复计划操作，并对结果加以记录，以期不断修改和完善灾难恢复计划，保证会计信息的安全。总之，21世纪是一个在知识经济条件下信息技术高度发展的世纪，信息技术的迅速发展，推动了会计信息化的高速发展，而在这个过程中，会计信息的安全将成为会计信息化发展的“瓶颈”。因此，确保会计信息的安全是实施和完善会计信息化的必经之路。