会计电算化管理方案

(l)岗位责任制。会计电算化岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。工作岗位包括电算主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查和数据分析等。(2)操作管理制度。操作管理制度主要内容包括：①明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件；②预防已输入计算机的会计凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿；③操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；④由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。(3)硬件、软件和数据管理制度。硬件、软件和数据管理制度主要内容包括：①保证机房设备安全和计算机正常运行，对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；②确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；③对正使用的会计软件进行修改、升级等要有审批手续；④健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施；⑤健全必要的防治计算机病毒的措施。(4)电算化会计档案管理制度。电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以 及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的以书面形式保存的会计数据。建立电算化会计档案管理制度的主要内容包括：①由专人负责；②防磁、防火、防潮和防尘，重要的会计档案应有备份，存放在两个不同的地点；③采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制；④会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

一、建立健全会计电算化管理制度。 港口企业会计电算化管理制度是本企业实行和做好会计电算化工作的基本前提和重要基础，它能保证企业会计电算化工作有章可循、有规可依，防止操作人员犯下常识性错误，也可及时对违反会计电算化规定的人员和事例进行必要的处罚和处理。因此，港口企业应按照《会计电算化管理办法》的精神，结合本企业的实际情况，分析本企业的特点，及时制定本企业的“会计电算化管理规范”，用于指导和规范本企业会计电算化工作。同时在实施过程中收集和总结该制度存在的问题和不足，要与时俱进，不断紧跟变化了的实际情况，适时修订和完善本企业会计电算化制度，使之紧贴和适应本企业的经营管理客观现实，让会计电算化始终在企业经营管理的大目标指引下健康发展。二、加强会计电算化的软硬件管理。 在配备合适的计算机硬件的基础上，应慎重选择适用的财务会计软件，我们应深入了解财务软件的性能、质量、价格、服务，选用那些安全可靠、容易操作且经过财政部批准的财务会计软件，必要时可以聘请专门的财务软件公司前来根据本港口生产经营实际、会计核算科目实际设计特制的财务会计软件。另外，选用财务会计软件时还要考虑到其日后的升级、更新、换代的功能。如果有分支机构，港口企业的总部与下属分支机构最好选用同一品牌和型号的财务会计软件，以保持总部与其分支机构之间财务会计软件的兼容和联网，保持会计资料格式的一致性，也能增强会计数据的共享性，从而有利于促进港口企业财务管理的方便性、规范性，有利于体现本港口企业良好的整体形象。三、提升会计电算化的人员素质人员的管理是会计电算化管理过程中的重要环节。港口企业首先要选聘思想好、素质高、业务强的人员从事会计电算化工作，接受业务培训并取得会计电算化资格证书，要按照“不相容岗位分离”的原则，合理设置岗位分工，明确各自责权，既分工又协作，既联系又独立，形成相互融合相互制衡的机制。港口企业应将系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容岗位相互分离，互不兼任，以减少会计电算化人员进行计算机舞弊的可能性。同时，本企业要定期对会计电算化人员进行职业道德教育，抓好业务技能培训，不断更新知识，跟上计算机技术的快速发展。要防止会计电算化人员故意犯错误和无意犯错误，也防止操作人员的突然离职而影响系统的正常运行，努力降低实行会计电算化而为企业带来的负面效应。四、强化会计电算化的操作规程和安全管理 会计电算化的操作管理是对电算化过程中的数据的输入、处理和输出进行有效的控制，保证会计记录的正确、完整、及时、顺利。要求所有数据输入必须经过授权和批准，要将经授权和已批准的数据完整、准确地输入计算机，要采取核对、牵制等手段进行校验，要通过计算机编辑检验来自动检查数据的正确完整，要防止输入出现遗漏、重复、分类错误和编码错误，要防止未经授权的人员私自进行数据的输入。要对计算机在计算、排序、加计、记帐、合并以及文件更新的加工处理过程进行控制。对计算机打印的纸质会计资料或传递发出电子会计资料的安全性、正确性、及时性要行控制，建立专人负责制等形式保证文件资料安全及时地传送到管理层手中。通过采取多种措施保持电算化系统运行及数据的安全，对发生的业务数据要进行双重备份，防止备份磁盘的破坏和丢失，在选用存储介质时最好刻录光盘而少用软盘，要尽量避免利用会计电算化机进行上网和收发电子邮件，要防止网络电脑病毒的侵入，最好避免上网。同时妥善保管会计凭证，综合运用各种手段确保电算化系统的安全有效。五、加强会计电算化的成本管理不断降低会计电算化成本、提高会计电算化的投入效益是港口企业会计电算化工作的重要任务。首先应控制电算化硬件设施的采购成本，其次要重视会计电算化运行的室内温度、湿度、清洁度等环境因素，尽量避免计算机的提前报废，努力延长计算机的使用寿命。再次，操作人员对计算机要谨慎操作、小心呵护、定期保养，减少计算机的维修费用。最后，计算机的磁盘、打印纸、墨盒等耗用品应实行顶点供应、批量采购的制度，会计帐簿坚持年末一次性打印输出的原则，不断降低计算机的耗材费用。