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财务部负责档案管理的人员按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部临时保管两年，再移交档案管理部保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案管理部同意。财务部临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合公司档案管理的有关规定，出纳人员不得兼管会计档案。
1.会计核算电子账套应设置自动备份功能，每天在服务器上进行自动备份，并且一周最少一次将备份帐套拷贝至移动硬盘。年度账套应刻制成光盘，以利于长期保存；2.会计凭证需在次月20日前完善附件，整理装订完毕；会计账簿需在会计年度结束1个月内打印完毕，装订成册，整理归档；单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。3.财务报告、管理性报表等会计核算资料的保管分纸质和电子文档两种，纸质部分需在次月20日前整理归档，电子文档需妥善备份，避免丢失；4.纳税申报资料（包括纸质申报表、纳税辅助说明资料及其他税务局要求报送资料、统计局报送资料等）需在次月20日前整理归档，并于年度结束3个月内整理装订成册，以便于长期保存；5.发票应将未开具发票及作废发票全联分别保管，作废发票必须各联齐全；发票的存放和保管严格按照税务机关的规定办理，不得丢失和擅自损毁，如有丢失当日书面报告主管税务机关；需建立发票领用制度，设“发票领用登记本”，领取时要记载领用日期、发票号码、开具项目、金额，并由领取人签字。收据保管参照发票保管的办法执行。6.审计报告、税审报告、评估报告、内审报告等外部鉴证、咨询资料，应将纸质部分按类别、年限归档，妥善保管；各类鉴证、咨询资料应取得电子版本，妥善存储；7.会计人员工作交接需编制会计移交清单，会计移交清单应作为会计档案的一部分，存档保管；8.各类档案的保管需建立子档案目录清单，并且打印一份粘贴在档案盒上，以方便查找。9.同时满足下列条件的，公司内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。公司从外部接收的电子会计资料符合上述条件，且附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。财务部向档案管理部办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，办理档案移交手续。
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参考文书档案案卷格式(GB/T9705-88)封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一案卷内不允许出现重复的案卷号。我的理解是：全宗号是由档案馆给的，目录号也可以用年度表示，案卷号是该年度下案卷的流水号。一个全宗下面有多个目录，一个目录下面有多个案卷，一个案卷内有多个文件（即多份单独的档案）。全宗号是由档案馆分配给立档单位的，对于某个立档单位，可在全宗号下建多个目录号，同一目录号下再建不同的案卷（每个案卷又有一个号，即案卷号）。同一隶属关系内不能有重复的。三者的关系，可以比为：1.1.1，1.1.2……1.2.1，1.2.2……1.3.1，1.3.2……1.4……2.1.1……其中第一位数字是“全宗号”，第二位是“目录号”，第三位则是“案卷号”。
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1会计凭证封面外形尺寸封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245mm×150mm（长×宽）。封底尺寸同封面尺寸。3.2会计凭证封面项目封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。各项目具体位置、尺寸[见附录A图A1（a）、图A1（b）]。3.3封面项目的填写方法3.3.1单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政府财政厅”简称为“云南省财政厅”。不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。3.3.2会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。3.3.3时间：填写本册会计凭证的起止年月日。3.3.4册数：填写会计凭证的册数。3.3.5册次：填写本册会计凭证的序号。3.3.6记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。3.3.7记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。3.3.8附件数：填写本册会计凭证的附件张数。3.3.9会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。3.3.10会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。3.3.11装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。3.3.12装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。3.3.13备注：填写该本凭证需要说明的事项。3.4制成材料质量记帐凭证封面和封底宜采用126克以上牛皮纸制作。4会计凭证盒格式4.1会计凭证盒外形尺寸会计凭证盒的外形尺寸采用275mm×155mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置30mm、40mm、60mm等。[见附录A图A2（a）]4.2会计凭证盒项目及填写方法4.2.1会计凭证盒正面项目会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。各项具体位置、尺寸[见附录A图A2（b）]。4.2.2正面项目的填写方法4.2.2.1单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间根据记帐凭证封面的有关项目对应填写，填写方法与记帐凭证封面一致。4.2.2.2归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月日。4.2.2.3立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。4.2.2.4保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。4.2.2.5全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。4.2.2.6目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。4.2.2.7案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。4.2.3会计凭证盒盒脊项目及填写方法会计凭证盒盒脊项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、月份、册数、册次、保管期限，其排列格式尺寸[见附录A图A2（c）]。盒脊项目与正面有关项目对应填写。4.3制成材料质量会计凭证盒宜采用340克以上箱板纸制作。5会计档案盒格式5.1会计档案盒外形尺寸会计档案盒的外形尺寸采用310mm×220mm或310mm×260mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置20mm、30mm、40mm等。[见附录A图A3（a）]5.2会计档案盒项目及填写方法5.2.1会计档案盒正面项目会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷题名、时间、卷数、张数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、盒号。各项目具体位置、尺寸[见附录A图A3（b）、图A3（c）]。5.2.2正面项目的填写方法5.2.2.1全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。5.2.2.2案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：“曲靖市财政局二00二年度（或上半年、下半年、季度）财务报告”、“曲靖市财政局二00二年基金管理总帐”、“曲靖市乡镇企业局二00二年行政（或事业、或工会）现金日记帐”。文字力求简炼、明确。5.2.2.3时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。5.2.2.4卷数、张数：填写本盒内会计档案的卷数和张数。5.2.2.5保管期限：按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。5.2.2.6全宗号、目录号：填写方法与会计凭证盒上的“全宗号”、“目录号”的要求相同。5.2.2.7案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。5.2.2.8盒号：盒号是同一全宗、同一目录内按照案卷顺序号装盒的编号。5.2.3会计档案盒盒脊项目的填写方法会计档案盒盒脊项目包括年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限。其排列格式尺寸[见附录A图A3（d）]。年度填写本盒会计档案所属年度，其他项目与正面相应项目填写一致。5.3制成材料质量会计档案盒宜采用700克以上无酸纸制作。6帐簿启用及接交表格式6.1帐簿启用及接交表用纸尺寸及质量要求6.1.1用纸尺寸帐簿启用及接交表用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。非国际标准纸帐薄可根据实际需要另外确定用纸尺寸。6.1.2质量要求帐簿启用及接交表宜采用70克以上白色书写纸制作。6.2帐簿启用及接交表项目和填写方法6.2.1帐簿启用及接交表正面项目和填写方法6.2.1.1正面项目帐簿启用及接交表正面项目包括单位名称、帐簿名称及编号、帐簿页数、帐簿起止日期、经管人员、接交记录、备注、档号、贴印花税。各项目具体位置、尺寸[见附录A图A4（a）]。6.2.1.2正面项目的填写方法6.2.1.2.1单位名称：填写形成会计档案的单位名称，并加盖公章，填写要求与记帐凭证封面上的“单位名称”相同。6.2.1.2.2帐簿名称及编号：填写该帐簿所属的类别及其排列顺序号。6.2.1.2.3帐簿页数：填写该帐簿中有内容记载的帐簿页数（空白帐页除外）。6.2.1.2.4帐簿起止时期：填写该帐簿启用和终止的年月日。6.2.1.2.5经管人员：填写单位内管理财务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、出纳姓名。6.2.1.2.6接交记录：该帐簿在使用过程中人员发生变化时，由接管和交出双方分别签名，并填写接交日期，同时，经管人员要填写职别并签名。6.2.1.2.7备注：填写该帐簿中需要特别说明的情况。6.2.1.2.8印花税：在印有“贴印花税”的空格处贴上印花税票。6.2.1.2.9档号：按照本单位档案分类编号方案的要求填写该帐簿的编号。6.2.2帐簿启用及接交表背面项目和填写方法6.2.2.1背面项目帐簿启用及接交表背面项目包括科目名称、页次。各项目具体位置尺寸[见附录AA4（b）]。非国际标准纸帐薄可根据实际需要另外确定用纸尺寸。6.2.2.2背面项目的填写方法6.2.2.2.1科目名称：根据该帐簿设置的科目名称依次填写。6.2.2.2.2页次：在编写该帐簿页码总流水顺序号的基础上，分别填写各个科目在该帐簿中的页码位置。7会计档案目录格式7.1会计档案目录用纸尺寸及质量要求会计档案目录的用纸尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm×210mm），纸张质量宜采用70克以上白色书写纸制作。7.2会计档案目录项目会计档案目录项目包括案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录A图A5）。7.3项目的填写方法7.3.1案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。7.3.2类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计帐簿类”、“财务报告类”等。7.3.3题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同。7.3.4起止时间：填写该卷档案启用和终止的年月。7.3.5保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。7.3.6卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。7.3.7备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项。8卷内目录格式8.1卷内目录纸尺寸及质量要求卷内目录用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。8.2卷内目录项目包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注、各项目具体位置、尺寸（见附录A图A6）。8.3项目的填写方法8.3.1顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号。8.3.2责任者：填写对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，即文件材料的署名者。8.3.3文号：填写文件制发机关的发文字号。8.3.4题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。8.3.5日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20070619。8.3.6页号：填写卷内文件材料所在之页的编号。8.3.7备注：在需要说明情况的文件材料栏内打“*”号，并将需说明的情况填写在备考表中。9卷内备考表格式9.1卷内备考表用纸尺寸及质量要求卷内备考表用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。9.2卷内备考表项目卷内备考表项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间，各项目具体位置、尺寸（见附录A图A7）。9.3项目的填写方法9.3.1本卷情况说明：填写卷内文件材料（财务报告类和其他类）缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。9.3.2立卷人：由负责立卷者签名。9.3.3检查人：由案卷质量审查者签名。9.3.4立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。9.3.5检查时间：填写审查案卷质量的年月日。10会计档案移交清单格式
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凭证档案盒：日期、月份，当月共多少册，本盒是第多少册，凭证号是从多少号至多少号， 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。
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1、按“卷”整理。一册（本）为一卷，编制一个档号，档号构成：全宗号-目录号-案卷号。2、编页号：以有效内容的页面为一页。单面书写的文件材料在其右上角编写页号，双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。3、填写会计档案盒的封面及盒脊。拓展资料：会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉;可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为;会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面:一、形成范围广泛，凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织，一方面会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍。另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位，会计档案不仅是反映这些单位的职能活动的重要材料，而且产生的数量也大。二、档案类别稳定。社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、财务报告等。会计档案内容成分的稳定和共性，是其他门类档案无可比拟的，它便于整理分类，有利于管理制度的制定和实际操作的规范、统一。三、外在形式多样。会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。财务报告由于有文字、表格、数据而出现了16开或8开的纸张规格以及计算机打印报表等。会计凭证在不同行业，外形更是大小各异，长短参差不齐。会计档案的这个外形多样的特点，要求在会计档案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他门类档案的方法，而是要从实际出发，防止"一刀切"。
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